Архивное хранение электронных документов
Методические рекомендации
Минск 1998
СОДЕРЖАНИЕ
Введение.................................................................................................................... 4
1 Назначение и область применения......................................................... 6
2 Особенности электронных документов............................................... 7
2.1. Воспроизведение электронных документов..................................................... 8
2.2 Структура электронных документов................................................................... 8
2.3. Критерии аутентичности электронных документов........................................ 9
2.4 Сохранение электронных документов во времени......................................... 11
3 Обеспечение сохранности и доступности электронных документов в организациях..................................................................................................................................... 13
3.1 Общие требования.............................................................................................. 13
3.2 Планирование жизненного цикла ЭД............................................................... 14
4 Выбор оптимальных форматов файлов электронных документов 16
4.1 Характеристика проблемы................................................................................. 16
4.2 Текст...................................................................................................................... 17
4.3 Электронные таблицы........................................................................................ 23
4.4 Базы данных....................................................................................................... 23
4.5 Графика................................................................................................................. 25
4.6 Звук....................................................................................................................... 29
4.7 Видео.................................................................................................................... 30
4.8 Вопросы компрессии данных............................................................................. 31
5 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве и передача в государственный архив................................................................................ 32
Приложение........................................................................................................... 35
Термины и определения................................................................................... 44
Перечень сокращений...................................................................................... 48
Перечень литературы......................................................................................... 49
Введение
В результате интенсивного применения информационных технологий во всех областях деятельности общества, на предприятиях, в ведомствах, учреждениях и организациях во все больших масштабах накапливаются массивы данных на машинных носителях - электронные документы, которые содержат научно-техническую, производственную и управленческую информацию.
Однако до сих пор не существует единого представления о том, что такое электронные документы. Иногда под ними понимают только электронные версии отчетов, писем, платежных поручений, квитанций и другие унифицированные формы текстовых документов, созданные с помощью текстовых процессоров или сканеров, а также полученные посредством электронной почты. Это понятие приемлемо для систем делопроизводства, но оно не включает такие продукты информационных технологий, как базы и банки данных, проектная, конструкторская документация, звуковые файлы, видеофильмы, Web-страницы Internet и другие.
Следует учитывать также, что не всякая совокупность машиночитаемых данных может считаться документом. Согласно словарю архивной терминологии, изданному Международным советом архивов в 1988 г., под документом понимается сочетание носителя и записанной на нем информации, имеющей доказательную или справочную ценность [1]. Согласно Закону Республики Беларусь «Об информатизации» документ (документированная информация) определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Именно наличие этих реквизитов превращает набор данных в документ, а их утрата превращает документ в случайный фрагмент информации, подлинность которой невозможно проверить.
Под электронным документом (ЭД) далее понимается идентифицированная информация, записанная на машинный носитель. В свою очередь под машинным носителем информации понимается материальный носитель, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной техники, а также комплексируемых с ними устройств.
Одна из главных проблем, связанная с ЭД, заключается в создании официальных, подлинных, воспроизводимых электронных документов, пригодных для сохранения во времени.
Необходимость сохранения доступа к ЭД, обладающим долговременной ценностью, и их воспроизведения не только на стадии оперативного обращения, но и архивного хранения требуют согласованных действий организаций и архивов в этом направлении.
При создании и оперативном обращении ЭД разработчики часто не задумываются о структуре и форматах файлов данных ЭД, так как документы функционируют в рамках конкретных информационных систем. В случае выхода из оперативного обращения, ЭД уже через несколько лет могут стать либо полностью недоступными в рамках новых информационных технологий, либо доступ к ним окажется слишком дорогим. В качестве примера можно привести судьбу первого поколения ЭД, в свое время созданных и используемых с помощью ЭВМ класса БЭСМ и ЕС-ЭВМ. По мере выхода таких ЭВМ из эксплуатации оказались утраченными все данные, не переведенные сразу же в новые форматы и на носители последующих поколений.
