Ұйымдардың қызметін жүзеге асыру процесінде дербес компьютерлер, олардың ішінде есеп ақпараттарын өңдеуге және ішкі аудитті жүргізуге арналған компьютерлер жиі қолданылады.
Сыртқы аудитор өзінің жұмысында компьютерді және компьютерлік ақпараттық жүйені екі тәсілмен пайдалана алады:
- клиент ретінде барлық қаржы-есептік ақпараттарды немесе оның белгілі бір бөлігін тіркеу үшін компьютерді пайдаланады;
- аудит өткізуді жеңілдету үшін, әсіресе клиент компьютерлік жүйені пайдаланатын болса.
Компьютерлік ақпараттық жүйе – дегеніміз бұл, басқарудың барлық деңгейінде тиімді шешімдер қабылдау, жоспарлау және өзінің жауап беретін салаларына бақылау жасау үшін қажетті ақпараттар дайындап берудің ресми ережелері мен процедураларының жинағынан тұратын көптеген кіші жүйелерді біріктіруші жүйе.
Басшыларға ақпараттар құрамында статистика, талдау, коэффициенттер, қорытынды есептер және т.б. бар есептер арқылы жетеді. Тиімді есеп берулер келесі факторларды есепке алады: басқару деңгейін; жиілік; жеделдік; нақтылық.
Тексеру жүргізу барысында аудитор клиенттердің компьютерлік ақпараттық жүйесіндегі есептік мәліметтерді өңдеуді ұйымдастырумен байланысты барлық маңызды жақтарды зерттеуге және құжаттауға тиісті.
Тексеру жүргізу барысында аудиторға клиенттің құжат айналымы жүйесіне, құжаттарды тіркеу, сақтау, өңдеу мен олардың мәліметтерін бухгалтерлік шоттарға жазу жүйесіне зерттеу жүргізу және оларды бағалау керек. Сондай-ақ бастапқы ақпараттардың пайда болу орындарын және оларды жинау мен тіркеудің автоматтандырылу дәрежесін анықтау керек.
1008 «Тәуекелді бағалау және ішкі бақылау – Ақпараттық жүйені басқарудың сипаттамасы мен талдауы» деп аталатын Халықаралық аудит стандарты келесі сипаттамаларды айқындайды:
- компьютерлік ақпараттық жүйе туралы білімдердің шоғырлануы;
- бағдарламалар мен мәліметтердің шоғырлануы;
- енгізілген құжаттардың жоқ болуы;
- шаруашылық операцияларының және нәтижелердің көзге көрінетін іздерінің жоқ болуы;
- мәліметтер мен компьютерлік бағдарламаларға кірудің жеңілдігі;
- бақылаудың бағдарланған жүйесі;
- жүйемен жасалынған операциялар;
- бағдарламалардың есінде сақталатын мәліметтер мен ақпараттардың осалдығы.
Аудитордың жұмысын жеңілдету мақсатында компьютерлер келесідей қажеттіліктер үшін пайдаланылады:
- клиенттің есеп жүйесіне зерттеу жүргізу кезінде блок-схема құру үшін;
- толық ақпараттарды сақтау үшін;
- аудиторлық тәуекелдікті бағалау үшін;
- аудит бағдарламасын дайындау үшін;
- талдамалық процедураларды жасау үшін;
- аудиторлардың жұмыс құжаттарын дайындау үшін.
Компьютерлерді пайдалану кезінде аудитор қолданылатын қорғау құралдарына келесілер кіреді:
- резервтік файлдар;
- файлдарды сақтау;
- құжаттардың бірегейлілігі;
- бағдарламаларды тестілеу.
1009 «Компьютерлерді қолдана отырып аудит өткізу әдістері» стандартында аудит өткізу әдістерінің келесі түрлері көрсетілген: аудиторлық бағдарламалық жабдықтау және тестілеу мәліметтері.
Аудиторлық бағдарламалық жабдықтау – аудит өткізу мақсатында субъектінің бухгалтерлік есеп жүйесінің мәліметтерін өңдеу үшін пайдаланылатын компьютерлік бағдарламалар.
Тестілік мәліметтер – субъектінің компьютерлік бағдарламаларының жұмыс істеуін тексеру мақсатында компьютерлік өңдеу үшін аудитор пайдаланатын мәліметтер.
