Первинні та вторинні документи

Поділ документів на первинні та вторинні пов'язаний із діяльністю певної

інформаційної системи, яка виконує функції посередника між документами і

споживачами інформації. Потреба в такій системі виникає в тому випадку, коли

______документ не може потрапити безпосередньо до того реципієнта, якому він

призначений, внаслідок так званих "інформаційних бар'єрів". Наприклад, може

бути просторовий бар'єр (коли документ і споживач віддалені один від одного);

кількісний (кількість документів та їх обсяг перевищують фізіологічні

можливості споживача); змістовий (зміст документа недоступний споживачу

інформації через складність першого чи непідготовленість другого) і т.д. Тоді

певна інформаційна система (чи установа) бере на себе обов'язок зібрати

документи, упорядкувати їх і переробити таким чином, щоб усунути той чи

інший бар'єр. У результаті аналітико-синтетичної переробки інформації, що

міститься в документах, які потрапляють у вищезгадувану систему,

створюються нові документи, здатні подолати той чи інший бар'єр. Ті

документи, що потрапляють у систему "на вході", звуться "первинними", а ті,

що створюються системою і передаються споживачам "на виході", —

"вторинними".

Така класифікація документів дуже важлива для діяльності

інформаційних систем, бо вони повинні, по-перше, зібрати "первинні

документи", по-друге, — надати споживачам "вторинні документи", які

полегшують доступ до первинних та їх використання, а іноді замінюють

первинні документи, бо роблять звернення до них непотрібним.

Але поділ документів на первинні та вторинні є в цьому випадку дуже

умовним, відносним, бо він залежить від того місця у певній системі, що його

посідає певний документ. Наприклад, бібліографічний посібник є результатом

переробки інформації про певні документи, і з цього погляду він є вторинним

документом. Але коли він потрапляє в бібліотеку як у певну інформаційну

систему, то на її "вході" може розглядатися як первинний документ, а

створювана про нього інформація, — наприклад каталожний бібліографічний

запис, — як вторинний.

Щоб усунути таку неоднозначність, у бібліотечно-бібліографічній справі

прийнято вважати первинними тільки такі документи, які не дають інформацію

про інші документи, точніше: не призначаються для їх заміни, а вторинними —

документи, присвячені інформуванню про інші документи, які можуть

полегшити споживачу інформації орієнтування як у складі певного фонду

документів (чи потоку, масиву документів), так і в змісті тієї інформації, що в

них міститься, і які завдяки цьому можуть зробити непотрібним звернення до

кожного з використаних первинних документів, тобто полегшать розумову

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

працю споживача інформації.

В інформатиці даються ще інші роз'яснення щодо відмінностей між

первинними і вторинними документами. Вважається, що первинні документи

"безпосередньо відображають результати людського пізнання і

використовуються на практиці як джерела інформації про реальний світ", що

вони "містять нові знання чи нове осмислення відомих фактів і концепцій".

"Безпосередність відображення" полягає в тому, що первинний документ

повинен мати пізнавальну цінність сам по собі, а не відсилати до іншого

документа. А вторинні документи — це ті, що створюються шляхом "згортання

первинних документів" з метою інформування про їх зміст [7].

При стандартизуванні термінології було встановлено, що первинні

документи — це ті, що містять вихідну інформацію (ГОСТ 6.10.2-83), а

вторинні — ті, що є результатом аналітико-синтетичної переробки одного чи

кількох первинних документів [8].

Вторинні документи виконують такі функції: 1) оповіщення про появу

первинних документів; 2) скорочений виклад їх основного змісту [9].

С.Г.Кулешов пояснює відмінності між первинними і вторинними

документами таким чином: "Вважається, що первинні документи створюються

в сфері науково-дослідної діяльності, а вторинні — в сфері науково-

інформаційної діяльності. Первинні документи — це все, що ми знаємо під

назвами наукова, виробнича, учбова, довідкова та науково-популярна

література, а вторинні — це так звана інформаційна література. Завдання

інформаційної літератури — характеристика ______одного чи певної сукупності

(зведена характеристика) документів або (та) формулювання якихось суджень

(оцінок, прогнозів тощо) на основі аналізу їх тексту" [10]. С.Г.Кулешов

викладає тут загальноприйняту думку. Проте вона не враховує наявності інших

первинних документів (наприклад, правових першоджерел чи художньої

літератури), крім тих, що відображають результати науково-дослідної

діяльності.

