Все приложения Office 97 снабжены инструментарием создания документов для интрасети. Это простые в применении инструменты, такие как быстрое преобразование из формата HTML в формат Office и обратно. Они помогут конечным пользователям выполнить работу быстро и эффективно и, кроме того, обеспечат доступ к данным не только настольных приложений, но и данным в масштабе предприятия. Эти инструменты Office 97 особенно удобны для создания документов, которые постоянно обновляются (например, списков товаров и цен, бизнес-планов и спецификаций изделий). Публикация таких материалов будет способствовать своевременному оповещению всех заинтересованных пользователей о последних изменениях.
Важная информация, хранящаяся в БД и интрасетях организаций, должна быть легко доступна пользователям на уровне рабочего стола для анализа и эффективного принятия решений. Три основных инструмента анализа данных Office – Microsoft Excel, Microsoft Access и Microsoft Project. Некоторые их возможности перечислены ниже:
• Сводные таблицы.
Пользовательские отчеты можно создавать буксировкой полей в сводную таблицу. Основой сводной таблицы могут служить данные из рабочих книг Microsoft Excel и из любой базы данных ODBC.Чтобы воспользоваться данными из БД ODBC, необходимо установить соответствующий драйвер, а также задать имя источника данных и сконфигурировать доступ к нему.
• Запросы в Интернете.
Помимо запросов к корпоративным БД ODBC, вы можете с помощью Web-запросов Microsoft Excel 97 обращаться к БД в Интернете. Например, можно запросить демографическую БД, а затем, проанализировав результат запроса средствами Microsoft Excel, оценить перспективы рынка.
• Реляционные базы данных.
Microsoft Access – мощная и в то же время простая в использовании СУБД, позволяющая конечным пользователям создавать несложные БД, а профессионалам в области информационных систем – полномасштабные приложения.
• Управление проектом.
Microsoft Project позволяет оценить время, необходимое для выполнения проекта, определить, как изменения в графике повлияют на запланированную дату окончания работ и выяснить, насколько эффективно используются ресурсы.
Коллективная работа – одно из наиболее мощных применений интрасети. Ниже представлены типичные примеры такой работы.
• Коллективное авторство.
Часто над созданием одного документа трудятся несколько авторов – например, над финансовой сметой или над развернутыми спецификациями изделия.
• Рецензирование и редактирование.
Рецензирование и редактирование документа – непременный атрибут коллективной работы. Office включает набор инструментов для поддержки этого вида деятельности: например, приложения Microsoft Excel и Microsoft Word поддерживают примечания и регистрацию изменений.
• Общие книги.
Microsoft Excel 97 упрощает одновременный доступ нескольких пользователей к рабочей книге с помощью диалогового окна Доступ к книге (Share Workbook) меню Сервис (Tools).
Кроме того, Office снабжен инструментарием для регистрации и просмотра изменений в документе и, если необходимо, возврата к предыдущей версии:
• Исправления.
– Office позволяет отслеживать все изменения в файле с помощью механизма исправлений. Исправления каждого пользователя выделяются своим цветом: в Microsoft Excel это цветная рамка вокруг ячейки, а в Microsoft Word измененный текст выделяется другим цветом или специальным форматированием (подчеркиванием или перечеркиванием);
• Разрешение конфликтов.
Имея возможность регистрировать все изменения данных, автор может отменить какие-то из них. Панель Рецензирование (Review) позволяет просмотреть все исправления и примечания и решить, какие изменения принять, а какие отклонить.
Общий доступ к корпоративной информации необходим во многих ситуациях. Это может касаться, например, сведений о производимых изделиях, о связях с заказчиками, телефонной книги компании и т. д. Встроенные средства Microsoft Office позволяют успешно решать эти задачи как в рамках интранет, так и в глобальной сети Internet.
5.2. Методы и средств а совместной работы
Большинство организаций планируют интрасети для использования как документов в формате HTML, так и в формате Office. Исходя из этого, в приложениях Office предусмотрены одинаковые, простые в использовании инструменты для создания документов обоих типов. Так, например, диапазон рабочего листа и диаграмму из Microsoft Excel можно преобразовать в таблицу HTML и изображение в формате GIF. Фактически все приложения Office 97 могут напрямую работать с форматом HTML (см. табл. 5.1.).
