Особенности организации и аналитических процедур внутреннего аудита

По общепринятому определению, общей задачей внутреннего аудита является помощь организации в эффективном выполнении ею своих обязанностей в соответствии с ее назначением. Внутренний аудит — это орудие управления, предназначенное для обеспечения (гарантии) достижения целей управления. Для этого служба внутреннего аудита снабжает управление организации информацией о результатах выполненного анализа, оценках деятельности того или иного подразделения, различными рекомендациями. Служба внутреннего аудита сотрудничает с внешними аудиторами.

Результаты внутреннего аудита используются руководством организации для управления и" текущего ведения дел с учетом имеющихся ресурсов и в рамках существующих законов. Таким образом, внутренний аудит способствует достижению целей организации.

Задачи, которые выполняются при внутреннем аудите, разнообразны и зависят от его целей, вида проверяемой организации и характера ее дея­тельности. Очевидно, что аудит государственных организаций, коммерческих банков, страховых компаний и пенсионных фондов имеет каждый свою специфику. Более того, многие задачи можно решать различными способами, с разной глубиной и детальностью и ориентируясь на различные критерии. В связи с этим неизбежно возникает проблема регламентирования аудиторской деятельности. Проблема, как известно, решается с помощью разработки соответствующих правил или стандартов, а также конкретных методик проведения аудита.

Подходы к определению понятия «внутренний аудит»

1. Бурцев В. В. Организация внутреннего аудита / В.В. Бурцев // Финансовый менеджмент. – 200 5. – № 6. – С. 88 -98.

Внутренний аудит – это регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу).

2. Андреев В.Д. Внутренний аудит: учеб. пособие. / В.Д. Андреев. – М.: Финансы и статистика, 2003. – 464 с.

Внутренний аудит – элемент системы внутреннего контроля, необходимый для крупных хозяйствующих субъектов, в основном негосударственного сектора экономики, чтобы с его помощью успешно конкурировать на рынке за счет роста качества, снижения себестоимости продукции, знания потребностей рынка и, таким образом, повышения эффективности работы.

3. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: учебное пособие, изд. 2-е, дополненное и переработанное. / Г.Я. Гольдштейн. – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

Внутренний аудит – независимая оценочная функция, целью которой является помощь штабу в эффективной разгрузке его ответственности. Для этого внутренние аудиторы снабжают штаб анализом, оценками и рекомендациями по соответствующим видам активности.

4. Муллахметов Х.Ш. Внутренний аудит в системе управления корпорацией / Х.Ш. Муллахметов // Менеджмент в России и за рубежом. – 2001. – № 3.

Внутренний аудит – деятельность по обеспечению менеджмента качественной информацие й посредством системного контроля за деятельностью организаций на базе мониторинга их отчетности и путем организации комплексного экономического анализа, опираясь на результаты работы имеющихся функциональных служб.

5. Петров В., Алексеева А., Головач А. Внутренний аудит в российских компаниях / В. Петров, А. Алексеева, А. Головач // Финансовый директор. – 2004. – № 4.

Внутренний аудит – функция, которая призвана участвовать в оценке надежности и эффективности системы внутреннего контроля (не только финансового, но и операционного контроля, контроля за соблюдением политик и процедур), в процессе управления рисками, с которыми сталкивается компания (например, при выведении на рынок новых продуктов, внедрении новых информационных систем, реструктуризации бизнеса), в процессе корпоративного управления.

В связи с этим основными характеристиками внутреннего аудита являются:

1. Независимость и объективность. Независимость рассматривается в контексте функциональной подчиненности службы внутреннего аудита в структуре организации. Независимость, как правило, достигается путем разделения функционального и административного подчинения службы внутреннего аудита (административное подчинение руководству, а функциональное – учредителям). Объективность рассматриваетс я как способность работника службы внутреннего аудита формировать беспристрастные оценки и выводы.

2. Оптимизация и повышение эффективности деятельности организации. В данной ситуации внутренний аудит выполняет, в первую очередь, не контрольную функцию, а оценочную, он служит для выявления слабых мест в системах управления, внутреннего контроля и управления рисками, для формирования рекомендаций по повышению эффективности этих систем и процессов.