Під назвою "інформаційна література" чи "інформаційні документи",

"інформаційні видання" розуміють такі, що дають інформацію про первинні

документи. Серед них розрізняють "бібліографічні" — як такі, що дають

відомості про документи у вигляді бібліографічного опису та анотації,

"реферативні" — такі, що дають характеристику первинного документа у

вигляді реферату, і "оглядові" — такі, що дають огляд кількох первинних

документів.

Така думка стала загальновживаною, затвердженою у державному

стандарті [11]. Але вона не відповідає теоретичним поглядам спеціалістів з

бібліографії та бібліографічної інформації, згідно з якими бібліографічна

інформація не обмежується відображенням документів способами

бібліографічного опису та анотації. Для бібліографознавців усі документи, що

передають інформацію про інші документи будь-яким способом, є

бібліографічними. Тому не можна називати "бібліографічними" тільки

документи з бібліографічним описом і анотацією. Скоріше, всі вторинні

документи слід було б вважати бібліографічними.

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

Заважають цьому уявлення про первинну та вторинну інформацію і

відповідно про джерела первинної інформації та джерела вторинної інформації.

Так, джерелами первинної наукової інформації вважають "наукові монографії

та статті, дисертації, описи винаходів тощо", а джерелами вторинної інформації

— "учбову, довідкову та науково-популярну літературу" [12]. С.Г.Кулешов тут

підкреслює, що поділ на джерела первинної та вторинної наукової інформації

не слід плутати з поділом u1085 на первинні та вторинні документи, але така

плутанина все ж таки інколи відбувається. Поділ на первинні та вторинні

документи іноді пов'язаний із характером відображуваної в них інформації.

Первинною звуть таку інформацію, що вперше відображує в документі події,

факти, об'єкти реального світу або мислення людини, а вторинною —

інформацію, яка створюється людиною на підставі вивчення документів із

первинною інформацією, їх узагальнення, більш стислого викладу і т.п.

Дійсно, характеристика вторинних документів і документів із вторинною

інформацією є дуже близькою. На наш погляд, пов'язане це з одним і тим

самим підходом до визначення "первинності" чи "вторинності": з погляду

інформаційної системи, яка одержувану інформацію чи документи вважає

первинними, а ті, що видає як підсумок переробки, — вторинними. Однак сама

"інформаційна система" може бути "бібліографічною", тобто спрямованою на

інформування про первинні документи через вторинні, або "авторсько-

видавничою", спрямованою на узагальнення та переробку первинних форм

інформації (переважно — наукової) в концентровані (як у довідковій

літературі) чи пристосовані до певного споживача форми інформації (як у

навчальній і науково-популярній літературі).

Річ у тім, що "інформаційна система" — поняття не конкретне, воно лише

свідчить про те, що певне явище (бібліографічна служба чи видавнича справа)

розглядається з погляду теорії інформації.

Крім того, сказати, що деякі документи відображають інформацію, що не

була раніше подана в інших документах, можна лише умовно, стосовно певних

видів документів. У дійсності створення документа людиною спирається на

певні знання, одержані раніше з інших документів. Тому будь-який документ

має своєю підставою інші документи.

Наприклад, візьмемо такі визнані первинні документи, як дисертація чи

наукова монографія. Вони дійсно мають відображати нові знання, одержані

вченим в процесі пізнання об'єктивного світу. Але, по-перше_______, будь-яке нове

дослідження на початку має дати аналіз попередніх; по-друге, сам процес

пізнання спирається на наукові знання, почерпнуті з інших документів. Таким

чином, новий первинний документ теж є результатом переробки інших

документів.

Отже, поділ на первинні та вторинні документи залишається умовним,

таким, що залежить від характеру та завдань інформаційної системи, яка

обробляє документи.