Создавая интрасеть, необходимо подобрать технологию, которая наилучшим образом отвечает потребностям организации. Формат HTML – эффективное решение для распространения информации в разнородной среде.
С другой стороны, естественные форматы документов Office специально предназначены для распространения информации, которая разрабатывается коллективно и может часто меняться. Например, коллектив сотрудников может заниматься разработкой бизнес-плана с подробными календарными графиками и финансовыми расчетами. В такой ситуации особенно важны такие средства Office, как комментарии, регистрация изменений и отслеживание версий.
Office – мощный и гибкий инструмент для подготовки материалов в обоих форматах. Ниже перечислены наиболее распространенные задачи, характерные для интрасети, и показано, в каких случаях использовать формат HTML, а в каких – формат Office.
Таблица 5.1.
Обеспечение задач интрасети
Безупречная интеграция Office с наиболее распространенными программами просмотра Web (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator и другими) достигнута с помощью технологии документов ActiveX. Эта технология позволяет контейнерным приложениям, каковыми являются программы просмотра Web, открывать файлы Office непосредственно в своем окне.
Технология документов ActiveX объединяет навигационные возможности программ просмотра Web с удобством и гибкостью Office, предоставляя полный доступ к панелям инструментов и командам меню.
Приложения Office особенно удачно взаимодействуют с Microsoft Internet Explorer. Эти продукты имеют согласованные панели инструментов, буферы обмена и списки Избранное (Favorites).
Документы часто входят в состав группы связанных файлов. Наличие гиперссылок между документами предоставляет читателю (и автору) удобный доступ к связанной информации. Например, ежегодный отчет (в виде документа Microsoft Word), публикуемый на узле интрасети, можно снабдить гиперссылками на таблицу Microsoft Excel с годовым балансом, чтобы дать пользователям возможность детального анализа.
Чтобы облегчить создание и редактирование гиперссылок, в Office имеется общее для всех приложений диалоговое окно Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink), которое вызывается командой Гиперссылка (Hyperlink) меню Вставка (Insert).
Гиперссылка может указывать куда угодно – на другие документы Office, на документ HTML или на любой другой файл. Адрес задается в виде полного пути, универсального указателя ресурса (Uniform Resource Locator, URL), пути в формате универсального соглашения именования (Universal Naming Convention, UNC) или узла сервера протокола передачи файлов (File Transfer Protocol, FTP). Гиперссылку можно “приклеить” к самым разным объектам, включая текст, рисунки, таблицы, слайды презентаций и т. д.
С точки зрения администратора, работа с гиперссылками проще, чем со ссылками OLE или DDE: в этом случае приложения Office поддерживают связь с источником данных, что вызывает проблемы управления документами (особенно в течение длительного промежутка времени). Гиперссылки же являются прежде всего навигационным инструментом.
Поддержка гиперссылок ориентирована на корпоративные сети и интрасети предприятий с высокоскоростными линиями связи и прямым доступом к файлам. Использование гиперссылок в локальной сети предприятия или в региональной вычислительной сети не требует ни новых функциональных возможностей сервера, ни наличия протокола HTTP или какого-то специального программного обеспечения Web-сервера. Office также поддерживает гиперссылки на документы в Интернете, хотя скорость доступа может оказаться намного ниже.
Навигация по документам Office с помощью гиперссылок аналогична навигации в Web; чтобы усилить сходство, в Office 97 введена общая для всех приложений Office панель инструментов Web (см. рис 5.1).
Панель инструментов Web похожа на стандартные средства программ просмотра Web: в ней также есть кнопки перемещения вперед, назад и на основную страницу. С помощью кнопки Найти в Web (Search the Web) пользователи могут вести поиск в интрасети и в Интернете. Адрес URL или полное имя файла можно ввести в поле Адрес (Address); здесь же хранится список документов и узлов, открывавшихся в последнее время. Как и диалоговое окно Открыть (Open) Office, которое открывается из меню Файл (File), меню Избранное (Favorites) предоставляет удобный доступ к узлам, которым пользователь отдает предпочтение.
Разработка презентаций
Презентации – это организация мультимедийных приложений на локальном компьютере или сервере сети.
Мультимедиа – средства представления и обмена информацией, которая содержит текст, звуковое и видео- сопровождение.
