Когда клиент приедет за документами отдать документы.

СЧЕТ ФОРМЫ № 3Г

Отчетные документы подтверждают факт проживания командированного в гостинице.

Клиент сдает их в бухгалтерию по месту работы и ему возвращают сумму, потраченную на проживание в гостинице.

Внимание! Если при приеме смены осталось меньше 10 пустых бланков формы 3-Г, срочно предупредить управляющего об этом.

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

1. Отдать клиенту листок для записи данных.

2. Попросить написать:

3. Фамилию, Имя, Отчество, Дату проживания, Количество суток, Сумму за сутки, Название организации для того, чтобы подтвердить факт проживания.

4. Открыть квитанционную книжку со счетами формы 3-Г на следующем пустом листе.

5. Поставить копирку между 2 листами с одинаковым номером.

6.Заполнять:

– Название организации: Гостиница «Абсолют» ИП Валиева Р.А.

- Город: Уфа

- Дата: сегодняшняя дата

- Гр: Фамилия Имя Отчество

- Индекс поселения: 450059

- Заезд: написать день заезда, например: 04.08.2014г

- № комнаты: поставить цифру, соответствующую занимаемому номеру

- п.4 Проживание с _____ по _____: отметить дату заезда и дату выезда.

Если ранний заезд, поздний выезд или ночной заезд, то ставить время (время писать через двоеточие).

Пример: Проживание с 04.08.2014г 06:05 по 05.08.2014г 20:00

- Количество: указать количество суток проживания в гостинице.

В данном примере 2 суток:

1 сутки проживания + ранний заезд(+ 50%), поздний выезд — (+50%), прожил -

- Цена: цена номера за сутки: № 1-2800 руб., № 2 -2500 руб., № 3-3200 руб., № 4-2800 руб

- Сумма: количество умножить на цену = сумма за проживание.

Пример: 2 сут. х 2800 руб. (№1) = 5600 рублей взять за проживание.

- п.8 если есть трансфер, то писать в эту строчку: Трансфер Аэропорт - Гостиница 1 шт. х 800 руб. = 800 руб.

- п.9 Трансфер Гостиница-Аэропорт 1 шт. х 800 руб. = 800 руб.

- Подсчитать общую сумму к оплате: 5600+800+800=7200 руб.

- Итого получено по счету: писать прописью общую сумму с копейками: Семь тысяч двести рублей 00 копеек

- Дежурный администратор: поставить подпись и фамилию.

- Печать.

 

КАК ОТДАТЬ КЛИЕНТУ

Оторвать один экземпляр счета, чтобы отдать клиенту.

Выбить чек по сумме документа (или приходно-кассовый ордер при просьбе клиента)

Прикрепить кассовый чек или приходный кассовый ордер степлером к левому верхнему углу формы 3-Г.

Найти приложения

Копии свидетельства о гос. регистрации

Уведомление о поставке на налоговый учет.

Необязательные приложения к счету:

Лист записи Единого гос. реестра ИП,

ИНН

Вложить в файлик.

Передать клиенту

Посчитать стоимость документов-

Если документы менее 10 суток проживания,

Если документы более 10 суток проживания.

Принять оплату от клиента.

Поблагодарить клиента.

 

После ухода клиента Заполненную форму 3Г зарегистрировать в «Журнале регистрации счетов формы 3-Г» и в систему бронирований.

Дата

Номер комнаты

ФИО

Номер счета формы 3-Г

Дата и время заезда

Дата и время выезда

Цена за сутки

Количество суток

Сумма

Город откуда гость прибыл

Название организации, где работает

Номер его телефона

Если есть, то проценты и сумма.

 

 

ДОКУМЕНТЫ ООО

ВНИМАНИЕ! Мы делаем документы (3-Г+чек+приложения) от имени ИП Валиевой.

В случае, если вас просят оформить документы от ООО, необходимо

Попросить написать все данные для заполнения документов 3-Г.

2. Взять предоплату-15% от стоимости документов.

Договориться, что они заедут вечером, и мы им позвоним, во сколько именно.

Позвонить партнеру

Алексей документы OOO +7-9373-666-333.

5. Сказать: Здравствуйте, Алексей. Меня зовут ____, гостиница Абсолют. Мы у вас обычно заказываем документы ООО, у нас есть клиенты, которым необходимо к вечеру сделать документы, вы сможете? Вам удобнее по смс или по телефону записать данные? Когда вы сможете их к нам сегодня завезти?

Послать смс Алексею с данными клиента.

7. Рассчитать стоимость для Алексея. У клиента взять 15%, Алексею отдать 10% от суммы документов.

Позвонить клиентам и сказать, во сколько им приехать- на пол часа позже привоза документов от Алексея.

Когда Алексей завезет документы, проверить все данные на 3-Г,есть ли необходимые приложения.

10. Отдать 10% от суммы,

Поблагодарить Алексея.

Когда клиент приедет за документами отдать документы.