Тема: Нормативна база діловодства. Впровадження в Україні міжнародних стандартів

Діловодні процеси мусять розроблятись і виконуватися відпо­відно до нормативної бази, сучасних законодавчих, нормативних та методичних розробок, які мають суттєве значення для ефективнос­ті здійснення документаційного забезпечення управлінської діяль­ності. Нормативну базу можна умовно розділити на кілька груп.

Першу групу правових актів нормативної бази становлять зако­ни, які призначені регламентувати загальні засади політики дер­жави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема.

На час виходу посібника очікуваного Закону «Про діловодство (справочинство)» згідно з Концепцією його проекту, схваленою роз­порядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 року №426, не має (термін його подання на розгляд Кабінету Міністрів України закінчився 1 грудня 2006 року).

У проекті вищезгаданого закону (остання редакція від 10 бе­резня 2007 року) передбачалося впровадження чітких правових засад побудови діловодства в державі з метою визначення єдиних норм створення управлінської документації і роботи зі службови­ми документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фото­плівці, електронних та інших носіях. Планувалося встановлення відповідальності за порушення чинного законодавства з метою запобігання втраті і несанкціонованому знищенню службових документів на підприємствах, установах і в організаціях незалеж­но від форми власності та організаційно-правових форм, врегу­лювання мовних питань у справочинстві.

Відсутність законодавчого урегулювання в державі цих питань продовжує призводити до безсистемного розроблення проектів нормативно-правових актів, безконтрольності в побудові діло­водства, умисного псування, знищення, підроблення, прихован­ня і незаконної передачі службових документів.

Певне відношення до питань ведення поточного діловодства має Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року №381 з унесеними змінами і доповненнями згідно із Законом «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 13 грудня 2001 року №2888-11 та За­коном від 22 грудня 2006 року №534-У, в якому справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної ді­яльності з документами. Зазначені нормативні акти стосуються загальних напрямів побудові справочинства та роботи з докумен­тами, що відносяться до Національного архівного фонду та спе­ціалізованих архівних установ.

Питання створення і роботи з кадровими документами ч астково розглянуті в Кодексі законів про працю України, фінансово-господарськими — в Господарському кодексі, правовими — в Цивільному кодексі, бухгалтерськими — в законах України про бухгалтерський облік тощо. Документування звернень громадян та організування роботи з цими документами деталізовані в Законі України «Про звернен­ня громадян» від 2 жовтня 1996 року №393/96 —ВР.

Порядок роботи з конфіденційними документами, що станов­лять державну таємницю, розглянуто в Законі України «Про дер­жавну таємницю» від 2 жовтня 1996 року №393/96 — ВР.

Особливості роботи з електронними документами розкрива­ються в Законах України «Про електронні документи та електрон­ний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» та ін. Зазначені нормативні документи та перспективні розроб­ки зафіксовані у відповідних державних програмах впровадження електронних документів, електронного документообігу, електрон­ного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і ор­ганізацій, які впроваджують електронний документообіг».

Другу групу правових актів нормативної бази становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер.

Це насамперед:«Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої вла­ди», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17жовтня 1997 р. №1153 [29]. Вона регламентує порядок роботи із документами з моменту їх створення або надход­ження до відправлення або передачі в архів установи. Поло­ження цієї інструкції поширюються на всю службову доку­ментацію, що не має таємного характеру. Застосовуючи на­ведену інструкцію, необхідно враховувати, що, зазвичай, вона діє для центральних органів виконавчої влади. Іншим суб'єктам господарювання необхідно підготувати на основі зазначеної постанови КМУ власну інструкцію з діловодства і ввести її в дію наказом по своїй установі.

«Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань таінших матеріальних носіїв ін­формації, які містять конфіденційну інформацію що є власністю держави», що затверджена Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року№1893[36]. Зазначену постанову не­обхідно брати за основу у випадку, якщо в установінаявна інформація, що становить власність держави й корисна при розробці в організаціївнутрішньої системи захисту інфор­мації з обмеженим доступом.

♦ «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в орга­нах державної влади і місцевогосамоврядування, об'єднан­нях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно відформвласності, в засобах масової інформа­ції», яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів Українивід14квітня 1997 р. № 348. Вимоги цієї інструкції є обов'язковими для роботи зі зверненнямигромадянна­віть у тому випадку, якщо в установі взагалі не встановлена загальна система ведення діловодства.Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем докумен­тації, що також відносяться до цієї групи. Ценасамперед держав­ні стандарти, які визначають вимоги до складання документів, вимоги до побудовиформулярів-зразків, систем організаційно-розпорядчої документації, вимоги до її оформлення за певнимисхемами класифікації документної інформації тощо.

Застосування стандартів веде до одноманітності створення до­кументів і є необхідною умовою автоматизації роботи з ними та розуміння їх змісту. Сюди необхідно віднести діючі стандарти щодо дотримання принципів визначення формату, розмірів бере­гів, розміщення реквізитів, правил оформлення і нумерації сто­рінок, поділу та нумерації тексту, прийомів виділення окремих його частин і т. і.

Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), мож­на знайти в Державному класифікаторі управлінської документа­ції ДК 010-98.

Загальні вимоги щодо оформлення документів містяться у ви­пущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфіїсована система документації. Основні положення». У цьому докумен­ті визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів (УФД) у скла­ді Державної уніфікованої системи документації (ДУСТ).

З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з пи­тань технічного регулювання та споживчої політики введено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уні­фіїсована система документації. Уніфікована система організа­ційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання до­кументів» Колективом УНДІАСД підготовлені відповідні «Настанови щодо застосування ДСТУ 4163-2003, які конкретизують та пояс­нюють його вимоги. Оскільки зазначений стандарт містить нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-роз­порядчих документів (ОРД), то безперечно, як зазначив професор С. Г. Кулешов, потрібно переробити «Примірну інструкцію...» і внести до неї відповідні зміни.

Завершено роботу з удосконалення ДСТУ 2732—94. В новій редакції це— ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Тер­міни та визначення понять», який за наказом Держкомстан-дарту набрав силу в червні 2005 р.

Зважаючи на наявність у країні певної кількості посібників з різними рекомендаціями щодо їх застосування, планується ви­пустити збірник нових форм організаційно-розпорядчої доку­ментації.

Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні положення, правила та інструкції з діловодства кон­кретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місце­вого самоврядування, які розроблені на основі вищезазначеної «Примірної інструкції...» та «Інструкціїз діловодства за звернення­ми громадян...». Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства.

Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства», впроваджено також «Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах дер­жавної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції».

Закон України «Про судоустрій» регламентує ведення діло­водства в судах, накази Держкомархіву регламентують пи­тання роботи з документами в органах державної влади та місце­вого самоврядування, інших установах, організаціях і на підпри­ємствах.

Постановою Правління Національного банку України від 12 ве­ресня 2006 року №357, затверджене Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Націо­нальному банку України і банках України. Затвердженим Положен­ням визначені загальні правила формування, обліку, використання і нищення електронних архівів (документів), створених у цен­тральному апараті, структурних підрозділах, територіальних уп­равліннях, навчальних закладах НБУ та банках України, їх філі­ях, представництвах і відділеннях.