Как классифицировать и хранить информацию

Традиционный метод классификации и хранения информации с помощью папок и составления досье хорошо известен и доказал свою эффективность. Чтобы там ни говорили приверженцы и певцы информатики и электронно-вычислительной техники, он отнюдь не является устаревшим. Так как этот способ широко известен, то не имеет смысла на нем особо останавливаться. Отметим лишь, что следует почаще и без колебаний производить чистку и устранять всю устаревшую и малоинтересную информацию. В противном случае у вас накопится столько бумаг, что любой поиск нужной вам информации превратится в неразрешимую головоломку.

Само самой разумеется, что при работе с большими потоками информации возможности этого способа ограничены. Организация, создавшая настоящую службу сбора и обработки информации, может с успехом использовать так называемые базы данных (см. главу 6). Однако для менеджера этот способ является слишком сложным, так как у него нет ни времени, ни, обычно, достаточной компетентности для работы с таким инструментом. Требуется что-нибудь простое и при этом достаточно эффективное. Таким инструментом может послужить так называемая документальная база на персональных компьютерах типа "IBM PC" или "Macintosh". Современные модели этих персональных компьютеров обладают достаточно большой мощностью и простотой использования. Даже самые малые модели этих компьютеров, включая портативные, оборудованы запоминающим устройством на жестком магнитном диске (винчестере), емкостью 20 или 40 мегабайт, что позволяет хранить примерно 10000 или 20000 страниц (из расчета 2000 знаков на страницу). Что касается удобства и простоты в работе, то в персональных компьютерах этого типа они достигаются за счет использования устройства для позиционирования указателя на экране дисплея, которое получило наименование "мышь", и принципа меню (предлагаемый системой набор возможных операций) в сочетании с интерфейсом типа "windows" (окна). Это означает, что любой человек практически без специального обучения может пользоваться большим числом программных средств. Для быстрого и безошибочного выполнения всех необходимых операций достаточно уметь прогонять на экране меню и нажимать клавишу "мыши".

Документальные базы относятся к числу простых программ управления данными. Для указанных типов персональных компьютеров существует бесчисленное множество таких программ. Обычно работа с этими программами осуществляется в два этапа. Вначале создается формат документа (входная и выходная форма), который соответствует типу хранимых данных (см. рис. 14).

Поле "резюме" содержит краткое изложение статьи или информации, полученной от эксперта. Не может быть и речи о полной записи, тем более, что обычно даже самая длинная статья или продолжительная беседа с экспертом могут быть сведены к 3 или 4 предложениям. Однако, если вы желаете иметь доступ к полному документу, присвойте ему номер, указываемый в соответствующем поле, и отправляете этот документ на хранение в шкаф, не тратя время на досье и другие сложные системы классификации и хранения информации. В поле "дата" указывается дата информации, а не ее получение. Поле "предельная дата" не является обязательным для заполнения и позволяет с помощью специальной подпрограммы уничтожать информацию по истечении определенного срока. И, наконец, поле "ключевые слова" облегчает впоследствии поиск нужной вам информации.

После создания формата дальнейшая работа с документальной базой выглядит достаточно просто. Вы можете создавать или уничтожать записи-карточки. Вы можете вести поиск по ключевым словам (если вы спешите и знаете, что вам нужно) или по полю "резюме" (в более сложных случаях). Одним словом, вы легко найдете необходимую Вам информацию с помощью устройства "мышь".

При выборе программы главное значение имеют быстродействие и простота в использовании. Программное обеспечение, способное выдать все цифровые показатели и результаты деятельности конкурента в виде красивой цветной схемы или таблицы, но требующее шестимесячной практики, не очень подходит для менеджера. Менеджер, затратив 30 минут на чтение газет, должен иметь возможность ввести в машину всю извлеченную им информацию за 5 минут. А для поиска в машине необходимой информации ему должно быть достаточно нескольких секунд простых манипуляций. Любое программное средство, не соответствующее этим условиям простоты и удобства в работе, обречено завершить свое существование в музее красивых бесполезных изобретений.