Синтаксис (від грец. suntaxis - побудова, устрій, зв'язок) - це розділ граматики, що вивчає будову і значення словосполучень та речень, способи зв'язку слів у словосполученні й реченні.
Завдяки дотриманню синтаксичних норм досягається стрункості викладу, чіткості і логічності тексту. Основні синтаксичні норми - це прямий порядок слів, правильна побудова однорідних членів речення, точність у поєднанні словосполучень зв'язком керування, правильна координація присудка з підметом, нормативне вживання дієприслівникових зворотів, непрямої мови.
Правила й закони ділового мовлення торкаються й побудови тексту. Характер побудови тексту у писемному діловому мовленні має свої особливості.
У діловій документації переважає розповідна форма викладу, адже стиль нейтральний, беземоційний, стандартизований. Речення вживаються і прості, і складні за структурою. Одна з основних вимог до речень будь-якого типу у діловому мовленні - "чітко і містко виражати значний за обсягом і складний за змістом матеріал. Речення має бути цілісним і передавати інформацію в усій складності залежностей і зв'язків"1. У складносурядних реченнях сполучники, які врегульовують ці зв'язки, єднають (/ (й), та (у значенні і), не тільки...а й), зіставляють, протиставляють (а, але, та (у значенні але), зате, проте, однак), розділяють (або, чи, хоч), у складнопідрядних відтворюють різноманітні змістові відношення: причинові, наслідкові, умовні, допустові, означальні, місця, часу, мети (через те що, оскільки, якщо...то, для того щоб, незважаючи на те що, перш ніж, після того як, коли, який) та ін. Реалізація усієї системи цих зв'язків робить мовлення логічно довершеним, чітким, послідовним, несуперечливим.
Для логічно послідовного викладу застосовують певні скріпи, які допомагають поєднувати компоненти думки. Цю роль можуть виконувати вставні слова (по-перше, по-друге, отже, таким чином, як відомо, як зазначалось та ін.), початкові займенникові зв'язки (цей, такий, той), синтаксичні конструкції з початковими "канцелярськими прийменниками" (у зв 'язку з, відповідно до, незважаючи на), дієприслівникові звороти (Беручи це до уваги..., Взявши до відома..., Відповідаючи на ваш запит...) тощо. Поєднані у "ланцюжки", тісно пов'язані за смислом і граматично речення творять абзаци. Виділення абзаців, правильна рубрикація, перелік, система пунктуаційних знаків стандартизують текст, роблять його структуру чіткою і зрозумілою.
Дієприслівникові (та дієприкметникові) звороти надають діловим документам стислості. Дієприслівникові звороти є засобом передачі дії, що відбувається у зв'язку з іншою дією, вони часто допомагають поєднати за змістом сусідні речення, цілі абзаци. Обов'язковою умовою вживання дієприслівникових зворотів є те, що дві дії, одна з яких виражена дієсловом-присудком, а інша дієприслівником, має здійснювати одна особа. Наприклад, правильно: Взявши за основу ці критерії, усі підприємства поділимо на такі групи...; неправильно: Зважаючи на світовий досвід, основою реформування системи оплати праці в Україні мусить бути бюджет прожиткового мінімуму. Отже, при використанні дієприслівникових зворотів можуть виникнути помилки: 1) у безособових реченнях, коли діяч - додаток, виражений формою давального відмінка, напр.: Мені треба написати реферат, зібравши матеріал якнайшвидше; 2) у пасивних конструкціях, коли суб'єкт дії присудка і суб'єкт дії дієприслівника не збігаються, напр.: Закінчивши університет, мене призначили на посаду програміста; 3) у ролі однорідних поєднуються дієприслівниковий зворот і підрядне обставинне речення, напр.: Доводячи ціни на енергоносії до рівня їхньої реальної вартості і для того, щоб стимулювати економію енергії, уряд реалізує...
Паралельні конструкції - це функціонально близькі між собою, але різні за граматичною структурою конструкції, що можуть взаємо замінюватися як синонімічні. Паралельними конструкціями є особові й безособові речення, активні й пасивні звороти мови, дієприкметниковий зворот і підрядне означальне речення, дієприслівниковий зворот і підрядні обставинні речення та ін. У їх вживанні потрібно зважати на відповідність стилю" контексту чи формі документа. Наприклад, безособові речення часто використовують у рапортах, повідомленнях, інструкціях, де важливо наголосити на дії: Завдання виконано; Заходів вжито.. Щодо використання активних і пасивних синтаксичних структур, то поширена така думка: пасивний стан вживають тоді, якщо факт здійснення дії має більше значення, ніж вказівка на особу, то вчинила дію (Оплата гарантується), активний - коли важливою є вказівка на особу і треба конкретизувати думку. Варто частіше надавати перевагу активним конструкціям, оскільки вони є природними для української мови.
