Підготовка описових статей для архівних довідників

2.1. Для забезпечення доступу до архівних документів архів створює вторинну документну інформацію у вигляді описових статей (описань) архівних довідників, призначених для пошуку документів та архівної інформації.

2.2. Укладання описових статей для архівних довідників здійснюють на рівнях: фонду (частини фонду), одиниці зберігання/одиниці обліку, архівного документа (фрагмента документа).

Відповідно до рівня описання застосовують способи описування:

подокументний – для окремого документа (фрагмента документа);

поодиничний – для окремої одиниці зберігання/одиниці обліку;

груповий – для груп архівних фондів, груп одиниць зберігання/одиниць обліку, комплексів, груп архівних документів.

2.3. За структурою описова стаття архівного довідника містить елементи, об’єднані в інформаційні зони.

Склад елементів описової статті визначає рівень описання.

Обов’язковими елементами для всіх рівнів описання є елементи ідентифікації одиниці описування.

2.4. Джерелами інформації для описування є інформація одиниці описування, інші архівні документи цього ж архіву, інших архівів, облікові документи, довідковий апарат, довідкова література.

2.5. Описова стаття на рівні фонду (частини фонду) включає такі елементи: пошукові дані фонду, назву фонду, дату документа фонду, кількість справ і/або кількість одиниць зберігання у фонді, історію/біографію фондоутворювача, історію зберігання і формування фонду, історію надходження документів до архіву, систематизацію документів фонду, анотацію документів фонду, відомості про експертизу цінності документів, поповнення складу документів фонду, умови правового доступу до документів фонду та копіювання документів фонду, мову інформації документів фонду, характеристику фізичного стану документів фонду, довідковий апарат до документів фонду, місце зберігання страхових копій та копій фонду користування, інформацію про документи, що споріднені з документами фонду, оприлюднення документів фонду, джерела інформації, правила або нормативи, використані під час описування, виконавця описування, дату(и) проведення описування.

2.6. Описова стаття для довідника на рівні одиниці зберігання/одиниці обліку повинна містити такі елементи:

пошукові дані одиниці зберігання/одиниці обліку, заголовок одиниці зберігання/одиниці обліку, дати документів одиниці зберігання/одиниці обліку, кількісні характеристики одиниці зберігання/одиниці обліку, носія(їв) інформації, систематизацію документів одиниці зберігання, короткий зміст одиниці зберігання/одиниці обліку, відомості про експертизу цінності документів, умови правового доступу до документів, умови, що регулюють відтворення (копіювання) документів, мову інформації документів, характеристику фізичного стану документів, місце зберігання оригіналів, місце зберігання страхових копій та копій фонду користування, інформацію про документи, споріднені з документами одиниці описування, відомості про оприлюднення документів, джерела інформації, правила або нормативи, методичні посібники, використані під час описування, прізвище, посаду укладача описання та дату(и) описування.

2.7. Описова стаття для архівного довідника на рівні документа (фрагмента документа) включає такі елементи:

пошукові дані документа, заголовок документа, дату документа, кількісні характеристики, носія(їв) інформації документа, назву утворювача(ів) документа, короткий зміст (анотацію) документа, умови правового доступу, умови, що регулюють відтворення (копіювання) документа, мову/графічну систему запису інформації документа, фізичний стан документа, включення інформації про документ до довідкового апарату, місце зберігання оригіналу документа, місце зберігання копій документа, споріднені документи, оприлюднення документів одиниці описування, елементи зони авторської інформації.

2.8. Описання усіх рівнів використовується для подальшого формування довідкового апарату архіву - укладання путівників, каталогів, інших довідників і баз даних.

Під час укладання архівних довідників враховуються не лише загальні вимоги до підготовки описових статей, а й особливості підготовки кожного типу та виду довідника.

 

Довідковий апарат архіву

3.1. Для забезпечення доступу до документів архів надає користувачам довідковий апарат.

3.2. Основними типами архівних довідників відповідно до їх цільового призначення є: опис справ (документів), архівний каталог, путівник, огляд, покажчик.

3.3. Обов’язковими елементами довідкового апарату архіву є описи, анотовані реєстри описів, путівник по фондах архіву, каталоги, бази даних, що виконують функції довідників.

Додатковими елементами довідкового апарату є: покажчики, огляди фондів (документів).

3.4. Під час створення довідкового апарату застосовують диференційований підхід до вибору методики укладання довідників, визначення елементів описання, складу та наповнення довідкового апарату, встановлення черговості робіт залежно від інформаційної важливості, характеру документів, інтенсивності і перспектив використання відомостей, що в них містяться, а також стану та складу наявного довідкового апарату до документів архіву.

