Характеристики жизненного цикла проекта

Жизненный цикл проекта необходим для того, чтобы определить начало и завершение проекта. Например, когда организация обнаруживает благоприятную возможность, которую она хотела бы использовать, она часто осуществляет оценку потребностей и/или анализ осуществимости для того, чтобы решить, следует ли предпринимать проект. Определение жизненного цикла проекта показывает, следует ли рассматривать анализ осуществимости как первую фазу проекта или как отдельный, независимый проект.

Определение жизненного цикла проекта также показывает, какие промежуточные действия в начале и в конце проекта включаются в проект, а какие не включаются. Таким же образом определение жизненного цикла проекта может быть использовано для связи проекта с текущей оперативной деятельностью исполняющей организации.

Последовательность фаз, из которых состоят жизненные циклы большинства проектов, обычно включает в себя те или иные формы переноса или передачи технологии, например, от требований к плану, от сооружения к вводу в эксплуатацию, от плана к производству. Результаты предыдущей фазы обычно утверждаются перед началом работ следующей фазы. Отдельные последующие фазы, однако, могут иногда начинаться до подтверждения результатов предшествующей фазы в тех случаях, когда сопутствующий этому риск рассматривается как приемлемый. Такая практика наложения фаз часто называется быстрым проходом.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее: Какая техническая работа должна быть выполнена на каждой фазе (например, является ли работа архитектора частью фазы определения или частью фазы исполнения). Кто должен быть вовлечен в каждую фазу (например, работники, которые должны принять участие в проекте на фазе требований и на фазе проектирования).

Описания жизненных циклов проектов могут быть как весьма обобщенными, так и в высшей степени детализированными. Глубоко детализированные описания могут включать в себя различные формы, диаграммы и контрольные списки, необходимые для структурирования материала и придания ему целостности. Такие детализированные подходы носят название методологий управления проектами.

 

Рисунок 4 – Пример жизненного цикла проекта

Многие описания жизненных циклов проектов имеют ряд общих характеристик:

- Затраты средств и численность персонала невелики в начале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на завершающем этапе проекта. Это положение проиллюстрировано на рисунке 1.

- Вероятность успешного завершения проекта минимальна, и, следовательно, риск и неопределенность максимальны в начале проекта. Вероятность успешного завершения в общем случае увеличивается по ходу выполнения проекта.

- Способность участников повлиять на конечные характеристики продукта проекта и окончательную стоимость проекта максимальны в начале проекта и уменьшаются по ходу выполнения проекта. Главная причина этого состоит в том, что стоимость внесения изменений в проект и исправления ошибок в общем случае возрастает по ходу выполнения проекта.

Следует различать жизненный цикл проекта и жизненный цикл продукта. Например, проект, предпринимаемый с целью выпуска на рынок нового настольного компьютера, является лишь одной из фаз (стадий) жизненного цикла продукта.

Лишь немногие жизненные циклы проектов идентичны друг другу, несмотря на то, что жизненные циклы многих проектов состоят из фаз со схожими названиями и схожими результатами. Большинство жизненных циклов состоят из 4 или 5 фаз, но некоторые имеют 9 фаз и более. Даже в пределах одной области приложения могут существовать значительные различия – в одной организации жизненный цикл разработки программного обеспечения может иметь единую фазу проектирования, в то время как в другой организации выделяются фазы функционального проектирования и конструкторского проектирования.

Подпроекты, выполняющиеся внутри проекта, также могут иметь определенные жизненные циклы. Например, архитектурная фирма, нанятая для проектирования нового офисного здания, впервые принимает участие в основном проекте заказчика на фазе определения этого проекта, когда выполняет работы по проектированию, и на фазе реализации, когда осуществляет поддержку процесса строительства. При этом собственно проектирование здания - это отдельный проект архитектурной фирмы, имеющий свои фазы: разработку концепции, определение, реализацию, закрытие. Архитектурная фирма может даже рассматривать проектирование здания и поддержку его строительства, как отдельные проекты со своими собственными фазами.

Примеры жизненного цикла проектов представлены на рисунках 5 и 6.

Рисунок 5 – Типичный жизненный цикл строительного проекта

Рисунок 6 – Типичный жизненный цикл фармацевтического проекта

Участники проекта

Участники проекта – это лица и организации, активно участвующие в проекте, или лица и организации, на чьи интересы может благоприятно или неблагоприятно повлиять выполнение или завершение проекта; участники также сами могут оказывать влияние на проект и его результаты. Команда управления проектом должна выявить участников, определить их требования, а затем управлять ими и влиять на них для успешного завершения проекта. Выявить участников проекта часто бывает весьма трудно. Например, является ли рабочий сборочной линии, чья будущая карьера на предприятии зависит от результата проекта разработки нового продукта, участником проекта или нет? К ключевым участникам любого проекта относятся:

- Менеджер проекта – лицо, ответственное за управление проектом.

- Потребитель – лицо или организация, которое(ая) будет использовать продукт проекта. Может существовать множество уровней потребителей. Например, к потребителям нового фармацевтического препарата могут относиться врачи, назначающие данный препарат, пациенты, которые его принимают, страховщики, которые его оплачивают. В некоторых областях приложения потребитель и пользователь совпадают, в то время как в других - под потребителем подразумевается юридическое лицо, приобретающее результаты проекта, а под пользователями - тех, кто будет непосредственно использовать продукт проекта.

- Исполняющая организация – предприятие, служащие которого принимают самое непосредственное участие в выполнении работ проекта.

- Члены команды проекта – группа, которая выполняет работы проекта.

- Спонсор – лицо или группа, находящаяся внутри или вне исполняющей организации, и обеспечивающая проект финансовыми ресурсами в денежной или иной форме.

Помимо вышеперечисленных существует множество различных наименований и категорий участников проекта – внутренние и внешние, владельцы и инвесторы, продавцы и подрядчики, члены команд и их семей, правительственные учреждения и средства массовой информации, отдельные граждане, временные или постоянные лоббистские организации и общество в целом. Перечисление или классификация участников – это, главным образом, способ выявить тех лиц и те организации, которые рассматривают себя в качестве участников проекта. Роли и ответственности участников могут перекрываться, например, в том случае, когда проектная организация обеспечивает финансирование завода, который сама же и проектирует.

Управление ожиданиями участников может быть очень сложной задачей, поскольку участники часто имеют весьма различающиеся цели, которые могут вступать в конфликт друг с другом. Например:

- Руководитель отдела, который затребовал установку новой информационной системы по управлению, может быть заинтересован в ее низкой стоимости, специалист по созданию системы может сделать акцент на техническом совершенстве системы, а подрядчик, получивший заказ на программирование, может быть заинтересован в получении максимальной прибыли.

- Вице-президент по разработкам в компании электронного оборудования может определять успех нового продукта как совершенство технологии, вице-президент по производству - по применению передовых производственных технологий, а вице- президент по маркетингу – по количеству реализованных новых возможностей продукта.

- Владелец проекта по сооружению объекта недвижимости может быть в первую очередь заинтересован в своевременном завершении строительства, местные органы власти - в получении максимальных налогов, группа защитников окружающей среды - в минимизации негативного воздействия на окружающую среду, а живущие поблизости местные жители могут надеяться на перенесение строительства в другое место.

В общем случае, расхождения среди или между участниками следует разрешать в пользу потребителя. Это, однако, не означает, что нужды и ожидания других участников могут или должны игнорироваться. Поиск и обнаружение приемлемых вариантов решения подобных проблем может составлять одну из наиболее трудных задач в управлении проектами.