Для документов, предназначенных для архивного хранения, первостепенное значение имеет возможность их воспроизведения, открытость форматов данных для преобразования в более современные форматы, а также наличие дополнительной информации: сведений о месте, времени и обстоятельствах их создания, описания структуры и форматов данных, способа визуализации и т. п. Эти метаданные должны храниться вместе с ЭД. В необходимых случаях должно сохраняться также уникальное программное обеспечение, необходимое для воспроизведения ЭД.
1 Назначение и область применения
Данный документ содержит методические рекомендации по обеспечению сохранности и доступности ЭД на стадии архивного хранения, т. е. после того, как они вышли из оперативного обращения. А для этого требуется, чтобы необходимые меры были приняты уже при проектировании или внедрении информационной технологии, автоматизированной системы или прикладного программного обеспечения[1], предназначенных для создания и обращения ЭД. Именно тогда должны быть определены требования к форматам файлов данных, передаваемых на хранение ЭД, и составу сопроводительных документов (метаданных), обеспечивающих учет, аутентификацию и воспроизведение ЭД.
Пользователями Рекомендаций могут быть предприятия, ведомства, учреждения и организации Республики Беларусь, создающие, использующие и передающие на государственное хранение ЭД, а также ведомственные и государственные архивы, осуществляющие их хранение.
Рекомендации разработаны Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД), Государственным научно-производственным предприятием «Агат-Систем» (ГНПП «Агат-Систем») и Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).
При разработке Рекомендаций использованы проектные решения ГНПП «Агат-Систем» по созданию автоматизированной информационной системы архива электронных документов и нормативно-методические документы, разработанные БелНИИДАД: “Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь" и “Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение”, а также публикации, указанные в списке литературы.
При использовании материалов Рекомендаций ссылка на документ обязательна.
2 Особенности электронных документов
Электронные документы создаются в среде информационных технологий.
К наиболее распространенным информационным технологиям относятся:
- текстовые процессоры;
- графические редакторы;
- системы управления базами данных;
- электронные таблицы;
- гипертекстовые системы;
- системы записи и воспроизведения аудио и видео данных;
- мультимедиа системы и другие.
Информационные технологии поддерживают определенную инфраструктуру хранения данных на основе различных способов организации данных: текстовые и графические файлы, базы данных, электронные таблицы, аудио и видео данные, мультимедиа данные, гипертексты.
К специфическим характеристикам электронных документов, отличающим их от традиционных бумажных документов, можно отнести:
- кодирование информации и недоступность ее человеческому восприятию без специальных технических и программных средств, обеспечивающих ее воспроизведение;
- отсутствие жесткой привязки к определенному носителю информации и возможность быть зафиксированными на носителях различных типов;
- наличие физической и логической структуры;
- зависимость от информационных технологий, со временем технологически устаревающих и исчезающих из обращения по мере постоянно совершенствующихся и изменяющихся технических и программных средств, и связанная с этим вероятность утраты доступа к ЭД даже при сохранности физического носителя.
Воспроизведение электронных документов
Для воспроизведения электронных документов необходимо иметь соответствующие программные и технические средства, которые позволили бы не только выполнять правильные преобразования данных, но и обеспечили бы контроль достоверности информации.
Если для воспроизведения ЭД требуются специфические технические средства (определенный тип процессора, дисковода, монитора, звуковоспроизводящего устройства и т. п.), такие ЭД являются аппаратно-зависимыми.
ЭД, для воспроизведения которых требуется специфическое программное обеспечение (определенная операционная система, текстовый или графический редактор и т. п.), являются программно-зависимыми.
Очевидно, что ЭД, предназначенные для длительного хранения, должны быть как можно менее зависимы от конкретных программных и технических средств, а в идеале – быть программно и аппаратно независимыми. Постепенное достижение этой цели возможно при появлении и использовании информационных технологий, соблюдающих стандарты ISO.
