Знакомство с окном Microsoft Access.

И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ДЛЯ СТУДЕНТОВ

К ПРАКТИЧЕСКМУ ЗАНЯТИЮ

Тема №

“ Средства обработки информации.

Система управления базами данных MS Access.

Таблицы, формы. Связывание таблиц.

Создание запросов и отчетов.”

 

Составитель

старший преподаватель Дихамбеков Ж.К.

 

Семей, 2012 г.

Информационно-дидактический блок и методические указания для студентов к практическому занятию на тему “ Средства обработки информации. Система управления базами данных MS Access. Таблицы, формы. Связывание таблиц. Создание запросов и отчетов.”

 

обсуждена на заседании кафедры (курса) от 2011 года

Протокол №

 

Ответственный по курсу Буланова Р.К.

 

1. Тема: “ Система управления базами данных MS Access. Таблицы, формы. Связывание таблиц. Создание запросов и отчетов.”

2. Количество учебных часов: 3 академических часа (150 минут).

3. Актуальность темы (мотивация): Количество информации: которую получает человек, удваивается каждые десять лет. Если раньше систематизировались в основном только текстовые и числовые данные, то теперь стало необходимым обрабатывать практически всю информацию: которая доступна органам чувств человека. Последние достижения компьютерных технологии: включая развитие средств коммуникаций, позволяют решить эту задачу.

4. Цель занятия: Ознакомить студентов с возможностями MS Access.

5. Задачи обучения: Показать студентам составление таблиц, форм для их заполнения, запросов и отчета на MS Access.

6. Студент должен знать:

1. Структуру интерфейса MS Access.

2. Типы данных в MS Access.

7. Студент должен уметь:

1. Загружать MS Access в работу.

2. Пользоваться меню MS Access.

8. Вопросы самопроверки:

а) по базисным знаниям:

1. Получение в Excel формы для заполнения таблицы и работа с ней.

2. Выполнение в Excel сортировки данных.

3. Установка автофильтра в Excel

4. Снятие автофильтра в Excel.

б) по теме занятия:

1. СУБД Microsoft Access.

2. Элементы окна Microsoft Access.

3. Меню и команды Microsoft Access.

4. Создание макета таблицы и изменение его. Конструктор таблиц.

5. Создание Формы и заполнение таблицы.

6. Запрос – выборка.

7. Отчет.

Дебиеттер

Негiзгi әдебиеттер:

1. Адибаев Б.М. және басқалар, ИНФОРМАТИКА, Алматы,1997, стр. 80-89;

2. Изтлеуов М.К. және басқалар, Ақтөбе, Информаттика, 2005, 256 – 263.

Қосымша әдебиеттер:

1. Ефимова О., Морозов В., Шафрин Ю. Курс компьютерной технологии, 1-том, Москва, АБФ, 1998, стр. 452-477.

3. Микляев А.П., Настольная книга пользователя, Москва, 2000, стр. 329-366

 

Информационно-дидактический блок (аннотация, пособия)

СУБД Microsoft Access.

Назначение СУБД

•Легко и удобно работать с большими объемами информации

•осуществлять быстрый поиск и сортировку данных

•представлять данные в различных видах

•Вносить изменения в данные, добавлять, удалять записи, менять структуру базы

•обмениваться информацией с другими базами

•выводить на принтер или другие носители информацию из БД

•оформление почтовой корреспонденции, получение готовых форм различной отчетной документации

 

MS Access – это система управления реляционными базами данных и набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС. С помощью MS Access можно провести следующие операции:

1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля.

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).

СУБД Microsoft Access является приложением ОС Windows и запускается в работу как любая прикладная программа этой среды. Чтобы создать новую базу данных или открыть ранее созданную базу данных нужно выбрать нужную команду и щелкнуть ее мышью. База данных созданная на Microsoft Access представляет собой файл с произвольным именем и расширением.accdb.

В этот файл входят основные объекты Microsoft Access: таблица, форма, запрос, отчет, макрос и модуль. Среди них таблица основной главный объект, а остальные являются производными объектами и создаются на основе ранее подготовленных таблиц.

Форма используется для ввода, просмотра и преобразования данных в таблице и запросе. Форма должна составляться так, чтобы можно было посмотреть полностью одну запись.

