Обеспечение участников и процессов проекта информацией включает каналы связи, накопление данных, обмен и актуализацию данных, ведение баз данных, распределение информации по потребителям, Управление информацией обеспечивает предоставление, оценку, переработку, мониторинг, анализ информации, информационных потоков в течение жизненного цикла проекта.
Коммуникации и сопутствующая им информация – своего рода фундамент для координации действий участников проекта.
Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна предоставляться своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.
Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и хранения необходимой проектной информации.
Управление коммуникациями проекта включает процессы:
Планирование коммуникаций (Communications Planning) – определяет информационные и коммуникационные нужды команды проекта (кому, когда и какая необходима информация).
Распределение информации (lnformation Distribution) – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.
Отчетность об исполнении (Performance Reporting) – сбор и распространение информации о ходе выполнения проекта.
Административное завершение (Administrative Closure) – подготовка, сбор и распространение информации и материалов для официального завершения фазы или проекта.
Основными потребителями информации проекта выступают:
Менеджер проекта – для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту.
Заказчик – для осведомленности о ходе выполнения проектных работ.
Поставщики – при возникновении потребности в материалах, оборудовании и т.п., необходимых для выполнения работ.
Проектировщики – при необходимости внесения изменений в проектную документацию.
Непосредственные исполнители работ.
Содержание управления коммуникациями проекта. Управление коммуникациями проекта обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.
Управление коммуникациями включает следующие процессы, планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (определение состава информации, сроков и способов ее доставки).
Сбор и распространение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
Подготовка отчетов о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, сравнение их с плановыми показателями, анализ тенденций, прогнозирование.
Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
Рассмотрим перечисленные процессы подробнее.
Планирование системы коммуникаций. План коммуникаций – составная часть плана проекта. Он включает: план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения; план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций; методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
Сбор и распространение информации. В рамках проекта существует потребность 13 осуществлении различных видов коммуникаций:
- внутренних (внутри команды проекта) и внешних (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);
- формальных (отчеты, запросы, совещания) и неформальных (напоминания, обсуждения);
- письменных и устных;
- вертикальных и горизонтальных.
Отчетность о ходе выполнения проекта. Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения работ включает:
- информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей;
- информацию об отклонениях от базовых планов;
- прогнозирование будущего состояния проекта.
Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронную почту, системы документооборота и архивирования данных.
Документирование хода работ. Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы. Документирование результатов хода работ включает:
- сбор и верификацию окончательных данных;
- анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
- архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.
