Управління окремими компонентами проекту

Декомпозиція проекту означає поділ проекту на окремі компоненти, елементи, модулі, тобто виокремлення окремих рівнів ієрархії. Прийнята структура проекту з виділеною ієрархією постійних елементів утворить основу інформаційної мови проекту, на якій будуть спілкуватися всі учасники проекту і буде вестися документація.

Найбільш важливими сферами використання структурних моделей проекту є:

- пошук, визначення та аналіз цілей проекту;

- побудова та вибір альтернативних рішень по реалізації проекту;

- попереднє планування проекту по укрупнених моделях (фазових, сіткових і т. ін.);

- визначення ресурсів, термінів, вартості робіт;

- проектний аналіз (визначення життєздатності проекту);

- фінансовий план проекту;

- організація проекту;

- проектні роботи і система документації проекту;

- детальне планування робіт (календарні плани робіт, графіки постачання, бюджету вання);

- підписання й управління контрактами;

- оперативне планування робіт;

- моніторинг проекту;

- регулювання ходу робіт;

- управління забезпеченням проекту;

- складання виконавчих (фактичних) моделей і графіків, аналіз результатів та накопичення досвіду.

Такий перелік використання структурних моделей неповний, але яскраво відображає важливість ролі структурних моделей і методології управління проектами.

Структуризація проекту дозволяє більш конкретно сформулювати для всіх учасників проекту перелік виконуваних ними робіт, проміжні й кінцеві результати, які повинні бути отримані ними на визначених стадіях створення проекту, а також встановити між роботами раціональні інформаційні зв'язки. Вона передбачає розробку робочої структури (Work Breakdown Structure – WBS), організаційної структури проекту (Organization Breakdown Structure – OBS) та затратної структури (Cost Breakdown Structure – CBS).

Структуризація проекту — досить складний процес, оскільки він повинен враховувати всі елементи і параметри проекту:

- результати проекту;

- стадії й етапи життєвого циклу;

- організаційну структуру управління;

- ресурси на розробку й реалізацію;

- умови зовнішнього й внутрішнього середовища, у яких здійснюється розробка і реалізація проекту й багато інших факторів.

Тобто, структуризація проекту є одним з інструментів організації проекту, основою створення системи управління проектом у цілому (через запровадження схеми тотальної інтеграції), інструментом управління персоналом проекту.

Існують такі підходи до структуризації проекту:

· за життєвим циклом проекту;

· за компонентами продукту;

· функціональний підхід;

· географічний підхід;

· за відповідальністю.

На жаль, у практиці управління проектами структуризація часто здійснюється тільки за одним критерієм, заснованим на стадіях і етапах життєвого циклу. Інші фактори враховуються інтуїтивно і не мають чіткого алгоритму формалізації.

Американський спеціаліст з управління проектами Кизбом так визначає суть структуризації (Work Breakdown Structure – WBS): "Система WBS поділяє проект на елементи робіт, що підкоряються управлінню, для яких легко визначити витрати та побудувати графіки. Належним чином підготовлена та побудована структура проекту задовольняє вимоги керівництва компанії, менеджера проекту та замовника. Інтеграція WBS з організаційною структурою проекту допомагає менеджеру наділити учасників проекту відповідальністю за виконання конкретних технічних завдань... Вона також дозволяє створити просту систему дослідження ходу реалізації проекту. Формування структури починається з розподілу цілей проекту на значно менші блоки робіт аж до досягнення самих дрібних позицій, що підлягають контролю. Така деревоподібна структура дозволяє розбити загальний обсяг робіт по проекту на незалежні блоки, що будуть передані під управління окремих спеціалістів, які несуть відповідальність за їх завершення, встановлюючи таким чином логічний зв'язок між ресурсами компанії та обсягом робіт, які потрібно здійснити". Отже,

WBS - це ієрархічна структура, побудована з метою логічного розподілу усіх робіт із виконання проекту і подана у графічному вигляді. Це сукупність декількох рівнів, кожний з яких формується в результаті розподілу роботи попереднього рівня на її складові.

Основні етапи розробки WBS:

1. Визначення ступеня деталізації проектних робіт.

2. Визначення кількості рівнів.

3. Розробка структури кожного рівня.

4. Підготовка опису елементів WBS.

5. Формування системи кодування.

6. Проведення зворотних обчислень (затрати знизу догори за принципом: відділ локалізації — субпідрядник).

У 90-х роках методологія WBS поширилася на галузі із широким використанням комп'ютерної техніки, спеціальних програм. Тобто, мова йде про створення односпрямованої структури проекту (тільки обсягів виробництва).

На сьогодні застосовуються два основні підходи цього методу:

1. Створення тільки WBS (структуризація в одному розрізі);

2. Створення WBS і ОBS (у розрізі — проект і організаційні підрозділи).

На основі цих підходів використовують структуру витрат СВS та багаторівневий підхід для мультинаціональних проектів.

Для створення WBS структуризація може проводитися по таких рівнях:

- проект;

- стадії або субпроекти;

- системи або блоки;

- робочі пакети.

На 4-му рівні знаходиться робочий пакет. Це група робіт чи операцій, які піддаються оцінці.

Структура робочого пакету має такі складові:

- обсяг і перелік робіт до виконання;

- відповідальний за робочий пакет;

- необхідні результати; бюджет;

- основні умови;

- терміни (табл.5.1).

Таблиця 5.1.

Загальна структура робочого пакету

Робочий пакет Робочий пакет__________________________________________(назва) Відповідальність за робочий пакет___________________________(ПІБ) Поставлене завдання___________________________________________ ___________________________________________________________ Необхідні результати___________________________________________ ______________________________________________________________ Бюджет_______________________________________________________ Основні умови_________________________________________________ Терміни_______________________________________________________ Замовник________________(підпис) Відповідальний за робочий пакет__________________________(підпис)