Целью проверки является установление обоснованности и необходимости выдачи денег под отчет, правильности документального оформления расчетов с подотчетными лицами, использование установленных норм и нормативов, подтверждение отчетной информации о расчетах с подотчетными лицами.
Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются следующие документы:
1) журнал-ордер № 7;
2) авансовые отчеты;
3) командировочные удостоверения;
4) приказы и распоряжения руководителя предприятия о выдаче подотчетных сумм, о направлении сотрудников в командировку;
5) журнал регистрации командировочных удостоверений;
6) журнал регистрации авансовых отчетов;
7) список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы в подотчет;
8) сметы представительских расходов;
9) приказы об утверждении смет представительских расходов.
При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:
1) наличие приказов или распоряжений о направлении работников в командировку;
2) правильность возмещения командировочных расходов, затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, в т.ч. расходы по оформлению заграничных паспортов и других выездных документов, которые включаются в себестоимость продукции, работ, услуг;
3) наличие командировочного удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке;
4) правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
5) наличие оправдательных документов;
6) сдача в кассу остатка подотчетной суммы своевременно и в полном объеме;
7) правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды, представительские расходы, краткосрочные загранкомандировки, которые включаются в себестоимость продукции, работ, услуг.
Необходимо также проверить:
1) правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с
подотчетными лицами в части обоснованности отнесения расходов на себестоимость продукции, работ, услуг;
2) правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71;
3) соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере № 7 по счету 71 и Главной книге/
Необходимо учитывать, что проверка расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом.
При проверке аудитор использует информацию, полученную в ходе изучения денежных средств.
Суммы, выданные под отчет на командировочные расходы включают в себя оплату проезда в оба конца, проживание, суточные и оплачиваются предприятием в пределах норм, установленных законодательством. Суммы командировочных, оплаченных в пределах норм, включаются предприятием в себестоимость продукции (работ, услуг). Выдачу денег под отчет на командировку оформляют командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером при наличии приказа на выдачу сумм под отчет.
В зависимости от цели затраты на командировку впоследствии могут:
1. включаться в себестоимость (если командировка имела производственный характер);
2. покрываться за счет чистой прибыли предприятия или средств фондов специального назначения (если командировка имела непроизводственный характер);
3. относиться на увеличение стоимости приобретенных основных средств или материально-производственных запасов (если целью командировки было приобретение данного имущества).
Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия.
Если при проверке подотчетных сумм выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия. Если перерасход нецелесообразен, то он не возмещается.
Баланс сверяется с данными Главной книги по счету 71.
Главная книга проверяется арифметически, на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам и сверяется с данными журнала-ордера № 7.
Ж-о №7 проверяется арифметически, на правильность составления и оформления, сопоставляются обороты по корреспондирующим счетам в различных журналах-ордерах и ведомостях.
Ж-о № 7 сверяется с авансовыми отчетами, с приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.
Авансовые отчеты проверяются на правильность составления и оформления, на наличие оправдательных документов.
При проверке особое внимание нужно уделять оправдательным документам, которые должны быть подлинными.
Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными, делает выводы и при необходимости корректирует план проверки.