3. Предоставление гарантий и консультаций. Сущность деятельности внутреннего аудита заключается в предоставлении гарантий и консультаций заказчикам (клиентам) внутреннего аудита в областя х управления рисками, внутреннего контроля, управления организацией.

Следовательно, на современном этапе контрольная функция внутреннего аудита, обеспечивающая достоверность бухгалтерской отчетности, не остается ни главной, ни единственной, а задачей внутреннего аудита является решение вопросов управления и экономической политики, то есть в современном понимании внутренний аудит из простой проверки соблюдения регламентов превращается в творческий процесс.

Роль внутреннего аудита заключается в том, что он:

Во-первых, является действенным механизмом оценки эффективности деятельности менеджмента. Внутренний аудит становится мощным инструментом контроля происходящих в организации процессов во всей полноте. Каким бы профессиональным ни был менеджмент, для учредителей, руководству ющихся принципом «доверяй, но проверяй», актуальным становится вопрос контроля за состоянием дел в организации и оценки эффективности их ведения.

Во-вторых, является механизмом совершенствования системы внутреннего контроля. Внутренний аудит не только проверяет и оценивает систему внутреннего контроля на предмет ее соответствия поставленным целям и заданным критериям, но и предоставляет рекомендации по ее совершенствованию.

В-третьих, является объективным источником информации. Менеджмент организации, для которого управление является повседневной работой, не всегда способен объективно оценить сложившуюся в организации ситуацию. Даже если им и осуществляется контроль всех бизнес-процессов, у него, как правило, нет ни времени, ни навыков для сбора, структурирования и обобщения информации. Внутренний же аудит, наоборот, обладает информацией по всем аспектам деятельности организации и инструментарием для обобщения и анализа данных, поэтому тесное взаимодействие с внутренним аудитом повышает эффективность принятия решений менеджментом. В данной ситуации внутренний аудит становится источником информации, помогающим менеджеру по-новому посмотреть на вещи и оценить качество выполнения принятых управленческих решений.

В-четвертых, является механизмом совершенствования системы управления.

В-пятых, предоставляет гарантии. Учредителям и менеджменту компании необходимо получить гарантии того, что система внутреннего контроля эффективна, сотрудники соблюдают правила и процедуры, руководство получает надежную информацию, активы защищены, риски оцениваются и определены мероприятия по управлению ими, задачи, стоящие перед организацией, успешно выполняются.

В-шестых, нацелен на решение проблем. Внутренний аудит – это, по сути, специально созданный механизм, основной целью которого является поиск и решение проблем, а, следовательно, он служит стимулом к внедрению перемен. Бороться с симптомами, а не с самой болезнью, возможно, имеет смысл в краткосрочной перспективе, но этого явно недостаточно, когда речь идет о долгосрочной и среднесрочной перспективе, так как проблемы непременно проявляются вновь. В этой связи должным образом организованная служба внутреннего аудит а является не только средством лечения болезней, но и средством повышения иммунитета, то есть помогает выявлять проблемы и решать их.

В-седьмых, ориентирован на предоставление консультаций. Правильно организованная служба внутреннего аудита позволяет организации не упускать возможности, предлагая нестандартные варианты решения таких задач как проведение сравнительного анализа, экономия средств и повышение эффективности операций, а также усовершенствование процессов.

В настоящий момент не существует и единообразного подхода к определению задач и функций внутреннего аудита. Под основной задачей внутреннего аудита следует понимать представление независимых и объективных гарантий. В свою очередь,функции внутренних аудиторов заключаются в:

а) оценке системы внутреннего контроля в части достоверности информации, сохранности активов, эффективности и результативности деятельности отдельных операционных и структурных подразделений и разработке рекомендаций по улучшению этих систем;

б) анализе и оценке эффективности системы управления рисками и предложении методов их снижения;

в) анализе и оценке эффективности системы управления организации;

г) оценке экономичности и эффективности осуществляемых организацией операций;

д) оценке соблюдения требований действующего законодательства, требований регулирующих и надзорных органов, а также внутренних документов организации, определяющих внутреннюю политику, правила, процедуры, целью которой является оценка качества и соответствия созданных систем обеспечения соблюдения требований законодательства и иных правовых актов и внутренних документов, а также разработка предложений по совершенствованию данных систем;

е) проведении специальных расследований отдельных случаев, например, подозрений в злоупотреблениях.