3.5. Опис справ (документів) – тип архівного довідника, призначений для розкриття складу та змісту одиниць зберігання/одиниць обліку, закріплення їх систематизації та обліку.

Опис справ (документів) є базовим для створення інших типів довідників (путівників, каталогів, оглядів).

Описи укладають у діловодстві, архівних підрозділах юридичних осіб та в архіві на документи, що надійшли неописаними, а також під час перероблення неякісно укладених описів.

Довідковий апарат опису складають: титул, зміст, передмова, список скорочень, перевідні таблиці архівних шифрів (у разі перероблення описів), покажчики.

Удосконалення опису передбачає уточнення (редагування) заголовків одиниць зберігання/одиниць обліку (без зміни їх систематизації), укладання необхідного довідкового апарату до опису.

Перероблення опису в архіві включає комплекс робіт зі складання нового опису на заміну старого, що не відповідає вимогам обліку й пошуку інформації: вивчення одиниць зберігання/одиниць обліку із проведенням експертизи їх цінності, уточнення їх фондової належності, укладання або уточнення заголовків одиниць зберігання/одиниць обліку, визначення або уточнення крайніх дат документів, систематизація одиниць зберігання/одиниць обліку за новою схемою, укладання довідкового апарату до опису. До перероблених описів укладають перевідні таблиці шифрів одиниць зберігання/одиниць обліку.

Описова стаття опису містить такі обов’язкові елементи описання: пошукові і довідкові дані, заголовок одиниці зберігання/одиниці обліку, носія інформації, анотацію документів одиниці зберігання/одиниці обліку; відомості про умови доступу, наявність копій страхового фонду та фонду користування.

3.6. Архівний каталог - тип архівного довідника, в якому вторинну документну інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації документної інформації.

Залежно від обраної схеми побудови каталоги поділяють на систематичні, тематичні та їх різновиди (каталоги з історії установ, адміністративно-територіального поділу тощо), предметні та їх різновиди (іменний, географічний, об’єктний тощо).

Сукупність каталогів архіву складає систему каталогів, взаємопов’язаних між собою, різних за призначенням і структурою, що доповнюють один одного та розкривають склад і зміст документів архіву.

Склад системи каталогів визначається складом і змістом архівних документів, інтенсивністю користування ними, ступенем розробленості архівних документів, наявністю та якістю інших довідників.

3.6.1. У систематичному архівному каталозі вторинна документна інформація систематизується за галузями знань і практичної діяльності суспільства відповідно до схем класифікації документної інформації.

3.6.2. У тематичному архівному каталозі вторинна документна інформація систематизується за темою в логічній послідовності, а всередині теми – за предметною ознакою.

3.6.3. В архівному каталозі з історії установ вторинна документна інформація систематизується за галузями і далі – за підпорядкованістю, за типами установ (заводи, управління, товариства, банки тощо), а всередині – за їх назвами в алфавітному порядку.

3.6.4. В архівному каталозі з історії адміністративно-територіального поділу вторинна документна інформація систематизується за алфавітом видів адміністративно-територіальних одиниць, а всередині – за алфавітом їх назв.

3.6.5. У предметному архівному каталозі вторинна документна інформація систематизується в алфавітному порядку назв предметів (фактів, явищ, географічних назв, прізвищ осіб).

3.6.6. Іменний архівний каталог містить вторинну документну інформацію про осіб, які є авторами документів або згадуються в них, і є переліком прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками іменного каталогу виступають окремі напрями діяльності тієї чи іншої особи або види (номінал, жанр) документів.

3.6.7. Географічний архівний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Рубрики розташовуватися в алфавітному, а підрубрики - в логічному або алфавітному порядку.

3.6.8. Каталог документів з особового складу укладають для полегшення пошуку інформації під час виконання запитів соціально-правового характеру. У каталозі інформацію про осіб систематизують за алфавітною ознакою.

3.6.9. Різновидами предметного каталогу для аудіовізуальних документів можуть бути фільмовий, журнальний, режисерський каталоги, каталог за виробником тощо.

3.6.10. Рівнем описання для каталогу є документ (або фрагмент документа), одиниця зберігання/одиниця обліку, група документів.

Обов’язковими елементами описання для каталогу є: найменування архіву, індекс, рубрика, підрубрика, дата події, місце події, зміст одиниці описування, пошукові дані одиниці описування, мова документа та спосіб його відтворення, прізвище укладача описання та дата проведення описування.

