Совокупность организационных, методических и технических приёмов и навыков работы формирует контрольно-ревизионный процесс.
Ревизия представляет собой метод последующего периодического контроля, документальное или фактическое исследование целесообразности и законности действий должностных лиц строительной организации. При ревизии изучают только совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.
Основные задачи контрольно-ревизионной работы:
1) проверка сохранности имущества, законности и эффективности хозяйственных операций строительной организации;
2) выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по их предупреждению;
3) проверка исполнительной дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала строительной организации;
4) исследование системы внутреннего контроля, выявления её узких мест и повышения её эффективности.
Основными принципами проведения контрольно-ревизионной работы являются:
1) внезапность: ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий;
2) активность: медлительность в ревизии часто позволяет скрыть нарушения (оформить соответствующие документы, завезти и вывезти стройматериалы, оприходовать неучтенные строительные машины и механизмы и т.д.)
3) непрерывность: начатые ревизионные действия должны вестись непрерывно до полного объяснения обнаруженных факторов, возмещения выявленного ущерба, привлечение виновных к ответственности;
4) обоснованность: вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документировано обоснованы, что предполагает проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание;
5) гласность: результаты ревизии обсуждаются с руководством строительной организации.
Подготовка и планирование ревизий.
Контрольно-ревизионная работа строительной организации, как правило, включает в себя следующие этапы:
1. Подготовка членов контрольно-ревизионной группы к предстоящей ревизии: изучение документов по объекту ревизии (сметный проект объекта строительно-монтажных работ, бухгалтерская финансовая и статистическая отчетность, акты предыдущих проверок, материалы о специфике деятельности проверяемого объекта).
2. Разработка программы, плана ревизии, инструктаж членов ревизионной бригады.
3. Организация и непосредственное проведение ревизии на объекте:
1) предъявление руководству строительной организации полномочий на проведение инвентаризации денежных средств, материальных ценностей и расчётов;
2) проверка обеспечения сохранности и обследование объектов.
4. Документальная проверка операций в соответствии с программой ревизии.
5. Оформление результатов ревизии (составление акта, выводов и предложений).
6. Реализация материалов ревизии (обсуждение и утверждение материалов ревизии и решений по ним).
7. Организация контроля за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.
Планирование ревизии осуществляется по этапам. Выделяют два основных этапа:
1. Разработка программы
2. Разработка плана
Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть: руководство организации, собственник организации, Совет директоров, государственные органы.
Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая основывается на действующем инструктивном материале и опыте, накопленным ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.
В разделе «Цель ревизии» формируется главная задача проверки, например, проведение и анализ контрольных обмеров выполненных строительно-монтажных работ. Это необходимо для анализа затрат на объекте, где имеют место перерасходы заработной платы, строительных материалов, систематическое невыполнение планов выполнения строительно-монтажных работ, наличие больших объемов незавершенного производства и т.п. Здесь же перечисляются объекты строительно-монтажных работ.
В разделе «Вопросы, подлежащие проверки» перечисляются направления проверки на объекте. Например, могут быть перечислены строительные материалы, кадровый состав работников и их квалификация, строительные машины и механизмы, и другие составляющие.
В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержатся перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия проживания.
В разделе «Сроки и место исполнения» указывается время начала и окончание ревизии, промежуточные контрольные сроки, месторасположение объектов ревизии.
В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к ее проведению. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющий допуск конфиденциальной информации.
В разделе «Формы документов оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, формы итогового акта ревизии.
Полная, правильно составленная программа ревизии на объектах строительной организации концентрирует внимание проверяющих на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. позволяет проверяющему быть более предметным.
Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов и случайному выявлению нарушений.
На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике строительной организации. Как правило, он составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками:
1. Действенность – в плане должны содержаться точные указания исполнителей и сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.