Аудиторлық бағдарламалық жабдықтауға клиенттің компьютерлік файлдарын тексеру кезінде аудитор пайдаланатын компьютерлік бағдарламалар кіреді. Ол бағдарламалардың жалпы пакетінен, арнайы мақсаттағы бағдарламалардан немесе клиенттің қызмет көрсетуші бағдарламаларынан тұрады.
Аудиторлық бағдарламалық жабдықтауларды көптеген аудиторлық тестілеу процедуралары барысында пайдалануға болады. Олардың қолданылуы әсіресе операцияларды және шоттардағы сальдоларды маңыздылығына қатысты тестілеу кезінде орынды болады. Себебі, ол мәліметтердің үлкен көлемін мұқият тексере алады және білікті жұмыскерлерге өздерінің күш жігерлерін нәтижелерді зерттеуге жинақтап жұмылдыруға мүмкіндік беретін қажетті ақпараттарды таңдай алады.
Ондай бағдарламаларды пайдаланудың типтік жағдайлары:
- есептеулерді тексерулер – бағдарлама бақылаушы есептік мәліметтермен сәйкестігіне көз жеткізу үшін файлда ашылған баптардың құнын қосып шығады.
- сомалары тым үлкен баптарды табу – бірде-бір клиентке 50 пайыздан жоғары сауда жеңілдігі берілмейтіндігіне немесе сатып-өткізу журналындағы қалдық осы клиентке сатып-өткізудің жалпы көлемінен аспайтындығына қатысты тексеру.
- жаңа есептеулер мен талдауларды орындау – көп сатылмайтын тауарларды айқындату мақсатында тауарлық-материалдық қорлар қозғалысының статистикалық талдауын алу.
- тестілеу үшін баптарды іріктеу - дебиторлармен байланыстарды бекіту үшін негіз ретінде пайдалану мақсатында сатып-өткізу журналы қалдықтарының стратификацияланған іріктеулерін алу.
- толықтыққа қатысты тексерулер – сатып-өткізілген тауарлардың барлығының есепке алынғандығына көз жеткізу үшін олар бойынша шот-фактуралардың сабақтастығын тексеру.
4. Жүйенің құжаттық рәсімделуі.
230 «Құжаттау» деп аталатын Халықаралық аудит стандартында «аудитор аудиторлық қорытындыны растаушы дәлелдеулерді, сондай-ақ, аудиттің Халықаралықстандарттарға сәйкес жүргізілгендігін растайтын дәлелдеулерді беру кезінде зор маңызы бар мәліметтерді құжатпен рәсімдеуге тиісті екендігі көрсетлген.
Жұмыс құжаттарының жалпы мақсаты – аудитордың аудитті нормативтік-құқықтық актілерге және жалпы көпшілік қабылдаған стандарттарға сәйкес жүргізгендігіне сенімді болуы.
Жұмыс құжаттарының маңызы төмендегілерден тұрады:
- олар аудитті жүргізу және жоспарлау кезеңінде көмектеседі;
- олар аудиторлық жұмысқа шолу жасауға және аудитке бақылауды ұйымдастыруға жағдай туғызады;
- оларда аудиторлыққорытындыны растаушы процедуралардың орындалуы нәтижесінде алынған аудиторлық дәлелдеулер бар.
Жұмыс құжаттарындағы ақпараттар аудитор атқарған жұмыстардың және маңыздымәселерге қатысты жасалған қорытынды пікірлердің жазбаша дәлелі болып табылады. Жақсы құрылған жұмыс құжаттары аудит өткізу бойынша жұмыстарды ұйымдастыруды қамтамасыз етеді.
