Технически процесс создания атрибутивной базы данных состоит в переносе информации с традиционных бумажных документов (таблиц, картотек) на магнитные диски компьютера.
Исходные данные, записываемые на магнитный диск компьютера в виде отдельной последовательности, называются Файлом базы данных. Файл базы данных состоит из отдельных записей, каждая из которых содержит информацию, традиционно хранящуюся на отдельной карте - точке картотеки или в отдельной строке таблицы. Таким образом, количество записей в файле базы данных соответствует количеству карточек в картотеке или количеству строк таблицы, информация с которой переносится в файл данных.
Запись файла состоит из отдельных Полей, количество которых соответствует числу граф таблицы или числу заполняемых строк карточки.
Поля записи содержат данные, которые могут быть отнесены к одному из нескольких возможных типов. Например, поля, хранящие названия административных районов, типов производственной специализации сельского хозяйства, типов половозрастной структуры населения, относятся к типу Символьные. Поля, содержащие, например, сведения о численности населения, показателях его естественного и механического движения и т. п. определяются как числовые. В отличие от символьных, над данными числовых полей можно проводить арифметические вычисления. Поле, содержащее дату статистического обследования, можно определить как символьное. Однако можно получить весьма полезные дополнительные возможности обработки данных, если дату определить как специальный тип - ДАТА. В этом случае можно, например, по известному номеру месяца получить его название, определить количество дней между двумя заданными датами и т. п.
Создание атрибутивной базы данных начинается с Описания структуры хранящихся в ней записей. Для каждой записи указывается, сколько и каких полей она содержит. Каждому полю присваивается имя или идентификатор, который позволит обращаться к нему для того, чтобы прочитать данные, записать их или произвести над ними какие-либо действия.
Следующим после описания структуры этапом создания базы данных является Ввод данных. В процессе ввода данных может случиться, что их структура описана не совсем точно и нужно ее изменить (модифицировать). Например, может оказаться, что указанная в описании имени поля "название административного района", равная 10 символам, недостаточна и необходимо задать ее равной 15 символам.
В процессе Модификации структуры базы данных можно переопределить длину полей, изменить их тип, имена, добавить в описание Структуры дополнительные поля и т. д.Обычно программы СУБД обеспечивают пользователей удобными средствами просмотра документов базы данных, внесения в них исправлений и изменений. Процесс внесения изменений и исправления ошибок в документах базы данных называется Редактированием. Термин Ведение базы данных характеризует операции, выполняемые над базой данных для поддержания ее в актуальном состоянии. Процесс актуализации обычно включает:
· дополнение базы данных новыми документами (например, очередными сведениями переписи населения по административно-территориальным единицам);
· удаление существующих документов (например, записей, содержащих устаревшие сведения о показателях движения населения);
· изменение данных в отдельных записях в связи с изменением данных (например, изменился тип производственной специализации сельского хозяйства района и т. п.)
Использование базы данных предполагает выполнение ряда действий по поиску и получению в заданном виде хранимой в ней информации. При этом могут выполняться операции выборки записей, удовлетворяющих определенным условиям. По желанию пользователя заготовки могут быть отсортированы, например, в алфавитном порядке значений одного или нескольких символьных полей, по возрастанию или убыванию числовых полей и т. п.
Записи базы данных могут включать не заполняемые при вводе поля. Значения им могут быть присвоены в результате выполнения арифметических или других операций. Пользователь может при желании получить суммы или средние арифметические значений указанных полей записей, хранящихся в базе данных; подсчитать количество записей, удовлетворяющих заданному условию. Подобные операции относятся к действиям по Обработке данных. Результаты обработки могут быть выданы на экран дисплея или на печать в виде различных справок и отчетов.
