Правило № 3: Унифицированную первичку надо оставить без изменения

Унифицированные формы (кассовую первичку, транспортные накладные) надо использовать в том виде, в котором они утверждены. При необходимости формы можно дополнить — внести новые строки, добавить графы.

Транспортная накладная должна быть у покупателя, если он сам заказал и оплатил доставку товаров у стороннего перевозчика. Если товар перевозит продавец, достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12 и товарно-транспортной накладной по форме 1-Т, а если сам покупатель — достаточно только ТОРГ-12 (письмо ФНС России от 21.03.12 № ЕД-4-3/4681@). Хотя обе формы накладных с 2013 года можно заменить собственными формами.

Задание 1. Ниже приведен образец документа «Товарная накладная». Требуется выделить обязательные и необязательные реквизиты документа. Задание 2. Чем рискует компания в случае ошибки в «опасном» реквизите либо потере товарной накладной? Задание 3. Чем рискует компания, которая в своей учетной политике на очередной календарный год утвердит новые формы первички, т.е. не будет придерживаться правила 3? Например, введена новая формановая форма товарной накладной.

Товарная накладная любого вида и формы подтвердит расходы

К реквизитам товарной накладной у налоговиков много претензий. Любой дефект ревизоры используют как повод снять расходы и вычеты НДС. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты.

Безопасные реквизиты

Поставщики получили право использовать накладную свободной формы. Из-за этого больше нет претензий, что при продаже надо оформлять именно форму ТОРГ-12. Компании вправе исключить из своего бланка печать. А сам документ можно назвать как угодно (товарная накладная, накладная на отгрузку товаров и т. п.).

Опасные реквизиты

Сведения о поставщике, покупателе, дата, количество и стоимость товара, подписи сторон — опасные реквизиты. В накладной обязательны лишь визы сотрудников поставщика (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Но, как мы выяснили, в ФНС считают, что обязательны и подписи второй стороны, которая получила товар.

На простой форме товарной накладной мы показали все обязательные реквизиты. Даже такая упрощенная форма, если она поступила от контрагента, может подтвердить расходы. Но опасные точки из нашего примера применимы и к унифицированной накладной ТОРГ-12, ведь в ней содержатся те же обязательные реквизиты.

Задание 4. Поставщик оформил товарную накладную без подписи главбуха. Вправе ли покупатель на основании этого документа списать расходы на приобретение товара? Обычно так говорят, когда имеют ввиду "списать на расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль", другими словами списать на затраты, списать на счета учета затрат, включить в себестоимость. Это могут быть расходы на сырье и материалы для производства продукции, расходы на содержание оборудования, расходы на канцтовары для управленческого персонала и другое. Но не все можно списать на затраты, бывают "расходы, не учитываемые при расчете налога на прибыль". Например, арендовало предприятие спортзал для своих работников, расходы предприятие несет, но включить их в себестоимость продукции нельзя. В таких случаях говорят: списать за счет прибыли, отнести на финансовый результат, "в расходы не брать!"

Решение. В унифицированной накладной по форме ТОРГ-12 есть такой реквизит, как подпись главбуха. Но такая подпись не входит в перечень обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). И если компания оформляет накладную на бланке собственной формы, то подпись главбуха необязательна. Следовательно, списание расходов будет правомерным без подписи главбуха.