Займенник - це самостійна частина мови, яка узагальнено вказує на предмет, ознаку, кількість, але не називає їх.
Отже, з-поміж усіх частин мови займенник вирізняється способом репрезентації (вказівність). У мовленні він дублює іменники, прикметники, числівники. Співвідносячись з названими класами слів, займенник має властиві тільки йому семантичні ознаки та синтаксичні функції.
Специфіка семантики займенників полягає в опосередкованості їх лексичного значення, тобто лише в сфері мовлення вони наповнюються конкретним змістом. З огляду на це займенники використовують тільки у відповідному контексті, у зв'язку з конкретною ситуацією, яка дає змогу визначити обсяг їх значень. Закріпленість займенників за ситуативною предметністю мовлення визначає їхнє основне функціональне призначення - текстотвірне, тобто займенники можуть замінювати назви предметів, присудки, навіть цілі речення і виступають засобом розгортання та встановлення змістових зв'язків у тексті, напр.: Це місто - монстр. Воно себе пасе. Воно не знає, де його коріння (Л. Костенко). У такий спосіб вони сприяють скороченню елементів тексту, конденсації висловлювання.
Кількість займенників у лексичному складі сучасної української літературної мови обмежена, але частота їх вживання дуже висока. Без допомоги займенників важко уявити собі процес побудови речення, хоча, звичайно, їх нагромадження без відповідного словесного оточення утруднює розуміння тексту.
За значенням займенники поділяють на дев'ять розрядів:
1. Особові - займенники, які вказують на особи: перша особа - мовець або група осіб, до яких входить мовець (я, ми); друга особа - співрозмовник, адресат мовлення або група осіб, до складу якої входить співрозмовник (ти, ви); третя особа - особа або особи (конкретний предмет, абстрактне поняття), які не беруть участі у розмові, але про які йдеться у комунікативному акті (він, вона, воно, вони).
2. Зворотний - це займенник, який вказує на кого- або що-небудь, що є об'єктом, адресатом власної дії, процесу або стану суб'єкта. Основним репрезентантом зворотності виступає займенник себе. Йому не властива форма називного відмінка, оскільки вказує на виконавця / виконавців зворотної дії, які позначені особовими займенниками, напр.: Я (ти, він) впевнений в собі. Лише в контексті виявляється числове протиставлення через поєднання з узгоджуваними формами дієслів, напр.: Я бачу себе /Ми бачимо себе.
У формі давального відмінка собі може втрачати самостійність лексичного значення та синтаксичної функції і переходити до розряду часток. Вживаючись при дієсловах, а також інших словах, які виступають у ролі присудка, наголошує, що дія відбувається вільно, незалежно. Функціонує переважно у текстах, що мають розмовний характер, напр.: А братія мовчить собі, витріщивши очі (Т. Шевченко).
Використання цього займенника в усному діловому мовленні пом'якшує категоричність наказу, напр.: Не беріть собі до серця!
У складі виразу нічого собі передає значення "досить добре, непогано" або "такий, як треба; досить добрий, непоганий", напр.: Він хлопець нічого собі! З виразним оцінним значенням, що супроводжує захоплення та здивування, звучить вираз Нічого собі! у радіопередачі про незвичайні історії та події.
3. Присвійні - вказують на належність (або стосунок) предмета особі: першій (мій, наш), другій (твій, ваш), третій (їхній, його, її, їх), першій, другій і третій особі (свій), напр.: Фірма постійно планує свою діяльність.
Із сукупності присвійних займенників вирізняється група його, її, їх, якій характерна омонімічність з формами родового відмінка особових займенників він, воно, вона, вони. Таким чином, їхня присвійність виражається синтаксичною позицією, на відміну від займенника їхній (їхня, їхнє, їхні). З метою уникнути двозначності в текстах ділового мовлення перевагу слід надавати займеннику їхній для вираження значення присвійності, пор.: їх запрошення і їхнє запрошення, їх вибір і їхній вибір9.