Порядок слів - це властиве мові взаємне розміщення членів речення при певній смисловій структурі висловлювання. Він зумовлений граматичною будовою мови, закріплений літературною традицією. Українська мова допускає відносно вільний, гнучкий порядок слів у реченні. Існує порядок слів прямий і зворотний (інверсія).
Однією з особливостей побудови речення в офіційно-діловому і науковому стилі мови є прямий порядок слів. Він виражається у таких позиціях головних і другорядних членів речення:
· підмет стоїть перед присудком: Інфляція стала невід 'ємною ознакою економіки в XX ст.; Праця, земля і капітал - основні фактори виробництва;
· узгоджене означення, виражене займенником, прикметником, порядковим числівником, дієприкметником, стоїть перед означуваним словом: особливості інфляційних процесів у перехідних економіках; Національні економічні системи функціонують у конкурентному довкіллі;
· неузгоджене означення (виражене іменником, неозначеною формою дієслова, прислівником та ін.) вживається після означуваного слова; доходи від вибору ресурсозбереження; чинники успіху; угода про позики; бажання працювати, робота вручну;
· додаток займає позицію після слова, яке ним керує: Розгляньмо докладніше проблему оподаткування ділових фірм; Соціологія може надати значну допомогу службі зайнятості;
· обставини вживаються довільно: Упродовж 1991-1996рр. суттєво зменшилася інвестиційна активність в Україні; Українська економічна наука як самостійне явище вивчена лише фрагментарно;
· місце вставних слів і словосполучень залежить від того, що саме треба виділити. Вставні слова на початку речення стосуються усього речення, усередині - того слова, що стоїть після них. Вставні слова вказують на сказане раніше, служать для пояснення окремих слів і словосполучень, відсилають до джерел, допомагають висловити ступінь вірогідності тощо, напр.: Як було зазначено, особливістю інфляції у перехідних економіках є Ті надмірно високі темпи; Як відомо, перехід від економіки з централізованим плануванням до ринкових відносин - процес непростий і болісний; Письменник - це, вважай, ціла галактика зі своїми магнітними бурями, супутниками, періодами неспокійного сонця (Б. Олійник).
Чи змінюється зміст речення зі зміною порядку слів? До прикладу вільно поміняємо місцями члени речення: Я розповім вам усе. Усе я вам розповім. Вам я все розповім. Кожне речення є внутрішньою парадигмою однієї конструкції, але змінюється інтонація, смисловий наголос. Вибір мовцем того чи іншого порядку слів залежить від умов спілкування, мети і змісту висловлювання, структури думки, того, що саме вважає мовець основним у комунікативному плані, контексту тощо.
Порядок слів належить і до таких стилістично-синтаксичних категорій, з якими найчастіше пов'язують змістову чіткість, виразність, стилістичну тональність фрази. Початковий рядок Шевченкового вірша Реве та стогне Дніпр широкий - постраждав би, якби ми впорядкували члени речення: Широкий Дніпр реве та стогне. Початкова і кінцева позиції слів у реченні надзвичайно виграшні. До речі, у ділових текстах, вважають, інформаційна роль порядку слів зростає ближче до кінця речення, напр.: У секторі підприємництва в Англії щорічно створюються сотні тисяч нових робочих місць.
Отже, інверсія має бути підпорядкована певній меті, найчастіше -надати ваги якомусь слову, напр.: Порожніми балачками переповнений світ; Силою і примусом, грубістю і погрозами можна підкорити собі інших, але це буде вдаваний успіх; Поліпшити якість використання інформаційних систем у повсякденній практиці економіста можуть і зобов язані вищі навчальні заклади.
Деколи інверсія шкодить логіці викладу, тоді вона стає неможливою, а саме:
а) якщо підмет і прямий додаток перебувають дуже близько один від одного і мають однакове формальне граматичне вираження, напр.: Радість дає знання; Гнів викликав біль; День змінює ніч; Вчинок зумовлює слово;
б) у так званих реченнях тотожності, напр.: Мій батько -лікар (Лікар-мій батько); Його мрія -літати (Літати - його мрія); Вчитися
- це шукати (Шукати - це вчитися).
Порядок слів може стати засобом привернення або утримання уваги слухачів під час ділової бесіди чи публічного виступу, адже зміна взаєморозташування слів змінює логічний наголос у висловлюванні.