Жұмыс құжаттарына келесілер жатады:
1. Кәсіпорынның ұйымдық-құқықтық нысаны және ұйымдық құрылымы туралы ақпараттар;
2. Заңдық құжаттардан, келісімдерден және жинақтардан үзінді немесе олардың көшірмесі;
3. Ревизияланатын кәсіпорынның аудитін жоспарлау процесінің негіздемесі;
4. Аудиторлық тексеруді өткізу бағдарламасы;
5. Орындалған аудиторлық процедуралардың өткізілу уақыты және көлемі, сонымен бірге олардың нәтижелері туралы жазулар;
6. Ассистенттер орындағын жұмыстарды аудитордың тексергендігінің және талдағандығының дәлелдеулері;
7. Аудиторлық процедураларды кімнің және қашан орындағаны туралы көрсетулер;
8. Аудиторлардың сарапшылармен, кеңесшілермен және үшінші жақтың басқа да өкілдерімен өткізген әңгімелерінің көшірмелері;
9. Аудитордың өз клиеніне жіберген хаттарының көшірмелері, оның ішінде өзінің міндеттемелері және ішкі бақылау жүйесінің кемшіліктері бойынша;
10. Клиенттен немесе оның өкілдерінен алынған хаттар;
11. Аудиторға тапсырылған аудиттің маңыздырақ аспектілеріне қатысты түсіндірулер;
12. Шоттардың, экономикалық субъект қызметінің көрсеткіштері мен тенденцияларының талдауы, тексеруші баланстар;
13. Өткен есепті кезеңдердің қаржылыққорытынды есебінің, сонымен бірге қорытынды есеп бойынша жасалған аудиторлық қорытындылардың, анықтамалардың, актілердің және т.б. көшірмелері;
14. Өткізілген аудиттің нәтижесі бойынша аудитор жасаған қорытынды пікірлер.
Аудиторлармен жұмыс алдында дайындалған барлық құжаттар оның жұмыс қағаздарын ажыратады және аудитті жоспарлауға көмектеседі. Сонымен қатар аудиторлық жұмыстың дәлелі болып табылады. Аудитті тексеру барысында аудитор әртүрлі мәліметтерді пайдаланады. Оларды өз кезегінде тікелей және қосалқы мәліметтер көзі деп бөледі.
Тікелей мәлімет көзі фактілерді тікелей кепілдік анықтама беретін құжаттар- бухгалтерлік есеп кестелері, түгендеу құжаттары және түгендеу қорытындысы, акті.
Қосалқы мәліметтер көзі олар материалдық емес, бірақ сол кәсіпорынның шаруашылық жұмысына қатысты мәлімет.
Бухгалтерлік есеп құжаттарын дәлел көзі мағынасы ретінде 4 топқа бөледі: алғашқы, топтаушы, ерікті, қосымша.
Алғашқы есеп құжаттары- бұл шаруашылық операциялардың нақты орындалғанын немесе оның орындалуына негіз болатын жазбаша анықтама. Топтаушы құжаттар-олар шаруашылық арасындағы өзара ішкі мағынасы бірдей өлшемдермен топтастырылғандарын жинақтап, бір жүйеге кетірілген құжаттар. Ерікті құжаттар- ол құжаттарға материалды-жауапты жұмысшының немесе басқадай қызметкерлердің өз еркімен жасайтын құжаттары. Қосымша құжаттар- кәсіпорын шаруашылығына бақылау жасаушы жеке қызметкерлердің пікір-ойын көрсететін негізде экономикалық фактілерді, құбылыстарды анықтайтын аудиторлық тексеруде көптеген мәліметтер көзі болатын құжаттар.
Аудитор өзінің жұмысында осы құжаттар арқылы фактілерді орындау мақсатымен жұмыс қозғауын жүргізіледі. Себебі, тексеру процесіндегі тфактілер тек құжаттар арқылы анықталады. Аудит барысындағы жиналған құжаттарда жүйелеу, мазмұн-мағынасына сәйкес топтау, ол аудитор мамандығының деңгейігне байланысты. Аудитордың жұмыс қағазында тіркеледі.
Сонымен, қорытындылай келе аудит жұмысы-ол бір жүйеге келтірілген белгілі құжаттар арқылы сатылап жүргізілетін тиянақты жұмыс. Аудит жұмысының сәтті жүргізілуі аудитор алдымен субьектілердің құқылық құжаттарын толық танысып және зерттеу жұмысын өте тианақты, жан-жақты жүргізгенде жүзеге асырылады. Сондықтан да аудитор әртүрлі құжаттар арқылы жан-жақты материалдар дайындап шаруашылық субьектісінің табыстылық, қаржылық есептерін тексеріп, таза пайда сомасының дұрыс анықталғандығынын дәлелдеп аудиторлық иқорытынды дайындайды. Онымен қоса жұмыс қағазындағы жиналған мәліметтерге сүйене отырып, яғни белгілі бір дәлелдер сүйене отырып кәсіпорын шаруашылығының тиімді даму жолына байланысты өзінің пікірін айтады.