С помощью запроса и отчета производится выбор, группировка, просмотр и печать данных.

Макрос – совокупность специальных команд. Например: ОткрытиеФормы, ПечатьОтчета итд.

Модуль – Программа, написанная на языке Access Basic или VBA (Access для Windows).

Работа с каждым объектом выполняется на отдельном окне.

Расширение базы данных в Microsoft Accessте до версии Access 2007 было.mdb, а с версии Access 2007 -.accdb.

Знакомство с окном Microsoft Access.

СУБД Microsoft Access запускается в работу как любое приложение среды Windows выполнением команд:: Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Access 2010.

Вид окна Microsoft Access 2010 при первом открытии показан на рисунке 1. В окне Microsoft Access 2010 для проведения различных действии в базе данных имеется меню с командами-вкладышами: Файл, Главная, Создание), Внешние данные и Работа с базами данных.

2.1. Команды вкладыша Главная показаны на рисунке 2.-суретте көрсетілген. Команды этого вкладыша разделены на 6 групп.

1) Команды группы Режим: по команде Режим можно производить с базой данных действия в следующих режимах: а) Режим таблицы, б) Сводная таблица, в) Сводная диагарамма, г) Конструктор.

2) Команды группы Буфер обмена соответствуют командам Буфера обмена приложении Word и Excel.

3) Команды группы Сортировка и фильтр: Фильтр – выдает список величин, которые можно использовать нужные данные из объекта; По возрастанию – сортировка данных по возрастанию от А к Я, для чисел от 0 к 9; По убыванию – сортировка данных по возрастанию от Я к А, для чисел от 9 к 0; Удалить сортировку – вернуть результат сортировки; Выделение – дает возможность выбрать условие сортировки; − Параметры расширенного фильтра − дает возможность выбрать условие сортировки.

4) Группа Записи состоитиз 7 команд: Обновить – позволяет изменить элементы текущего объекта; Создать – применяется в целях создания нового элемента в объекте; Сохранить – сохраняет изменения в объекте; Удаление – удаление выделенного элемента из объекта; Итоги – выдается итоги для данных столбца по одному из следующих величин: сумма, среднее, количество чисел, максимальное значение, минимальное значение, стандартное отклонение, дисперсия; Орфография; Дополнительно – дополнительные команды: добавление из Outlook, сохранит в виде контакта, высота строки, подтаблица, скрыть поля, показать поля, закрепление полей, убрать закрепления, ширина поля.

5) В группе Найти находятся команды: Найти – вызывает диалоговое окно «Поиск и замена», с помощью которого можно найти нужное данное или заменить его на указанное; Замена − вызывает диалоговое окно «Поиск и замена»; Перейти – организует переход из одной записи на другой (первый, предыдущий, следующий, последний); Выбрать – создает возможность выделит объект или нужный элемент объекта.

6) Команды группы Форматирование в основном совпадают с командами Word: Выбор вида и размера шрифтов; выделение шрифта Полужирным, Курсивом и подчеркнутым; Обозначение цвета символов; Обозначение цвета текста; Повысить уровень списка; Повысить уровень списка; Цвет фона; Направление текста; Изменить цвет строки; Сетка – вставка в объект линии сетки (горизонтальные, верткальные, полностью); Маркер – маркировка элементов списка; Нумерация – нумерация элементов списка; Выравнивание слева, в середину и справа.

2.2. На рисунке 3 показаны команды на ленте вкладыша Создание. Команды этого вкладыша разделены 6-ти группам.

1) Группа Шаблоны состоит из одной команды: Части приложения – вставка или создание частей базы данных или всего приложения базы данных на основе прилагаемого списка макетов.

2) В группе Таблицы находятся 3 команды: Таблица – создание новой пустой таблицы, просмотр полей в новой таблице или в режиме коструктора; Конструктор таблиц – создание макета новой пустой таблицы, указав поля и параметры вводимых данных; Список SharePoint – создание списка на сайте SharePoint и таблицу связанную с этим списком в текущей базе данных.

3) Из 2-ух команд состоит группа Запросы: Мастер запросов – вызывает диалоговое окно Мастера запросов для создания простого запроса, перекрестный запрос, запрос на поиск повторяющихся записей или запрос на поиск записей,не имеющих подчиненных; Конструктор запросов – создание нового пустого запроса с вызовом диалогового окна «Добавление таблицы», предназначенное для выбора таблиц и запросов, которые следует добавить в бланк запросов.

