Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления

Современные информационные технологии (ИТ) опреде­ляются как непрерывные процессы обработки, хранения, пере­дачи и отображения информации, направленные на эффектив­ное использование информационных ресурсов, средств вычислительной техники (ВТ) и передачи данных при управлении системами различного класса и назначения. ИТ существенно увеличивают степень автомати­зации всех информационных процессов, всех стадий формиро­вания результирующих данных (информационных продуктов), что является предпосылкой ускорения темпов научно-техни­ческого прогресса, повышения производительности и эффек­тивности управленческого труда.

Основу современных информационных технологий состав­ляют четыре технических достижения:

1. Развитие носителей информации, позволяющих хранить практически неограниченные объемы информации.

2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку инфор­мации в любую точку земного шара без суще­ственных ограничений во времени.

3. Возможность автоматизированной обработки информации в местах ее возникновения с помощью персональной ЭВМ.

4. Возможности удаленного доступа и обработки информа­ции, хранящейся в распределенных базах и банках данных.

ИТ развивались в процессе целенаправленной интеграции средств хранения, обработки, передачи и представления ин­формации в комплексные системы, обеспечивающие циркуля­цию требуемых потоков данных в рамках определенных органи­зационных систем.

Современный этап автоматизированной обработки данных в организационных системах характеризуется переходом от централизованной обработки информации к распределенной (децентрализованной) на основе широкого применения персо­нальных ЭВМ, а объединение ЭВМ в сети (локальные и региональные) позволяет пользователям сочетать преимущества автономной распределенной обработки информации с возможностями ин­дивидуального доступа к общим информационным ресурсам отдела, предприятия, района и т.д. Ввод и обработка информации на рабочем месте сотрудни­ка (руководителя и специалиста) с использованием ПК по­зволяет повысить качество, точность, своевременность и акту­альность подготавливаемых документов и увеличить скорость их подготовки.

Объединение автоматизированных рабочих мест сотрудни­ков в локальные вычислительные сети (ЛВС) позволяет снизить затраты на информационный обмен, решить задачу оптималь­ного использования вычислительных мощностей и ресурсов. Включение в качестве элемента ЛВС высокопроизводительной ЭВМ с внешними запоминающими устройствами большого объема позволяет централизовать информацию, необходимую для совместной обработки всеми пользователями сети и исключить дублирование такой информации.

Технические средства “электронной почты” и вычислитель­ных систем создали предпосылки внедрения в организацион­ных системах так называемой безбумажной технологии, при которой части информационных потоков и массивов (файлов) переносятся на бумажный носитель лишь в строго регламенти­рованных случаях, связанных в основном с подготовкой и представлением подразделениями и организацией в целом официальных итоговых отчетов.

Каждый пользователь системы – это служащий с набором своих должностных функций, ориентированных на определенную предметную область (экономика, металлургия, маркетинг, сбыт и т. д.). Вместе с тем следует отметить, что потенциальные пользо­ватели, каждый на своем месте, выполняют схожие по назначе­нию операции. Это позволяет в значительной мере унифициро­вать процесс взаимодействия пользователей с ЭВМ.

В современном учреждении выполняется несколько десятков видов работ, включающих: осуществление информационных комму­никаций внутри организации и между организациями; изуче­ние, поиск, накопление и генерирование информации (чтение документов, подготовка отчетов, писем, ответов на письма, по­иск необходимых данных, ведение архивов и т.п.); анализ дан­ных и принятие решений; управление функционированием ор­ганизации; информационное обслуживание руководителей и т. д.

Основными элементами современного “электронного” уч­реждения являются автоматизированные рабочие места (АРМы) пользователей, системы редактирования текстов, базы данных и средства управления ими (СУБД), информационно-вычис­лительные сети, электронная почта, система проведения телесо­вещаний, средства печати и копирования документов и др.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – вычислительная система, предназначенная для автоматизации профессиональной деятельности.

Производительность труда при использовании АРМ на рутинных операциях, применяемых при подготовке и передаче документов (написание, редактирование, формирование, пере­сылка), увеличивается в несколько раз за счет применения спе­циального программного обеспечения (редакторов текстов, па­кетов программ ведения документов и картотек, электронных таблиц и т. д.).

Общими функциями пользователей – сотрудников, – реали­зуемыми на АРМе соответствующего типа являются:

подготовка документов, содержащих текстовые, табличные и графические фрагменты на основе анализа доступной информации;

хранение и поиск информации;

прием/передача документов (или их фрагментов) внутри учреждения и за его пределы;

обеспечение режима использования и надежного хранения документов.

Функции АРМов руководителей организации и ее подраз­делений существенно отличаются от функций АРМ сотруд­ника (служащего, специалиста), так как рутинные операции по делопроизводству занимают в процессах административно-организационного управления не главное место.

К основным функциям руководителя относятся долгосроч­ное и оперативное планирование работ, общение со смежными подразделениями, проведение рабочих совещаний, выдача по­ручений и контроль за их выполнением, регистрация и испол­нение поручений руководства, оценка деятельности сотрудни­ков и подразделения (организации) в целом и другие функции. Большинство этих функций может быть успешно реализовано при наличии соответствующего прикладного программного обеспечения АРМ руководителя.

Таким образом, внедрение информационных технологий в процесс управления организациями не ограничивается только автоматизацией сбора, хранения и представления данных, а распространяется также на анализ информации и поддержку вариантов решений на основе использования разнообразных сведений о самой организации, состоянии конъюнктуры, эконо­мики, трудовых ресурсов. В большинстве случаев решения принимаются на основе математического моделирования тех­нико-экономической ситуации в конкретной предметной об­ласти. Рассматриваемое в таком аспекте АРМ руководителя становится усилителем его интеллекта, помогает находить дос­таточно эффективные (неубыточные) управленческие решения в сложных, динамически изменяющихся хозяйственных ситуациях.

Необходимость в обмене информацией в различных сферах управленческой деятельности, получении новых сведений в результате коллективного обсуждения проблем привели к таким формам человеческого общения, как конференции, семинары, совещания.

Практически ни одна серьезная сделка, ни один договор не могут быть заключены без обсуждения на различных уровнях промежуточных результатов, итогов, вариантов решения, за­слушивания оппонентов и принятия соответствующих решений. Эта идея была реализована в новом виде информационного обслуживания – телеконференции. Участники таких конферен­ций, удаленные друг от друга на сотни и тысячи километров, благодаря современной электронике могут видеть друг друга, обмениваться данными и графической информацией, дискути­ровать в условиях, максимально приближенных к реальной конференции. Организация телеконференций требует привлечения весьма разнообразной аппаратуры: терминалов, факсимильной связи, телевизионных камер, видеомагнитофонов, компьютеров, мо­демов, акустической аппаратуры.

Новейшей технологией информационного обслуживания организаций являются создание и использование автоматизи­рованных информационных систем интеллектуального типа или экспертных систем. В них функционируют база знаний и устройство, называемое решателем, с логикой мыслительного процесса эксперта, позволяющей строить гипотезы и делать определенные заключения (выводы).