Робота з пропозиціями, заявами та скаргами громадян

Організація створення документів

Організація контролю за виконанням документів.

 

Завданням контролю за виконанням документів є забезпе­чення своєчасного і якісного їх виконання.

 

Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов´язків та керівники струк­турних підрозділів.

 

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канце­лярії документів, для яких зазначено термін виконання.

 

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відпо­відальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або заз­начений поміткою "скликання". Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.

 

Співвиконавці зобов´язані подати свої пропозиції відпові­дальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.

 

Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій одна­ковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.

 

Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:

 

- канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими до­кументами, що надходять від вищих державні органів, запита­ми та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які на­дійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, ок­ремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;

 

- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозді­лам.

 

У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотри­манням строків виконання документів здійснює діловод або осо­ба, спеціально призначена для цього.

 

Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає ке­рівнику організації.

 

Загальний контроль за дотриманням строків виконання до­кументів і доручень структурними підрозділами та узагальнен­ня даних в апараті покладається на загальний відділ.

Робота з пропозиціями, заявами та скаргами громадян

Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як в усному, так і письмовому вигляді. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах. Усні — висловлюються на особистому прийомі чи передаються телефоном. Останні узагальнюються в письмовому вигляді довідки чи в іншій формі. Усi скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці. Принцип реєстрації пропозицій, скарг, заяв подібнi до принципу роботи зі службовими документами. Реєстрації підлягають усі пропозиції, скарги і заяви, що надходять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа (наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують таким чином: Л-83). Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розташовують за прізвищами заявників в алфавітному порядку. В разі необхідності алфавітну картотеку можна розподілити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині — за прізвищами (згідно з алфавітом). Під час реєстрації первинного надходження заяви, скарги тощо картку заповнюють повністю, за винятком деяких колонок. У колонці “Кореспондент” пишуть прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи чи домашню адресу громадян. У разі повторного надходження заяву реєструють у тій самій картці в спеціально передбачених графах. У ряді випадків ведуть журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу проводиться аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки. Інколи надходять повторні листи громадян з одного й того самого питання. Доводиться перегортати журнал, щоб установити, чи заява не повторна. Бувають випадки пропусків при перегляді журналу, що веде до нової реєстрації документів і направлення їх на розгляд іншим виконавцям. Про надходження та результати розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в установах І і II категорій щомісяця складають окреме зведення, III і IV категорій — заповнюють спеціальну графу в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовують для узагальнення та аналізу. Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються керівникові установи, який призначає виконавця. Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. У розгляді пропозицій, заяв, скарг велике значення мають терміни виконання. Розгляд заяв і скарг громадян в усіх органах не повинен перевищувати один місяць. При цьому заяви і скарги, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження. Керівник установи може продовжити термін розгляду заяви чи скарги, але не більше ніж на один місяць, повідомивши про це заявникові в п’ятиденний строк. Термін розгляду питань, що містяться в пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження в організацію. Заяви чи скарги, що надійшли до установи, яка не вирішує даних питань, не пізніше ніж у п’ятиденний строк пересилаються до відповідного закладу, з повідомленням заявника.

3. Складання організаційних документів: положень, статутів, інструкцій та правил

ПОЛОЖЕННЯ— це правовий акт, що визначає порядок утворен­ня, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядко­ваних їм підприємств, організацій, установ, фірм.

 

За змістом розрізняють такі положення: • про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозді­ли — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організа­ції роботи; • що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; • про організацію й прове­дення різних заходів — культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають уста­нови, які є організаторами заходів.

 

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підпри­ємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпоряд­ковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим доку­ментом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положен­ня).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

СТАТУТ — це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами тощо.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обме­женою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) під­приємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються для однотипних підпри­ємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкрети­зацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності.

РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

- назва товариства (може поєднуватися з назвою виду доку­мента);

- назва виду документа (СТАТУТ);

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- місце складання чи видання, рік.

 

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються пра­вила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

 

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), на­приклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструк­ція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» тощо;

• посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.

 

РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

— назва виду документа (інструкція, посадова інструк­ція);

— дата (зазначають дату підписання);

— індекс;

— місце складання чи видання;

— гриф затвердження;

— заголовок до тексту

— текст;

— позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпо­рядчого документа (оформляють у разі потреби);

— підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

— гриф погодження (оформляють у разі потреби);

— візи (оформляють у разі потреби);

— позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

 

ПРАВИЛА – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформ-ення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації " стів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформ­ляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постій­них реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

 

- РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

— назва виду документа (ПPАВИЛА);

—дата;

— індекс;

— місце видання;

— гриф затвердження;

— заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);

— текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, під­пунктів);

— підпис;

— гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

— візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

— позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосу­ються, тому їх можна віднести до правових документів.

4. Оформлення документів колегіальних планів: протоколів, стенограм, повідомлень

Протокол - довідково-інформаційний документ, що фіксує хід обговорення питань і рішення (ухвали), прийняті колегіальним органом. Колегіальність - принцип управління, при якому керівництво здійснюється не одностайно, а групою осіб, що володіють рівними правами при вирішенні питань; форма ухвалення рішень, при якій враховується колективна думка, використовується метод обговорення.

Формуляр протоколу:

постійні реквізити "єдиного" бланка:

емблема;

найменування організації;

найменування виду документа (ПРОТОКОЛ);

змінні реквізити "єдиного" бланка:

дата;

реєстраційний номер;

місце складання або видання документа (місце; де відбулося засідання);

заголовок;

текст;

відмітка про наявність додатку;

підписи.

На протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. В тому випадку, якщо засідання продовжувалося декілька днів, указується дата почала засідання і через тире - закінчення. Наприклад: 19-20.09.99.