Классификация ситуаций и проблем

В процессе производственной деятельности в различных звеньях предприятия постоянно возникают ситуации, требующие решения. Под ситуацией понимается совокупность обстоятельств (условий), возникающих под влиянием внутренних и внешних воздействий, которые нарушают заданное функционирование системы, требуют перевода ее в новое состояние. Необходимость разработки решения может быть связана с задачами сохранения функционирования объекта, протекающего на оптимальном уровне; появлением новой цели; возникновением случайных обстоятельств; искусственно создаваемыми трудностями (например конкурентами).

Несмотря на многообразие источников, вызывающих новые производственные ситуации, их можно условно разделить на три группы: внутренней среды, внешней среды и ситуации взаимодействия внутренней и внешней среды. Ситуации могут иметь общесистемный характер, касаться отдельных подсистем или элементов системы, носить ярко выраженный производственный, организационный, экономический, социальный или психологический характер. Значительно чаще они носят комплексный характер и требуют всестороннего исследования на основе использования системного подхода. Классификация ситуаций по ряду признаков показана на рис. 14.

Управленческие ситуации могут быть: простыми и сложными, хорошо просматриваемыми и с трудом поддающимися анализу. Они могут требовать кратковременных, долгосрочных, глобальных, частичных, комплексных программ действий или разовых мер.

Следует иметь в виду, что отдельный участок управления на предприятии находится в системе общей управленческой ситуации, которая включает состояние организации и людских ресурсов, уровень основных задач и проблем развития. Общая управленческая ситуация определяет оценку конкретной ситуации, выбор первоочередных задач, планирование времени руководителя, труда сотрудников.

Каждую ситуацию можно разделить на отдельные элементы по степени их влияния на достижение основных целей и задач. Эти элементы бывают переменными и постоянными. Руководитель должен уметь быстро и четко выделить существенные, важные элементы ситуации среди которых:

· состояние выполнения намеченного плана, программы в настоящее время (за прошлый период);

· потенциал кадров, производительность труда;

· состояние материально-технической базы, ее возможные изменения;

· цели и задачи управления на конкретном участке, их перспектива;

· соотношение между материальными ресурсами (объем, структура, ограничения, условия увеличения) и поставленными целями и задачами; резервы и условия их выявления;

· масштабы оперативного простора, возможность его четкого фиксирования и вероятных изменений;

· основные факторы регулирования (поведение, организация);

· временные условия (сроки, ход производственного процесса) и другие ограничения, которые необходимо учитывать при выполнении задачи;

· условия окружающей среды и качество отношений с нею;

· внутренний и внешний рынок покупателей и поставщиков, инфраструктура в месте расположения предприятия;

· материальные, моральные стимулы и их эффективность;

· работоспособность менеджеров;

· положение руководителя (престиж, авторитет), его объективные позиции.

Решающее значение для успешного разрешения ситуации имеет правильная ее оценка, которая определяет выбор действий на основе наличия достаточной информации, а также адекватное отражение «картины ситуации» в сознании руководителя.

Еще Цицерон в свое время предложил перечень вопросов, описывающих какую-либо ситуацию: кто (субъект) - что (объект) - чем (средство) - почему (цель) - как (способ) - когда (время) - где (место). Отвечая на семь поставленных себе вопросов, можно с достаточной степенью полноты охарактеризовать сложившуюся производственную ситуацию.

Управление, основанное на выявлении ситуаций, их классификации и способах разрешения, как уже отмечалось, называется ситуационным. В отечественной литературе термин «ситуационное управление» употреблялся до недавнего времени сравнительно редко.

Впервые понятие ситуационного управления введено в научную лексику американским ученым Р. Моклером и в дальнейшем приобрело практическую направленность. Глубокая научная проработка проблем ситуационного управления расширяет вариантность управленческих решений, в сочетании с использованием компьютерных систем повышает их качество и обоснованность.

