Понятие, виды, функции и цели деловых бесед

Подготовка и начало деловой беседы

На практике очень многие производственные вопросы требуют коллективного обсуждения и решения. Общепринятыми формами деловой коммуникации в труде менеджеров, юристов, релайте-ров являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, кон­ференции, разнообразные деловые встречи.

Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской коммуникации вследствие эволюции в сфере информатики, порожда-ют необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового об­щения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные ре­чи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реали­зуются коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии компании, организационных ценностей, корпоративной культуры, а также знаний потребительского рынка, финансового рынка, контактных аудиторий, структур власти и т. п. Многоцелевой характер этих жанров требует своих коммуникатив­ных стратегий, технологий, процедур и операций.

Специфическими жанрами деловой коммуникации можно считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую явля­ются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и конференции, а могут иметь и самостоятельное значение.

Рассмотрим особенности каждой формы деловой коммуникации, используя следующие критерии:

- цель проведения (зачем?);

- контингент участников (кто?, с кем?, для кого?);

- регламент (как долго?);

- коммуникативные средства реализации намерений (как?);

- организация пространственной среды (где?);

- ожидаемый результат (какой?, что "на выходе"?).

Деловая беседа

Понятие, виды, функции и цели деловых бесед

Почти все дела, все трудовые акции человеческого общества, все акции человеческого взаимодействия начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых бесед. Деловые беседы ассоциируются с общением на работе, с испол­нением служебных обязанностей, с решением производственных за­дач, организационных, коммерческих проблем и т. д.

Под деловой беседой понимается межличностное речевое обще­ние, предполагающее обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленное на решение той или иной проблемы.

К основным функциям любой деловой беседы можно отнести следующие:

- начало инновационных мероприятий и процессов;

-контроль и координирование уже начатых мероприятий, акций;

- обмен информацией;

- взаимное общение работников одной организации, межличност­ные и деловые контакты;

- поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде;

- поиски, выдвижение и оперативная разработка новых идей и за­мыслов;

- стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

Характер деловой беседы, особенности ее протекания, тематика обсуждаемых вопросов определяются профессиональными и деловы­ми интересами ее участников, а также типом отношений между со­беседниками (субординационные «по вертикали» — «сверху-вниз», «снизу-вверх» и партнерские «по горизонтали»).

По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или иные вопросы, деловые беседы бывают официальные и неофициальные, т.е. с соблюдением и без соблюдения определенных правил и фор­мальностей. Деловые беседы могут проводиться в кабинете, на ра­бочем месте, в столовой, ресторане, во время прогулки, дружеского застолья и т. д.

Основная цель беседы - обмен информацией, однако в зависимости от предметного содержания возможен многоцелевой характер бесед. По характеру обсуждаемых вопросов наиболее распространенны­ми считаются следующие виды деловых бесед: кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности); дисцип­линарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклоне­нием от выполнения служебных обязанностей и т. п.; организацион­ные, определяющие технологию выполнения задания; творческие, посвященные выработке концепции того или иного проекта, задания и др. Особо следует выделить деловые беседы во время приема по­сетителей.

В каждом из перечисленных видов бесед цели будут связаны не­посредственно с предметом разговора. Так, например, беседу при найме проводят с целью диагностики профессионального и лично­стного потенциала кандидата на должность для принятия решения о найме, а цель беседы "на ковер" - выявить причины нарушения дис­циплины или некачественного выполнения работы и изменить мо­тивацию поведения работника. Цель беседы "поручение задания" - не только проинформировать работника, но и проинструктировать, а беседы неформального характера, как правило, предполагают так называемое "зондирование" ситуации для того, чтобы знать, что происходит, как складываются отношения в коллективе, какие есть "болевые точки", о которых руководитель обязательно должен знать, чтобы вовремя включиться в решение проблем.