Описові статті для каталогу розміщують на каталожних картках.

3.6.11. Зв’язок з іншими розділами каталогу або з іншими архівними довідниками забезпечується системою посилань.

3.6.12. Каталогізацію проводять в архіві як самостійний вид роботи (цільова каталогізація) або ж під час виконання інших видів робіт, пов'язаних із виявленням та описуванням документів.

Ведення каталогу в архіві передбачає: створення науково-методичних посібників про порядок ведення каталогу, індексування архівної інформації, систематизацію каталожних описань за індексами та рубриками, удосконалення каталогів, ведення обліку форм каталогізації і використання інформації, що міститься в каталогах, для традиційного варіанта – розміщення карток у каталозі, складання роздільників, оформлення каталожних шухляд.

За необхідності архів може проводити удосконалення каталогу шляхом уточнення його структури (схем класифікації його підрозділів), перевіряння змісту і оформлення каталогу, усунення виявлених недоліків.

3.6.13. Для обліку роботи з каталогізації документів в аркуші-засвідчувачі справи та після засвідчувального напису до опису проставляють штамп «Каталог».

Про завершення каталогізації архівного фонду укладають довідку, яка зберігається у справі фонду.

У журналі або картотеці каталогізації здійснюють централізований пофондовий (по кожному опису) облік закаталогізованих справ, документів (із зазначенням їх облікових номерів).

Облік надходжень карток до каталогу ведуть у спеціальній книзі. У цілому по архіву кількість складених і внесених до каталогу карток відображають у паспорті архіву.

Для обліку користування каталогами в архіві ведуть журнал обліку користування каталогами за формою, наведеною в додатку 36.

3.7. Путівник – тип архівного довідника, що є систематизованою сукупністю описань архівних фондів (нефондових комплексів) і призначений для загального ознайомлення з їх складом та змістом.

3.7.1. Основними видами путівників є: путівник по фондах архіву (архівів), тематичний путівник по фондах архіву (архівів), короткий довідник по фондах архіву (архівів), путівник по архіву (архівах), путівник по аудіовізуальних документах (за видами документів) архіву.

Вид путівника та схема його побудови визначаються його цільовим призначенням.

3.7.2. Путівник містить такі структурні складові: основну частину, додатки та довідковий апарат до путівника.

3.7.3. Путівник по фондах архіву (архівів) – архівний довідник, одиницями описування в якому є архівні фонди.

Основну частину путівника по фондах архіву (архівів) складають сукупність описань на рівні фонду або групи архівних фондів, до якого включають відомості про всі фонди, доступ до яких не обмежено. Для фондів зі складною структурою, що містять багатоаспектну інформацію, рівень описання розширюють до опису, для фондів, у складі яких містяться унікальні документи, - до окремого документа.

Характеристика фонду може доповнюватися відомостями про обсяг справ з особового складу, скопійовані справи та умови доступу до документів.

3.7.4. Короткі довідники по фондах архіву (архівів) поділяються на анотовані та неанотовані.

Основну частину короткого довідника по фондах архіву (архівів) складає систематизований перелік описань архівних фондів (групи фондів).

Обов’язковими елементами описової статті для неанотованого короткого довідника є: назва фонду, його пошукові та довідкові дані; для короткого довідника по фондах архівів додатково зазначають назву архіву та його місцезнаходження.

Описову статтю фонду в анотованому короткому довіднику доповнюють короткою історичною довідкою/біографією фондоутворювача і стислою анотацією складу та змісту документів фонду.

Різновидом короткого довідника по фондах архіву (архівів) може бути список фондів архіву (архівів).

3.7.5. У тематичному путівнику по фондах архіву (архівів) одиницею описування виступають документи (група документів) фонду (фондів) архіву (архівів), що містять інформацію за певною тематикою.

У разі описування великих за обсягом фондів до описової статті додають короткі відомості про фондоутворювача.

3.7.6. Путівник по архіву призначений для ознайомлення з історією конкретного архіву, складом та змістом його документів, складом довідкового апарату архіву.

Основна частина путівника по архіву містить такі елементи описання: характеристику архіву (назва архіву з усіма перейменуваннями і змінами підпорядкованості, дата створення архіву, система організації документів архіву, загальна кількість фондів, обсяг фондів, крайні дати документів, їх стисла анотація, місцезнаходження архіву), відомості про довідковий апарат архіву.

Основна частина путівника по архівах містить систематизований перелік архівів з характеристикою фондів, що зберігаються в них. У путівнику подають інформацію про всі архіви, музеї, бібліотеки, які постійно зберігають документи НАФ. Об’єктом описування в такому путівнику виступає архів (архівна установа).

