Служебной и объяснительной записок

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА

Сведения из теории

ПИСЬМО – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные об организации,

А также ограничительные отметки для реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов – адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

 

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа. Текст печатается на А4, 1,5-2 интервала.

Адресат размещают в правой верхней части первого листа документа над текстом письма. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Предлоги «для» и «от» не пишутся.

При рассылке документа нескольким адресатам прямое обращение к определенному лицу перед текстом следует опустить.

«Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем? О ком?». Например «Об оказании научно-технической помощи»

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его короткая история.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, не вызывать сомнений в правильности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экз., а при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность и краткость текста;

- точность, ясность выражения мысли.

Часто в деловых письмах используют типовые фразы (таблица 1).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.

Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, то составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.

Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.

 

Таблица 1

Тема	Типовые фразы
Обращение	• Уважаемый Господин Фамилия • Уважаемый г-н Фамилия • Уважаемые господа!
Благодарности	• Мы рады были получить Ваше письмо… • Большое спасибо за факс от Дата • Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…
Начало вводной части	• В связи с … • Согласно контракту от … №… • В соответствии с … • В порядке обмена…
Отправка груза, до­кумента	• Отправляем Вам.. • Направляем Вам на рассмотрение… • Высылаем вам..
Подтверждение	• Подтверждаем, что… • Фирма…подтверждает получение…
Напоминание	• Напоминаем Вам, что… • Считаем необходимым обратить Ваше внимание… • Напоминаем о сроках…
Извещение	• Сообщаем Вам, что… • Ставим вас в известность… • Извещаем Вас, что… • Сообщаем о…
Просьба	• Пожалуйста, сообщите… • Просим оплатить в течение… банковских дней • Мы будем благодарны, если вы…
Гарантия	• Оплату гарантируем… • Качество… наша фирма гарантирует…
Предложение	• Мы рады предложить Вам… • Предлагаем Вам… • Мы можем рекомендовать…
Отказ	• К сожалению, ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам… • К сожалению, мы не можем… • Фирма не предполагает… • Предприятие не может обеспечить… • Организации не требуется…
Согласие	• АО не возражает… • Предприятие считает возможным…
Предупреждение	• Фирма оставляет за собой право обратиться…, если Вы … не может привести к …. …, поэтому мы вынуждены…. • В случае Вашего отказа…
Приглашение	• Просим принять участие… • Приглашаем Вас… • Мы рады пригласить Вас…
Окончание письма	• Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительной... • Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества • Мы надеемся на Вашу заинтересованность... • С уважением...

РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ,

СЛУЖЕБНОЙ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК

Сведения из теории

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.

Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организа­ции).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать: наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Докладные записки подписывает руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Например:

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК

Генеральному директору ОАО

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2009

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов проис­ходит пере распределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобиль­ных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

 

Начальник управления (подпись) В.А.Ильин

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностным и лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформ­ляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части из­лагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоя­щему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.

Вариант 6

Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 6164054471/81702003; р/с 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», корр/с 987654321098765444321, БИК 123456789) Смирнов А. Р. обратился к Главному редактору журнала «Дело» В.И. Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем рекламного ма­териала – ½ полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размеще­нии рекламы было составлено исполнителем Писаревой Л. И., подписано ди­ректором А.Р.Смирновым и главным бухгалтером Антоновой В. А.