4. Вказівні - стосуються широкого діапазону ознак (кількості) предмета (цей, той, такий, стільки), тобто спроможні замінити широке коло співвідносних з ними прикметників або числівників, напр.: Річний звіт включає такі форми.
Супроводжувальною функцією займенників цей, той є вказівка на просторову та часову близькість, напр.: у цьому будинку-у тому будинку, ця конференція-та конференція. Для окреслення часового проміжку, позначеного іменником рік, використовують слова цей і минулий, пор.: цього року і минулого року.
Під впливом діалектного оточення можлива підміна форм - займенник той вживають у значенні "цей", а його функцію виконує діалектний займенник тамтой.
5. Означальні - пов'язані з вираженням кількісно-означальних значень (сам, самий, весь, усякий, кожен (кожний), жоден (жодний), інший).
Займенник сам, самий (сама, саме, самі) вказує на виокремлення особи чи предмета, які виконують дію самостійно, без сторонньої допомоги, напр.: Він самрозв'язав цю задачу.
Інше значення "крайня просторова або часова межа" виражає займенник сам, самий (сама, саме, самі), що має наголос на першому складі, напр.: Край дороги гне тополю до самого долу (Т. Шевченко).
У формі середнього роду саме займенник може виконувати роль частки і підсилювати значення часу, причини, напр.: саме тому не прийшов; саме тоді не прийшов.
Високою частотою вживання в діловому мовленні відзначається займенник інший, напр.: інші види діяльності, кредити банків та інших кредиторів, інші джерела фінансування, придбання майна іншого підприємства. Він вказує на предмет чи особу, виражаючи відокремлення, відмежування його від подібних йому або раніше названих, напр.: Фірма здійснює реалізацію продукції, інших матеріальних цінностей.
Синонімічними є займенники кожен (кожний) і всякий (усякий, всяк), які виражають значення "виділення окремого із сукупності", тобто виконують функцію розділовості, напр.: Ми оцінюємо роботу кожного на основі його вкладу в загальний результат; Ми є прибічниками компетентної роботи кожного з нас на всіх рівнях; Кожен думай, що на тобі міліонів стан стоїть, що за долю міліонів мусиш дати ти отвіт (І. Франко); / кожен з нас те знав, що слави нам не буде, ні пам 'яті в людей за сей кривавий труд (І. Франко). До речі, з двох паралельних форм означального займенника кожний і кожен в офіційно-діловій мові перевага надається повній формі кожний.
6. Питальні - використовують для вираження питання про істот та предмети-неістоти чи невласне-предмети (дії, стани) - хто? що?; ознаку предмета (якість, властивість чи належність) -який? чий?; кількість (предметів, явищ) чи порядок їх при лічбі - скільки? котрий?
Займенники хто? що? неозначено вказують на одну особу (предмет) чи кількох осіб, пор.: Хто ти такий? Хто ш такі? Що приніс? Морфологічною ознакою їх є координація у ролі підмета з присудком: питальний займенник хто? вимагає дієслівної форми чоловічого роду, а займенник що? - дієслівної форми середнього роду, пор.: Хто приїхав? Що впало? Залежні слова прикметникового типу словозміни допомагають виявити ознаки чоловічого і жіночого роду та ознаки числа займенника хто?, напр.: Хто такий? і Хто така? Хто такі?
7. Відносні - займенники, які виконують роль сполучних слів у складнопідрядному реченні (хто, що, який, чий, котрий, скільки).
Для займенників хто, що найтиповішою є функція зв'язку підрядного речення з головним, в якому наявні співвідносні займенники той, такий, кожний, все, напр.: Відповідати буде той, хто вчинив злочин; Треба займатися тим, що приносить прибуток.
