Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или города), он устанавливается для организаций, имеющих на это право;
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации.
На общих бланках указываются трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа. Кроме того, на общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих
реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле.
Национальном и русском языке на одном уровне продольного бланка. Как правило, слева печатают реквизиты на национальном языке, справа – на русском.
Все бланки должны иметь поля не менее:
- левое – 20 мм;
- верхнее – 20 мм;
- правое – 10 мм;
- нижнее – 20 мм;
Бланки предприятия могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать при создании конкретного документа.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами, копировальным оборудованием. Поэтому бумага для бланков должна быть качественной, соответствовать требованиям по плотности – 80 г/м2 до 200 г./м2 и по белизне – 88% до 98 %.
Бланки конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ”ПРИКАЗ”, “РАСПОРЯЖЕНИЕ” и т. п.
Существуют два варианта расположения реквизитов на бланках продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в левой верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т. к. правый верхний угол используется для указания адресата. Угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или на английском языке.
На бланках организаций субъектов РФ, имеющих свой национальный язык в качестве государственного реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) оформляются на бланках.
Бланк письма содержит реквизиты:
- государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города) устанавливается для организаций, имеющих на это право;
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- код организации по ОКПО (общероссийскому классификатору предпри ятий и организаций;
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации;
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты, WED-страницы в Интернет, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).
На бланке письма указываются трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например: ____ №_____; На №_____ от ______.
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле:
КОМПАНИЯ ”ЛУЧ” Закрытое акционерное Общество
_________2000г. №__________
Общий бланк
ОАО “ДИАЛОГ” (компьютеры и компьютерные системы)
Россия, 107082, Москва Рубцовская наб., 23
Тел. (095) 263 99 46 Факс (095) 267 53 62
e-mail:mav @ office.dialog.ru WWW:HTTP//www.dialog.ru ОКПО 04314569
________________№_____________
На №___________об _____________
