Проекты приказов по личному составу работники кадровой службы учреждения готовят на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, трудовых договоров и других документов, изучение причин издания приказов и с соблюдением законодательства о труде [1].
В небольших учреждениях все операции, связанные с подготовкой приказов по личному составу, как правило, выполняет секретарь или менеджер по персоналу.
Приказы оформляют на специальных бланках (для приказов). В состав их реквизитов входят:
o изображение Государственного герба Украины (для учреждений, которые имеют право использовать государственную символику) или эмблемы или товарного знака;
o название учреждения-автора;
o название вида документа (ПРИКАЗ);
o дата издания приказа;
o регистрационный индекс (номер) приказа;
o место издания;
o заголовок к тексту;
o текст;
o основание к отдельным пунктам текста;
o подпись руководителя;
o визы;
o отметка об ознакомлении с приказом и подписи соответствующих лиц.
Содержание индивидуального приказа по личному составу кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога "о" и складывается с помощью отглагольного существительного, например: "О...", "О...", "О переводе...", "О...", "Об изменении фамилии...", "О командировках...", "О предоставлении отпуска" и т.д.
В сводных приказах может применяться обобщенный заголовок, например: "О личном составе", "О кадровые вопросы", "О движении кадров". Иногда в заголовке называют действий, которые указаны в приказе, например: "О приеме, переводе, увольнении", "О поощрении работников".
Особенностью оформления приказов по личному составу является отсутствие констатирующей части (преамбулы) и распорядительной слова "ПРИКАЗЫВАЮ".
Распорядительную часть приказа по личному составу начинают глаголом, что точно обозначает действие: принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить, объявить т.д. Эти слова печатают прописными буквами без отступа от границы левого берега, после них ставят двоеточие.
С новой строки печатают большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными - имя, отчество и текст приказа.
Есть определенные требования к изложению текста приказа по личному составу, а именно: пункты приказа должны быть четко сформулированы, отвечать Кодекса законов о труде Украины (далее - Кзот) [1], гарантировать трудовые права работников. В конце каждого пункта приказа указывается основание для его составления. При приеме на работу основанием является заявление работника, контракт, в иных случаях - соответствующие документы (заявления, докладные записки, решения квалификационных и аттестационных комиссий и т.д.). Каждый пункт приказа может иметь одну или несколько оснований.
Проект приказа по личному составу визируют должностные лица учреждения, которых он касается, а иногда - и юрист. В приказах о назначении на должности или перевода, увольнения с должностей, связанных с материальной ответственностью, обязательна виза бухгалтера.
Приказ по личному составу вступает в силу с момента его подписания руководителем учреждения. Однако отдельные пункты приказа могут иметь иные сроки вступления в силу. Так, назначение работника на должность может быть сделано с 1 марта, тогда как приказ подписан 27 февраля.
В отличие от приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу имеют отметку "с приказом ознакомлен(и)". Работники кадровой службы обязаны ознакомить с приказом всех поименованных в нем лиц, которые расписываются на первом экземпляре приказа или специальном бланке с указанием даты ознакомления.
Как правило, приказы по личному составу составляются в двух или трех экземплярах: оригинал остается в кадровой службе, второй экземпляр передается в бухгалтерию, которая проводит необходимые расчеты, третий (в случае необходимости) - помещается в личное дело.
Распоряжение и указания