4) Группа Формы содержит 6 команд: Форма – создает форму для ввода по одной записи для определенной таблицы; Конструктор форм – при создании пустой формы в режиме конструктора можно добавлять настраиваемые типы элементов управления и составлять программы; Пустая форма – создание формы без элементов управления или формата; Мастер форм – создает простую настраиваемую форму, для чего вызывает дилаговое окно «Создание форм»; Навигация – создание формы обеспечивающий переход на другие формы и отчеты; Другие формы – создание форм других видов не указанных в списке группы.

5) Из 5-ти команд состоит группа Отчеты: Отчет – создание простого отчета на основа текущего запроса или таблицы, к которому можно добавить группы и итоги; Конструктор отчета – создает новый пустой отчет в который можно бобавлять настраиваемые типы элементов и составлять программы; Пустой отчет – создание пустого отчета, куда можно добавлять поля и элементы управления; Мастер отчетов – создание простого настраиваемого отчета с помощью диалогового окна «Создание отчета»; Наклейки – вызов диалогового окна «Создание наклеек» с помощью которого создается простая или специальная наклейка.

6) Команда группы Макросы и код: Макрос – добавление к базе данных логики для автоматизации повторяющихся процессов и создания более удобного интерфейса; Модуль – использование готовой довольно большой программы для решения задачи; Модуль класса – использование модуля для определнного класса данных; Visual Basic – открытие редактора языка программирования.

2.3. Команды вкладыша Внешние данные показаны на рисунке 4. Команды этой группы разделены на 3 группы: Импорт и связи, Экспорт, бор данных (рис 5).

1) Команды группы Импорт и связи: Сохраненные операции импорта – просмотр и запуск ранее использованных ранее операции импорта; Диспетчер связанных таблиц – выдает список взаимосвязанных таблиц; Excel – импорт данных или установка связи с данными из файла Microsoft Excel; Access − импорт данных из других баз данных Access или установка связи с этими данными; База данных ODBC − импорт данных из базы данных ODBC, например из SQL Serverа, или установка связи с этими данными; Текстовый файл – импорт данных или установка связи сданными текстового файла с разделителями или с полями фиксированной ширины; XML-файл – импорт XML-файла; Дополнительно – импорт или установка связи или добавление документа из списка SharePoint, HTML документа, папки Outlook, файла dBASE.

2) В группе Экспорт имеется одна команда Экспорт. Вее подчиненном менюимеются команда позволяющие сохранить выделенные данные и показа или запуска сохраненных операции экспорта в Excel, Текстовый файл, XML файл, PDF или XPS, Access, формат Word RTF, список SharePoint базу данных ODBC, HTML документ, файл dBASE.

3) Группа Сбор данных состоит их двух команд: Создание электронного сообщения – позволяет преобразовать данные полученные электронной почтой от пользователей в форму для добавления в базу данных; Управление ответами – просмотр для сбора поступивших данных и использования их для обновления базы данных.

2.4. Команды Работа с базами данных разделены на 6 групп (рис 6).

1) Группа Сервис состоит из команды Сжать и восстановить базу данных.

2) Команды группы Макрос: Visual Basic – открывает редактор языка программирования Visual Basic; Выполнить макрос – запускает в работу созданный макрос.

3) Группа Отношения состоит из 2-ух команд: Схема данных – определение способа связывания данных в таблицах; Зависимости объектов – отображение объектов базы данных, использующих выделенный объект.

4) Команды группы Анализ: Средство документирования базы данных – архивирование базы данных; Анализ быстродействия – наблюдение и организация быстродействия базы данных; Анализ таблицы – наблюдение соответствия параметрам данных в таблице.

5) Команды группы Перемещение данных состоит из 3 команд: SQL Server – перемещение частей или всей базыданных в новую или существующую базу данных Microsoft SQL Server; Базы данных Access – разделение базы данных на два файла первый изкоторых состоит из таблиц, а второй из запросов и форм; SharePoint –отправка таблиц на сайт SharePoint и установка связи между этими таблицами и базой данных.

6) Группа Надстройка состоит из одноименной команды и использует диспетчер надстройки, чтобы получить список макросов.