2. Конкретность – вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизуются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителя. Например, программой предусмотрено проверить объем и качество выполненных строительно-монтажных работ. Вопрос программы в плане в самом общем виде может быть детализирован следующим образом:
Проверить:
1. Сводную ведомость объемов и стоимости выполненных строительно-монтажных работ по объекту на основании документов;
2. Обоснованность полученных средств за выполненные работы;
3. Правильность применения расценок, поправочных коэффициентов, норм накладных расходов; включения в стоимость выполненных работ расходов, которые не относят к строительно-монтажным работам (приобретение оборудования, не требующего монтажа, выплаты за выслугу лет и др.), выполнения работ на неплановых объектах или не имеющих проектно-сметной документации;
4. Выявить завышения объемов работ оформляют промежуточным актом (справкой);
5. Правильность оплаты выполненных работ по конструкциям, обмер которых затруднен, проверяют по рабочим чертежам и спецификациям при условии установки конструкций в проектное положение. Кроме того, используются имеющиеся на стройке первичные документы (наряды на оплату труда, сменные рапорты), подтверждающие факт выполнения работ;
6. Объемы закрытых работ (фундаменты, конструкции пола, автомобильные дороги, траншеи с вложенными в них трубопроводами и др.) проверяют на основании актов на скрытые работы. В случае отсутствия на стройке таких актов объем выполненных работ определяют по рабочим чертежам, а при необходимости могут затребовать от генерального подрядчика раскрытия работ за его счет;
7. Если при контрольном обмере в расчетных документах выявлен перерасход строительных материалов (металла, сборного железобетона, труб и других материалов и конструкций), то его относят к завышению стоимости выполненных работ. Аналогично отражают выявленный в процессе контроля брак в производстве.
3. Реальность – сопоставление плана с обеспеченностью людьми и материальными ресурсами. Например, нельзя провести контрольный обмер строительно-монтажных работ крупного объекта силами ревизующей группы без привлечения рабочих;
4. Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется и уточняется – выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни планом, ни программой.
2.4 Акт ревизии. Для обобщения результатов комплексной ревизии организации составляется акт, в котором отражаются выявленные в ходе ревизии недостатки в работе строительной организации и нарушения. Акт является юридическим документом, форма содержания его регулируется ведомственными документами. Однако, как правило, общими для всех актов ревизии является следующие особенности: обычно акт состоит из вводной и описательной частей, а при необходимости дополняется специализированными предложениями к акту.
Вводная часть содержит следующие реквизиты:
1) формулировка темы ревизии;
2) дата и место составления акта ревизии;
3) проверяемый период и сроки проведения ревизии;
4) указание того, кто в проверяемый период имел право первой подписи и является главным бухгалтером.
Указанная информация не является исчерпывающей и может содержать другие сведения, относящиеся к предмету ревизии.
Описательная часть состоит из разделов в соответствии с вопросами в плане ревизии. Выводы ревизора излагаются здесь на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных документами. В акте ревизии не должна даваться правовая и моральная оценка действий должностных и МОЛ, объем акта не ограничен, но ревизоры должны стремиться к разумной краткости изложения. Выявленные факты однородных массовых нарушений (например, по результатам проверки контрольных обмеров строительно-монтажных работ) группируется в ведомостях, прилагаемых к акту, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующее приложение. В этих случаях в прилагаемом к акту ревизии в перечне (ведомости) нарушений указывается:
1) проверяемый период;
2) дата и номер документа;
3) наименование нарушенного законоположения (статья, пункт);
4) содержание нарушений;
5) фамилия, инициалы и должность виновного лица.
Ведомость подписывается ревизующим и главным (старшим) бухгалтером ревизуемой строительной организации.
Приложение к акту ревизии может содержать промежуточные акты (акт выборочной инвентаризации ТМЦ и т.д.)
Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой строительной организации, а в необходимых случаях руководителем и главным бухгалтером, ранее работавшими в данной строительной организации, к периоду работы которых относиться выявленные нарушения.
При наличии возражений или замечаний по акту ревизии руководитель и главный бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью, и не позднее трех дней со дня подписания акта предлагают письменное объяснение. Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанный руководителем ревизионной группы, вручается руководителю проверяемой строительной организации под роспись с указанием даты получения. По просьбе руководителя проверяемой строительной организации, ему может быть дан срок для ознакомления с актом и его подписанием, но не больше пяти дней. В случае отказа должностных лиц проверяемой организацией подписать и получить акты ревизии руководитель ревизионной группы делает в конце акта запись об ознакомлении ревизионной организации с его содержанием и отказе от подписи и получении акта. В этом случае акт ревизии отправляется по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения.
