Особенности применения первичных документов для управленческого и финансового учета

В соответствии с Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 первичный документ - это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление. Он является основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций. Первичный документ должен быть составлен при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее завершения. Для контроля и упорядочения обработки данных на основе первичных документов могут составляться сводные учетные регистры.

Как показывает анализ, на отечественных предприятиях существует проблема дублирования бухгалтерского и оперативно - технического документооборота, т.е. информационных потоков, необходимых руководителям операционных подразделений для планирования и регулирования порученных им операций. Возможность использования современных информационных технологий, позволяющих на базе одних первичных документов группировать информацию в различных разрезах, необходимых для выполнения тех или иных функций управления, позволяющие снизить или ликвидировать дублирование оперативно-технического и бухгалтерского документооборота.

Поскольку бухгалтерский учет на предприятиях является четко регламентированным различными законодательными и нормативно - правовыми актами, то и система первичной документации бухгалтерского учета и порядок ее ведения также является регулируемым. Для отображения каждой хозяйственной операции в бухгалтерском учете предусмотрены определенные первичные документы.

Так, в подразделение снабжения поступают товарно -материальные ценности и основные средства, которые сопровождаются накладными, товарно - транспортными накладными (ф. № 1 - ТН), налоговыми накладными, счетами - фактурами. Непосредственно на складе на основе полученных документов для учета материалов открываются карточки складского учета (ф. № М -12), реестры этих карточек и документы, которые соответствуют целям оперативного управления и контроля. Это могут быть таблицы для проверки и сравнения остатков и движения материалов с бухгалтерией и производственным управлением (сводный отчет о наличии материалов; задолженность поставщикам). Относительно основных средств, на складе открывается инвентарная карточка для каждого объекта основных средств (ф. № ОЗ), создаются описания карточек (ф. № ОЗ -7), а также ведутся карточки учета движения основных средств (ф. № ОЗ -8).

Эти документы служат для контроля наличия и движения основных средств и сверки данных с бухгалтерией и производственным подразделением. Итак, в отделе поставок, непосредственно склад является местом контроля за наличием и движением основных средств и товарно - материальных ценностей.

Отпуск товарно - материальных ценностей в производство осуществляется с помощью лимитно-заборных карт (ф. № М -8, М -9), накладных-требований (ф. № М -11), требований на сверхлимитный отпуск. Требования на сверхлимитный отпуск являются сигнальными документами, свидетельствующими об отклонении в процессе производства, на что необходимо обратить внимание и проанализировать причины их возникновения. Ввод в эксплуатацию основных средств осуществляется на основе Акта приема-передачи (ф. № ОЗ 1). Процесс производства обеспечивается рабочими с помощью подразделения по кадровым вопросам. При приеме на работу руководитель издает приказ о приеме на работу (ф. № П -1), затем на каждого рабочего открывается личная карточка (ф. № П -2). На основе личных карточек разрабатывается описание работающих на предприятии, с указанием качественных характеристик персонала (квалификация, стаж, разряд и др.). Эти данные служат для контроля за количеством и квалификационной характеристикой персонала на предприятии.

До начала процесса производства продукции, отделом по финансово - экономическим вопросам разрабатывается плановая калькуляция изделий и устанавливается план производства продукции по количеству и ассортименту. В процессе производства ведется учет всех расходов, связанных непосредственно с производством и его обслуживанием. Учет труда на производстве ведется в табеле учета рабочего времени (ф. № П -12 и № Т-13), рапорте о выработке (ф. № П -22), маршрутном листе, листе на доплату (ф. № П -48), листке о простое (ф. № П -16). Имеющиеся на производстве основные средства фиксируются в инвентарных списках (ф. № ОС -9). Время работы основного средства фиксируется в карточке учета отработанного времени оборудования. В случае возникновения необходимости в ремонте или модернизации объекта основных средств, его выполняет подразделение по техническим вопросам. Выполненные работы оформляются актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОЗ -2). После окончания производственного процесса из производства поступает готовая продукция и составляется ее фактическая калькуляция, с помощью которой проводится контроль совершенных на производстве затрат. В случае возникновения брака составляется Акт о браке, в котором фиксируются все расходы, связанные с изготовлением забракованных изделий, определяются виновные за допущенный брак лица. После окончания производственного процесса готовая продукция поступает на склад с сопроводительными документами - накладными. На складе учет готовой продукции ведется в карточках складского учета по наименованиям и сортам (номенклатурным номерам) до тех пор, пока не будет реализована. При реализации продукции между предприятием и покупателем заключается договор на приобретение продукции, после чего выписывается накладная на отпуск товарно - материальных ценностей, товарно-транспортная накладная, налоговая накладная, счет - фактура. В бухгалтерии ведут ведомость (книгу) остатков готовой продукции, с которой сверяются данные склада готовой продукции по реализации и остаткам нереализованной продукции. Документы, которыми оформляются различные хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии поступают в бухгалтерию, где обрабатываются, обобщаются в сводные документы, на основе которых затем составляется отчетность предприятия.

Что касается документации управленческого учета, то по ней отсутствует какое-либо законодательное регулирование, поэтому объем информации и порядок ее предоставления разрабатывается самостоятельно предприятием. Информационной базой для принятия управленческих решений, безусловно являются первичные документы бухгалтерского учета, однако они требуют определенной обработки для того, чтобы сгруппировать информацию, придать ей удобный вид для передачи руководству.

Управленческие документы предназначены для внутреннего принятия решений, в них отражаются прошлые, нынешние события и прогнозные данные на будущее, данные в таких документах приводятся в удобной и своеобразной форме, они являются конфиденциальными; не оговариваются юридическими нормами; существуют для удовлетворения потребностей предприятия, часто составляются в реальном масштабе времени или на короткий срок.

Основные документы, используемые в управленческом учете приведены на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Основные документы системы управленческого учета

Отчет о запасах сырья и готовой продукции - показывает уровень запасов сырья и готовой продукции, их пригодность и минимально допустимый уровень, основанный на продажах и производственных нуждах.

Отчет о производственное оборудование - показывает характеристику имеющегося производственного оборудования, его состояние, мощность и потребность в совершенствовании, ремонте или замене.

Отчет о потребности в материалах - показывает необходимое для предприятия количество материалов с учетом производственных потребностей и обязательных запасов.

Отчет о минимальном уровне запасов - показывает расчет минимального уровня запасов с учетом объемов производства, сроков поставки и других условий, а также фактическую величину запасов на определенную дату.

Отчет о незавершенном производстве - отражает величину затрат, понесенных на производство продукции, которое является незавершенным на определенную дату.

Отчет о продажах - показывает, как продается каждый вид продукции. Может также указывать относительную важность каждого крупного покупателя для предприятия.

Отчет о кредиторской задолженности - показывает, какие суммы предприятие должно оплатить своим поставщикам и когда должны быть осуществлены платежи.

Отчет о изготовленной продукции - анализирует производство каждого вида продукции и сравнивает его с планом производства.

Отчет о дебиторской задолженности - показывает, какие суммы должны предприятию его клиенты. Отчет может указывать, когда ожидается платеж, и если он просрочен, то на какой период времени.

Сводный отчет о движении денежных средств - показывает поступления и использования денежных средств в разрезе деятельности предприятия.