Характеристика архіву включає: назву (повну та скорочену) і місцезнаходження архіву, коротку історичну довідку, відомості про кількість фондів та їх обсяг, крайні дати документів, анотацію їх складу і змісту, список виданих довідників. У разі наявності в архіві аудіовізуальних та науково-технічних документів зазначають їх обсяги та крайні дати.

3.7.7. Путівник по аудіовізуальних документах архіву включає відомості про аудіовізуальні документи за їх видами. Обов’язковими елементами описової статті для цього путівника є його пошукові та довідкові дані про аудіовізуальні документи.

3.8. Анотований реєстр описів – архівний довідник, що містить систематизований перелік описів справ зі стислими анотаціями документів і призначений для розкриття їх змісту.

Обов’язковими елементами описання для укладання анотованого реєстру описів є: пошукові і довідкові дані (облікові номери, кількісні показники, дати документів), анотація документів.

До анотованого реєстру укладають довідковий апарат: титул, зміст, передмову, список скорочень, покажчики, додатки, загальну бібліографію.

3.9. Огляд – архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів з їх джерелознавчим аналізом. Різновидами огляду є: огляд архівного фонду (подає відомості про склад і зміст документів одного архівного фонду) та тематичний огляд (подає відомості про склад і зміст всіх або частини документів одного фонду, кількох фондів одного чи кількох архівів з певної теми).

3.9.1. Обов’язковими елементами характеристики документів є: індивідуальна і/або групова анотація документів, їх пошукові дані.

3.9.2. Традиційними схемами побудови огляду є структурна, галузева (функціональна), предметно-тематична, географічна, хронологічна.

3.9.3. Для оглядів фондів особового походження використовують схему систематизації документів у фонді.

3.10. Покажчик – архівний довідник, що містить алфавітний, систематичний або укладений за будь-якою іншою ознакою перелік назв (найменувань) предметів, згадуваних в архівних документах, із зазначенням їх пошукових даних.

3.10.1. Покажчик може виступати самостійним архівним довідником або елементом довідкового апарату до архівного довідника.

3.10.2. Основними видами покажчиків є: тематичні, предметні (різновиди – іменні та географічні), хронологічні.

Покажчики бувають внутрішньофондові, міжфондові, міжархівні.

3.10.3. Об’єктом описування для будь-якого виду архівного покажчика є предмет (предметне поняття).

3.10.4. Основним елементом покажчика є рубрика, де зазначають предметне поняття і пошукові дані. Залежно від призначення покажчика рубрика може бути простою, тобто не мати підрубрик, або складною, тобто мати одну чи декілька підрубрик. За структурою рубрик розрізняють покажчики глухі та анотовані.

3.10.5. Покажчики за групуванням понять у них бувають алфавітні, систематичні, хронологічні. Алфавітний принцип розміщення застосовують для покажчиків, що містять однорідні поняття (прізвища, географічні об’єкти).

Тематичний покажчик містить поняття, які відбивають історичні факти та явища, назви установ, організацій.

Предметний покажчик може бути загальним і спеціальним. За формою загальний предметний покажчик складають тільки глухим, спеціальний предметний покажчик може бути глухим і анотованим.

Географічний покажчик складають з рубрик, що містять назви країн, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річок.

Іменний покажчик містить прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська, біографічні довідки.

У хронологічному покажчику дати подій або дати документів розміщують у хронологічному порядку. Покажчик складають глухим.

Схема побудови будь-якого покажчика визначається його тематикою.

У покажчиках, що розкривають зміст справ, документів у галузевому або тематичному плані, структура основної частини побудована в систематичному порядку, а алфавітне розміщення понять виступає на останньому етапі систематизації.

Для покажчиків, рубриками яких є історичні факти, систематизацію здійснюють за хронологічною ознакою.

У покажчиках застосовують систему посилань для встановлення зв’язків між тотожними предметними поняттями.

3.11. Архівні довідники можуть вестися в електронній формі, що забезпечить оперативний, багатоаспектний пошук архівної інформації та виведення її на екран дисплея, паперовий носій та у файл (у тому числі в режимі віддаленого доступу).

3.11.1. Інформаційною основою комп’ютеризованого довідкового апарату є зміст описових статей на усіх рівнях архівного описання, а також ключові слова та рубрикатори.

3.11.2. Обов’язковими видами ключових слів для ведення автоматизованих архівних довідників виступають: «тематика», «персоналії», «географія», за необхідності - інші види ключових слів.