Рідше ці займенники можуть стосуватися також іменника в головному реченні, приєднуючи підрядне означальне речення, напр.: Сума коштів, що надійшла на банківський рахунок; Треба залучити працівників, у кого є досвід роботи. Власне атрибутивні відношення між частинами складнопідрядного речення передають займенники який, чий, котрий, пор.: Договір складено в двох примірниках, які мають однакову юридичну силу; На кожний сорт і артикул товару. котрому визначено окрему ціну, відкривають окремий аналітичний рахунок.
8. Заперечні - узагальнено вказують на весь клас істот та неістот, абстрактних понять та ознак, на які поширюється заперечення, на їх відсутність (ніхто, ніщо, ніякий, нічий, нікотрий, ніскільки). Вони виступають другою формою вираження заперечення при основному запереченні, що здійснюється за допомогою частки не, напр.: Ніхто не промовив ні слова.
Заперечні займенники ніхто, ніщо у формі нікого, нічого вказують на відсутність суб'єкта, об'єкта, адресата, знаряддя дії в безособовому реченні, напр.: Нікому передати досвід; Нічого було втрачати. В текстах ділових паперів практично не використовуються.
9. Неозначені - вказують на невизначеність особи, предмета, кількісного їх вияву чи ознаки. Специфічних значень невизначеності надають займенникам цього розряду частки де-, аби-, -сь, будь-, -небудь, хтозна-, казна-, які приєднуються до займенників хто, що, який, чий, котрий, скільки, напр.: дехто, дещо, деякий, декотрий, абихто, абищо, абиякий, абикотрий і под.
Використання неозначених займенників у текстах ділового та наукового стилю обмежене. Звичайно, окремі з них беззастережно функціонують у професійному мовленні, напр.: дехто з учасників, деякі фірми, будь-який час. Однак займенники, в структурі яких є частки аби-, казна-, хтозна-, вживають лише в розмовній мові.
У багатьох випадках значення займенників переймають інші частини мови, зокрема прикметники. Неозначений займенник деякий замінюють прикметниками окремий, певний, напр.: в окремих випадках, певний час,
У текстах ділового мовлення існують застереження щодо використання окремих займенників з огляду на їх змістове наповнення чи стилістичне забарвлення, зокрема:
1. Займенник Ви у стосунку до однієї особи вживають в усному та писемному діловому мовленні для висловлення поваги, пошани, ввічливості до особи, якій минуло 16 років, до осіб, старших за посадою.
У документах (заява, доповідна записка, пояснювальна записка, наказах, розпорядженнях, ділових листах та ін.) намагаються уникати особових займенників, напр.: Прошу дозволити (звільнити, допустити); Доводжу до Вашого відома; Наказую; Пропоную; Нагадуємо; Надсилаємо; Повідомляємо.
2. У присутності тих, про кого йде мова, не слід вживати займенники він, вона. Краще у такій ситуації назвати особу на ім'я чи на ім'я та по батькові або використати слова пан, добродій.
3. У діловому мовленні часто використовують займенник ми, коли хочуть уникнути категоричності тону, пом'якшити наказ, прохання, напр.: Ми повинні дбати про авторитет нашої фірми. Замінюють займенник я на авторське ми в науковому стилі з метою залучити слухача (читача) до участі в міркуваннях, напр.: У процесі дослідження ми прийшли до таких висновків. Особливого забарвлення набуває займенник ми у мові лікаря, за допомогою якого він наближає себе до пацієнта, напр.: Як ми себе почуваємо?
4. Присвійний займенник свій не вживають, якщо він дублює наявне у тексті слово, наприклад, прикметник власний, який набув у сучасній українській літературній мові значення "свій", наприклад, свій власний дім, але Він перетинається у своєму функціонуванні з... або Це випадок з власної практики.
5. Потрібно уникати форм орудного відмінка особових займенників для називання суб'єкта дії, напр.: ми запропонували або було запропоновано замість нами запропоновано; ви довели або було доведено замість вами доведено.
