По мере прибытия груза на станцию порт получает следующие документы:
- ж/д накладную;
- товаро-сопроводительные документы: сертификаты качества и количества, грузовую таможенную декларацию (если груз оформлен во внутренней таможне).
При перемещении груза в порт оформляют приемный акт.
Если таможенное оформление груза производится на границе, то экспедитор оформляет сначала временную таможенную декларацию. Для этого, если груз подкарантинный (растительного или животного происхождения), необходимо получить разрешение на таможенное оформление в Инспекции по карантину растений, Ветеринарной службе и Инспекции по Россельхознадзору.
По мере накопления судовой партии экспедитор производит учет и контроль за прибывшим грузом и информирует об этом грузовладельца.
Когда партия сформирована и готова к отгрузке экспедитор получает от клиента инструкцию на погрузку.
В соответствии с инструкциями клиента экспедитор оформляет поручение на отгрузку экспортного груза.
На каждом поручении должен быть штамп таможни, разрешающий вывоз груза за границу. После окончания погрузки всей партии грузовой помощник переносит в поручение все оговорки относительно состояния и количества груза, отмеченные в тальманских листах, и расписывается в принятии груза. Поручение, подписанное грузовым помощником, называется штурманской распиской и является документом, удостоверяющим принятие груза, на его основании выписывается коносамент. В иностранных портах документом, аналогичным поручению, является shipping order, по форме в разных портах и странах экземпляры отличаются друг от друга, но реквизиты в общем совпадают.
По желанию отправителя ему может быть выдано несколько экземпляров (оригиналов) коносамента, причем в каждом из них отмечается число имеющихся оригиналов коносамента. После выдачи груза на основании первого из предъявленных оригиналов коносамента остальные его оригиналы теряют силу.
Часто возникает необходимость в изготовлении определенного числа копий коносамента, предназначенных для агентов в портах отправления, назначения, таможни и т.д. На копиях коносамента ставится штамп: «Copy» или «Not negotiable».
Коносамент выписывается на каждую отдельную партию, принятую на судно по одному поручению или shipping order. Коносамент подписывается капитаном судна или другим представителем перевозчика.
Различаются условия выдачи груза перевозчиком:
1) по именному коносаменту груз выдается получателю, указанному в нем;
2) по ордерному – лицу, названному (ордерованному) отправителем; при наличии передаточных надписей – лицу, указанному в последней из ряда таких надписей;
3) на предъявителя – любому лицу, которое первым предъявило оригинал.
Капитан должен требовать предъявление ему на подпись коносамента по мере окончания погрузки отдельных партий.
Манифест – опись коносаментов по грузам, принятым в данном порту отправления на каждый порт назначения. В манифесте сообщается: по каждой коносаментной партии – номер коносамента, маркировка груза, количество мест, род упаковки, наименование грузов, масса или объем грузов, наименование грузоотправителей и грузополучателей, размер фрахта, сведения о суммах, уплаченных в счет фрахта отправителем. (Составляются в необходимом количестве судовым агентом или портом, предназначены судовладельцу, судну, агенту, таможне порта отправления и назначения).
Манифест служит для проверки количества грузов и:
а) правильности их приема и сдачи судном и т.д.;
б) особенно важен манифест для таможенных формальностей в порту назначения (при направлении в неизвестный порт надо уточнить требования к количеству манифестов и пр.; в некоторых странах таможня налагает штраф за недостачу или излишки против манифеста). На основании коносамента и манифеста составляется полная грузовая таможенная декларация.