Причем первые три из вышеуказанных функций являются основополагающими.

Несмотря на всю кажущуюся простоту изложенного подхода к организации службы внутреннего аудита, внедрение его в практику окажется несколько затруднительным. К трудностям, с которыми столкнутся участник и как частного, так и государственного секторов экономики при формировании системы внутреннего аудита, можно отнести следующие:

Во-первых, недостаточная регламентация деятельности. То есть практическое отсутствие административных и иных видов регламентов в силу неопределенности функционально-процессной модели организации деятельности участников.

Во-вторых, ненацеленность систем планирования, а подчас и управления на результат; отсутствие обоснованных показателей для оценки эффективности и результативности деятельности; несовершенство или полное отсутствие управленческого учета, позволяющего осуществлять, а вернее обеспечивать, контроль достижения результатов.

В-третьих, отсутствие стройной системы внутреннего контроля, подмена понятия «внутренний контроль» – ревизией, контроллингом и т.д.; игнорирование объективной необходимости наличия эффективных процедур внутреннего контроля, направленных на обеспечение, в первую очередь, сохранности активов, проверку достоверности информации, формируемой системой бухгалтерского учета, и повышение результативности деятельности, для того чтобы внутренний контроль стал инструментом контроля рисков.

То есть фактическое отсутствие процесса, направленного на достижение целей организации и являющегося результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности для наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении операций и выполнении процедур, предотвращения потерь имущества, предупреждения и обнаружения возможных ошибок.

В-четвертых, ориентированность участников на последующий контроль и недостаточность, в свою очередь, предварительного и текущего контроля приводят к ограничению возможности выявления на наиболее ранних стадиях возможных нарушений, недостатков и неэффективного использования ресурсов при осуществлении деятельности. То есть ограниченность или полное отсутствие системы (системы управления рисками), позволяющей заблаговременно определить вероятность наступления событий, которые могут негативно отразиться на процессах, процедурах и операциях и препятствовать достижению намеченных целей.

Однако каковы бы ни были трудности, их рано или поздно придется преодолевать, так как внутренний аудит действительно является наиболее действенным инструментом выявления возможностей повышения эффективности деятельности, так как формируется субъектом самостоятельно, внутри субъекта и позволяет получить информацию, необходимую для достижения целей и решения задач, стоящих перед субъектом, наиболее эффективным способом.

Особенности организации отдела внутреннего аудита

Необходимость внутреннего аудита вытекает из проблем, связанных с «эффектом масштаба». В экономике понятие «эффект масштаба» означает, что во-первых, по мере роста масштаба производства организация достигает снижения издержек за счет действия ряда факторов (положительный эффект масштаба); во-вторых, параллельно существует отрицательный эффект масштаба, который заключается в определенных управленческих трудностях, связанных с координированием и контролированием деятельности крупной организации. По мере роста масштаба деятельности этажи управления, разделяющие административный аппарат и уровни управления, реализующие рабочие программы, становятся все более многочисленными. Многоуровневый аппарат управления создает проблемы обмена информацией, координации решений, увеличивает вероятность принятия различными звеньями управления решений, противоречащих друг другу. Затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала.

Руководство компании разрабатывает политику и процедуры работы. Однако персонал может не всегда их понимать или не всегда выполнять по тем или иным причинам. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить исполнение и часто не обладают специфическими инструментами такой проверки. Следовательно, они не могут своевременно обнаружить недостатки и отклонения.

Внутренние аудиторы помогают им — обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют «зоны риска» и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и «усилить» слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждением проблем с высшими органами управления компании, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся компетенции этих специалистов).

Особенно важен внутренний аудит в том случае, если компания имеет географически разбросанные филиалы или отделения, в которых местное руководство принимает самостоятельные решения. Центральному руководству необходима достоверная информация об их деятельности, осуществлять контроль и оценку принятых решений в целом.

Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять функции по управлению компанией.

Создание эффективной системы внутреннего аудита в компании позволит:

· обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях многоплановой конкуренции;

· сохранить и эффективно использовать ресурсы и потенциал организации;

· своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые и иные риски в управлении организацией;

· сформировать адекватную современным постоянно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде.