Розширене умовне форматування

У Випуск Office 2007 можна використовувати умовне форматування для створення візуальних приміток до даних для аналізування або для презентації. Щоб легко знайти винятки та виявити важливі зміни в даних, можна запровадити й використовувати різні правила умовного форматування, які застосовують розширене візуальне форматування у формі градієнтних кольорів, лінійок даних і наборів піктограм до даних, які відповідають заданим правилам. Умовними форматами дуже легко користуватися — застосувавши всього кілька команд, можна побачити в даних зв’язки, потрібні для аналізу.

Легке створення формул

Покращення, про які йдеться далі, спрощують створення формул у Office Excel 2007.

Рядок формули зі змінним розміром.

Рядок формули автоматично змінює розмір відповідно до розміру довгих, складних формул. Завдяки цьому формули не закривають інші дані на аркуші. Також можна писати довші формули із більшою кількістю рівнів вкладення, ніж у попередніх версіях Excel.

Автозаповнення функцій.

Завдяки автозаповненню функцій можна швидко писати формули з правильним синтаксисом. Ви завжди отримуватимете правильні формули — і якщо потрібно швидко визначити необхідні функції, і якщо потрібно отримати допомогу в заповненні аргументів формули.

Структуровані посилання.

Окрім посилань на клітинки, наприклад, A1 і R1C1, Office Excel 2007 надає структуровані посилання, що посилаються на іменовані діапазони й таблиці у формулі.

Простий доступ до іменованих діапазонів.

За допомогою керівника імен Office Excel 2007 можна впорядковувати, оновлювати й керувати кількома іменованими діапазонами в єдиному розташуванні. Це дає можливість усім, хто працює з вашим аркушем, інтерпретувати формули та дані.

2.5 Нові формули OLAP і функції кубів

Під час роботи з багатовимірними базами даних (наприклад, служби SQL Server Analysis Services) у Office Excel 2007 можна використовувати формули OLAP для побудови складних, довільної форми звітів, пов’язаних із даними OLAP. Нові функції кубів використовуються для видобування даних OLAP (наборів і значень) зі служб аналізу та відображення їх у клітинці. Формули OLAP можна створити, якщо формули зведеної таблиці перетворити на формули клітинок, або якщо скористатися автозаповненням для аргументів функції кубів під час введення формул.

2.6 Покращене сортування та фільтрування

У Office Excel 2007 можна швидко упорядкувати дані аркуша, щоб знайти потрібні відомості, за допомогою покращеного фільтрування й сортування. Наприклад, відтепер можна сортувати дані за кольором і за більш ніж трьома (до 64-х) рівнями. Також можна фільтрувати дані за кольором або за датами, відображати більше 1 000 елементів у розкривному списку автофільтра, вибирати фільтрування кількох елементів і даних у зведених таблицях.

2.7 Нові можливості таблиць Excel 2007

Office Excel 2007 надає можливість використовувати новий інтерфейс користувача для швидкого створення, форматування й розгортання таблиці Excel (у Excel 2003 називалася аркушем Excel), щоб упорядкувати дані на робочому аркуші для полегшення роботи з ними. Нові та вдосконалені функції таблиць включають такі можливості:

Рядки заголовків таблиці.

Рядки заголовків таблиці можна увімкнути або вимкнути. Коли заголовки таблиць відображені, вони залишаються такими разом із даними у стовпцях таблиці, заміщуючи заголовки робочого аркушу під час переміщення в довгій таблиці.

Обчислювані стовпці.

Обчислюваний стовпець використовує одну формулу, яка застосовується до кожного рядка. Він автоматично розгортається і включає додаткові рядки, щоб формула негайно поширилася на ці рядки. Все, що треба зробити — ввести формулу один раз. Використовувати команди «Заповнити» або «Копіювати» непотрібно.

Автоматичне фільтрування.

За промовчанням у таблиці увімкнуто автофільтр для потужного сортування й фільтрування даних таблиці.

Структуровані посилання.

Цей тип посилань дозволяє використовувати імена заголовків стовпців у формулах замість посилань на клітинки, таких, як A1 або R1C1.

Рядки підсумків.

У рядку підсумків можна використовувати власні формули і текстові записи.

Стилі таблиць.

До таблиці можна застосовувати стиль, щоб легко додати професійне форматування дизайнерської якості. Якщо для таблиці увімкнуто стиль чергування рядків, Excel буде підтримувати правило чергування рядків навіть під час виконання дій, які зазвичай порушили б таке відображення: фільтрування, приховування рядків або ручного змінення порядку рядків і стовпців.

2.8 Новий вигляд діаграм

У Office Excel 2007 можна використовувати нові знаряддя для швидкого створення діаграм, які професійно виглядають і ефективно доносять інформацію. Новий сучасний вигляд діаграм базується на темі, застосованій до робочої книги. До нього входять спеціальні ефекти, зокрема, тривимірність, прозорість і м’які тіні.

Новий інтерфейс користувача спрощує перегляд доступних типів діаграм, тому можна створити діаграму, яка найкраще відповідає вашим даним. За допомогою численних попередньо визначених стилів діаграм і макетів можна швидко застосувати гарний формат і додати деталі, потрібні в діаграмі.

Візуальний вибір елементів діаграми.

Окрім швидких макетів і швидких форматів, можна використовувати новий інтерфейс користувача, щоб швидко змінити кожний елемент діаграми для найкращого представлення даних. За допомогою кількох команд можна додати або прибрати назви, легенди, підписи даних, лінії тренду та інші елементи діаграм.

Сучасний вигляд із знаряддям OfficeArt.

Оскільки діаграми в Office Excel 2007 рисуються за допомогою знаряддя OfficeArt, то майже все, що можна зробити з формою OfficeArt, можна зробити й з діаграмою та її елементами. Наприклад, можна додати м’яку тінь або ефект рельєфу, щоб елемент виступав, або застосувати прозорість, щоб показати елементи, які в макеті діаграми частково приховані. Можна також використовувати реалістичні тривимірні ефекти.

Чіткі лінії та шрифти.

Лінії в діаграмах виглядають рівнішими, щоб покращити візуальне сприйняття тексту, використовуються шрифти ClearType.

Більше кольорів, ніж будь-коли.

Ви можете вибрати один із визначених кольорів тем і змінювати його інтенсивність. Окрім цього, можна додавати власні кольори, вибравши їх із 16 мільйонів кольорів у діалоговому вікні «Кольори».

Шаблони діаграм.

У новому інтерфейсі користувача набагато легше зберегти ваші улюблені діаграми як шаблон діаграм.

2.9 Спільне використання діаграм

Використання діаграм Excel у інших програмах.

У Випуск Office 2007 діаграми спільно використовуються застосунками Excel, Word і PowerPoint. Замість використання можливостей діаграм у Microsoft Graph Word і PowerPoint тепер інтегрували потужні можливості створення діаграм Excel. Оскільки робочий аркуш Excel використовується як аркуш даних діаграми для діаграм Word і PowerPoint, то спільне використання діаграм пропонує широку функціональність Excel, включаючи використання формул, фільтрування, сортування і можливість зв’язати діаграму із зовнішніми джерелами даних, наприклад, Microsoft SQL Server і службами аналізу (OLAP), для отримання найновіших відомостей в документі. Робочий аркуш Excel, що містить дані діаграми, можна зберігати у документі Word або презентації PowerPoint, або в окремому файлі для зменшення розміру документів.

Копіювання діаграм до інших програм.

Діаграми можна легко копіювати і вставляти з документа в документ або з одної програми в іншу. Під час копіювання діаграми з Excel до Word або PowerPoint вона автоматично змінюється, щоб відповідати документу Word або презентації PowerPoint, проте можна зберегти і формат діаграм Excel. Дані робочого аркушу Excel можна вбудувати в документ Word або презентацію PowerPoint, а можна залишити їх у вихідному файлі Excel.

Анімація діаграм у PowerPoint.

У PowerPoint значно легше використовувати анімацію, щоб привернути увагу до даних у діаграмі на основі Excel. Можна анімувати всю діаграму або записи легенди та підписи осей. У гістограмі можна навіть анімувати окремі стовпці, щоб краще проілюструвати якийсь елемент. Відтепер не тільки легше знайти функції анімації, а й з'явилося більше можливостей для керування ними. Наприклад, можна вносити зміни до окремих кроків анімації та використовувати більше ефектів.

2.10 Зведені таблиці

У Office Excel 2007 зведені таблиці використовувати набагато простіше, ніж у попередніх версіях Excel. Із новим інтерфейсом зведених таблиць відомості про дані, які потрібно переглянути, відокремлені усього кількома командами — більше не потрібно перетягувати дані до особливих областей, у які було не завжди легко поцілити. Натомість можна просто вибрати поля, які потрібно переглянути в новому списку полів зведених таблиць.

Після створення зведеної таблиці можна скористатися перевагами багатьох інших нових або покращених засобів підсумовування, аналізу та форматування даних у зведених таблицях.

Використання скасування у зведених таблицях.

Тепер можна скасувати більшість дій, виконаних для створення або впорядкування зведеної таблиці.

Індикатори деталізації.

Ці індикатори використовуються для позначення того, чи можна розгорнути або згорнути частини зведеної таблиці, щоб побачити більше або менше відомостей.

Сортування й фільтрування.

Сортування стало дуже простим — виберіть елемент у стовпці, який потрібно сортувати, і використовуйте кнопки сортування. Можна фільтрувати дані за допомогою фільтрів зведених таблиць, зокрема, фільтрів дати, фільтрів написів, фільтрів значень або ручних фільтрів.

Умовне форматування.

Можна застосувати до зведеної таблиці Office Excel 2007 умовне форматування за клітинкою або перетином клітинок.

Стиль і макет зведеної таблиці.

Як і в таблицях і діаграмах Excel, можна швидко застосувати визначений або настроюваний стиль до зведеної таблиці. Змінення макета зведеної таблиці також набагато простіше виконувати в новому інтерфейсі користувача.

Зведені діаграми.

Як і зведені таблиці, зведені діаграми набагато легше створювати в новому інтерфейсі користувача. Усі нові можливості фільтрування також доступні для зведених діаграм. Під час створення зведеної діаграми доступні особливі знаряддя та контекстні меню зведеної діаграми для аналізу даних у діаграмі. Також можна змінити макет, стиль і формат діаграми або її елементів таким же чином, як і в звичайній діаграмі. У Office Excel 2007 форматування діаграми зберігається навіть після внесення змін до зведеної діаграми, що є вдосконаленням порівняно з попередніми версіями Excel.

2.11 Швидке підключення до зовнішніх даних

Із Office Excel 2007 більше немає потреби знати імена серверів або баз даних корпоративних джерел даних. Натомість, можна використовувати швидкий запуск, щоб вибрати ім'я зі списку джерел даних, створеного для вас адміністратором або експертом робочої групи. Диспетчер підключень Excel дозволяє переглядати всі підключення в робочій книзі і спрощує повторне використання підключення або замінення його на інший.

2.12 Нові формати файлів

Формат файлів із підтримкою.

У системі Microsoft Office 2007 Microsoft вводить нові формати файлів для Word, Excel і PowerPoint, які мають назву формати Office Open XML. Ці нові формати файлів сприяють інтеграції з зовнішніми джерелами даних, а також зменшують розмір файлів і покращують відновлення даних. У Office Excel 2007 формат робочої книги Excel за промовчанням є форматом Office Excel 2007 із підтримкою XML (XLSX). Окрім цього, є ще такі формати з підтримкою XML: формат Office Excel 2007 із підтримкою XML із увімкнутими макросами (XLSM), формат Office Excel 2007 для шаблонів Excel (XLTX) і формат Office Excel 2007 для шаблонів Excel із увімкнутими макросами (XLTM).

Двійковий формат файлів Office Excel 2007.

Окрім нових форматів файлів на основі XML, Office Excel 2007 також вводить двійкову версію сегментованого стисненого формату файлів для великих або складних робочих книг. Цей формат файлів, бінарний (або BIFF12) формат Office Excel 2007 (XLS), можна використовувати для оптимізації продуктивності й зворотної сумісності.

Сумісність із попередніми версіями Excel.

Можна перевірити, чи містить робоча книга Office Excel 2007 функції або форматування, несумісні з попередніми версіями Excel, щоб внести необхідні зміни для покращення зворотної сумісності. У попередніх версіях Excel можна встановлювати оновлення та конвертери, які допомагають відкрити робочу книгу Office Excel 2007 таким чином, щоб її можна було редагувати, зберігати й повторно відкривати у Office Excel 2007, не втрачаючи можливості, властиві тільки Office Excel 2007.

Покращений друк

Подання макета сторінки.

Окрім подання Звичайний і Розмітка сторінки, Office Excel 2007 містить подання Макет сторінки. За допомогою цього подання можна створювати робочий аркуш і одночасно переглядати, як він виглядатиме надрукованим. У цьому поданні можна працювати з колонтитулами і настройками полів безпосередньо на робочому аркуші, розташовувати об’єкти, наприклад, діаграми або форми, саме там, де вони потрібні. Також відтепер є швидкий доступ до всіх параметрів сторінки на вкладці Розмітка сторінки в новому інтерфейсі користувача, де можна швидко вказати параметри, наприклад, орієнтацію сторінки. Тепер можна легко побачити, що буде надруковано на кожній сторінці, завдяки чому не потрібно друкувати кілька разів і можна уникнути усікання даних у надрукованих документах.

Збереження у форматах PDF і XPS.

Збереження у форматі PDF або XPS із програми Microsoft Office 2007 можливе лише після інсталяції надбудови.

2.14 Нові способи спільної роботи

Використання служб Excel для спільної роботи.

Якщо ви маєте доступ до Excel Services, його можна використовувати для спільного використання даних із аркушів Office Excel 2007 з іншими користувачами, наприклад, керівництвом та іншими зацікавленими особами вашої організації. У Office Excel 2007 можна зберігати робочу книгу до Excel Services і вказувати, які дані робочого аркушу можуть бачити інші користувачі. У браузері вони можуть використовувати Microsoft Office Excel Web Access - Українська версія для перегляду, аналізу, друкування та видобування даних з цього аркуша. Також вони можуть створювати статичні знімки даних через регулярні інтервали або на вимогу. Office Excel Web Access спрощує виконання таких дій, як прокручування, фільтрування, сортування, перегляд діаграм і використання деталізації у зведених таблицях. Також можна підключити веб-частину Excel Web Access до інших веб-частин для відображення даних альтернативними способами. Із відповідними правами доступу користувачі Excel Web Access можуть відкривати робочу книгу в Office Excel 2007, щоб користуватися повною потужністю Excel для аналізу й опрацювання даних на власних комп’ютерах, якщо на них установлено Excel.

Використання цього методу спільної роботи гарантує, що інші користувачі матимуть доступ до єдиної версії даних у єдиному розташуванні, до якої можна додавати нові подробиці. Якщо потрібно, щоб інші користувачі, наприклад, члени команди, надавали коментарі й оновлені відомості, можна спільно використовувати робочу книгу, так само, як і в попередніх версіях Excel, для збирання відомостей, перш ніж зберегти їх на Excel Services.

Використання сервера керування документами.

Excel Services можна інтегрувати з сервером керування документами, щоб створити процес перевірки нових звітів Excel і операцій обчислення книги, зокрема, сповіщення на основі клітинок або процес обробки на основі складних обчислень Excel. Можна використовувати сервер керування документами для розрахунку щонічних переобчислень моделі складної книги.

2.15 Швидкий доступ до більшої кількості шаблонів

У Office Excel 2007 нову робочу книгу можна створити на основі різних шаблонів, що встановлюються з Excel, або можна швидко завантажити шаблони з веб-сайту Microsoft Office Online.