Необходимо отметить, что значительные результаты в научной проработке проблем ситуационного управления имели ученые нашей страны (Поспелов, Клыков, Гвишиани, Попов, Мильнер и др.).

Возникновение ситуационных концепций управления в США связывается с критикой классических и неоклассических теорий менеджмента. В практике России впервые теория ситуационного управления была применена в управлении техническими параметрами так называемых «больших систем» (в энергетике, космонавтике, на крупных промышленных предприятиях).

Одна из задач ситуационного подхода в управлении состоит в том, чтобы понять, как организация реагирует на меняющиеся условия и специфические обстоятельства; каким образом можно формировать типы организаций, системы и процессы управле­ния, наиболее соответствующие специфическим ситуациям. Г. Кунц и С. 0'Доннел в книге «Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций» отмечают, что «эффективное управление - это всегда управление по обстоятельствам, или ситуационное управление».

При анализе проблемы важно отличать ее симптомы, причины и следствия. Симптомы - это некоторые видимые проявления проблемы, которые привлекают к ней внимание, но объяснить не могут. Причины - это исходные движущие силы, породившие проблему. Следствия - это результаты, к которым приводят данные проблемы. Если следствия обусловливают необходимость обязательного решения проблемы, то симптомы полезны тем, что показывают первые признаки ее наличия. Воздействовать же надо на причины, породившие проблему. Когда в организации участились прогулы и конфликты (симптомы), причинами этого могут быть ухудшение мотивации, организации труда работников, а следствием - снижение производительности труда, качества продукции, эффективности работы предприятия в целом.

Проблемы как задачи, требующие решения, являются составным элементом управленческой ситуации. Как и ситуации, они различаются по содержанию, уровню решения, временному фактору, используемым методам (рис. 15).

В хорошо структурированных проблемных ситуациях связи между элементами выражаются количественно. Для обоснования разрабатываемых решений используются методы исследования операций (моделирования, оптимизации процессов и выбора оптимальных решений). В моделях исследования операций цели и условия имеют четкую количественную форму. При этом цели, как правило, выражаются через критерии оптимизации и математически описываются через целевые функции. Последние включают и ограничения в выборе способа действий. Ключевой вопрос составления моделей состоит в том, чтобы, во-первых, адекватно описать проблемную ситуацию, во-вторых, найти количественное решение проблемы, а следовательно, обосновать принятое решение.

Использование того или иного математического метода зависит от класса задач (проблем) исследования операций. Различают два больших класса: прямые задачи и обратные.

К прямым относятся задачи определения эффективности операции, качества выбранного решения и соответственно способа действия. Класс обратных составляют задачи оптимизации, определения оптимальных альтернатив, выбора условий и управляемых факторов, при которых критерий эффективности достигает экстремального (максимального или минимального) значения. В чистом виде указанные классы задач встречаются нечасто, однако преобладающее значение имеют обратные задачи. Для решения прямых задач используются математико-статистические методы. Это объясняется тем, что исследуемые процессы в существенной мере подвержены воздействию неопределенных, случайных факторов, а функция полезности для ряда задач может быть оценена лишь вероятностно. Поэтому основой для анализа эффективности является теория вероятности и ее модификации - теория массового обслуживания, теория марковских случайных процессов, теория надежности, метод Монте-Карло (в частности для моделирования сложных ситуаций на ЭВМ).

Для решения обратных задач наряду с классическими и поисковыми (на экстремум) методами наиболее широкое распространение получили методы математического программирования (линейного, нелинейного, динамического). Для поиска оптимальных решений в условиях конфликтных ситуаций - методы теории игр и статистических решений.

Существуют и другие классификации проблем. Так, например, выделяются

Делятся также проблемы на планируемые и не планируемые, экстенсивно и интенсивно решаемые и т.д. [5]

Необходимо отличать проблемы от «псевдопроблем». Первые носят конструктивный жизненный характер, вторые обладают лишь кажущейся значимостью.