Поскольку в PowerPoint нет средств защиты презентаций или содержимого слайдов, следует использовать средства защиты операционной системы.
Например, в Windows NT Server версий 3.51 и 4.0, а также в Windows 2000 Server администратор рабочей группы может обеспечить защиту папок и файлов и установить на сервере права доступа для пользователей. Сами пользователи PowerPoint в этих операционных системах могут защитить свои папки и файлы, а также, имея соответствующие разрешения, установить права доступа для других пользователей. В PowerPoint под управлением Windows 95 (98) можно ограничить совместное использование папок и защитить файлы, установив для них доступ “только на чтение”.
Члены рабочей группы могут рецензировать презентации, рассылая их по электронной почте, и добавлять к слайдам свои примечания.
Чтобы разослать презентацию рабочей группе следует:
1. В режиме слайдов выбрать в меню Вставка (Insert) команду Примечание (Comment). В текущем слайде появится пустое текстовое окно.
2. Ввести в текстовое окно примечания.
3. Повторить пп. 1-2 для каждого слайда, который нужно снабдить примечаниями.
4. В меню Файл (File) выбрать подменю Отправить (Send To), а в нем команду По маршруту (Routing Recipient).
5. В окне Имя конфигурации (Profile Name) выбрать нужный профиль пользователя.
6. В диалоговом окне Добавить маршрут (Add Routing Slip) нажать кнопку Адрес (Address) и выбрать адресата.
7. В окне Текст сообщения (Message text) ввести текст сообщения, установить флажок Возврат по окончании (Return when done) и нажать кнопку Разослать (Route).
Получив презентацию, члены рабочей группы могут снабдить ее своими примечаниями. Когда все получатели просмотрят презентацию, она возвращается назад.
Примечания – это текстовые объекты с определенным форматированием. Форматирование (по умолчанию) можно изменить командой Примечание меню Формат (Format); команды подменю Изменить автофигуры (Change AutoShape) меню Рисование (Draw) позволяют изменить форму объекта. Любой член рабочей группы может, используя различные формы и форматы, разнообразить примечания.
Если примечания загромождают слайд, можно спрятать их командой Примечания меню Вид (View). Чтобы вывести примечания, нужно снова выбрать эту команду. Примечания отображаются в верхнем слое слайда.
Мастер упаковки (Pack and Go Wizard) упаковывает содержимое презентации так, что она может быть показана на другом компьютере (скажем, на портативном). Поскольку мастер может вместе с презентацией упаковать средство просмотра PowerPoint Viewer, устанавливать PowerPoint на компьютере назначения не нужно. Мастер упаковки запускается командой Упаковать (Pack and Go) меню Файл (File).
Чтобы просмотреть презентации с управляющими элементами ActiveX, связанными или внедренными объектами, на компьютере назначения нужно установить соответствующие компоненты. Если, например, в презентацию входят объекты Microsoft Graph, отсутствующего на компьютере назначения, диаграммы в презентации будут доступны только для чтения.
Если презентация переносится на компьютер, на котором не установлен PowerPoint, вместе с презентацией нужно упаковать средство просмотра PowerPoint Viewer. Мастер упаковки позволяет упаковать и 32-битное (для Windows NT Workstation 3.51/4.0 или Windows 95), и 16-битное средства (для Windows 3.1).
Мастер упаковки сохраняет презентацию в соответствии с выбранным средством просмотра и принятым по умолчанию форматом, задаваемым на вкладке Общие (General) диалогового окна Параметры (Options) меню Сервис (Tools).
САВ-файл упакованной презентации содержит не только все необходимые файлы, но и мастер упаковки. На компьютере назначения мастер распаковывает САВ-файл и записывает значения необходимых параметров в реестр или в файл PowerPnt.ini (в зависимости от версии Windows).
Если в состав упакованной презентации входит 16-битное средство просмотра, мастер устанавливает его на компьютере назначения, после чего можно запустить средство просмотра и открыть презентацию. Если упаковано 32-битное средство просмотра, мастер предложит выбрать вариант автоматического запуска средства просмотра при открытии презентации.
Для воспроизведения презентации с портативного компьютера обычно используется большой монитор, подключенный к нему. Если же монитор подключен к компьютеру с установленным PowerPoint 97, можно воспроизвести презентацию с портативного компьютера, выбрав команду Репетиция на двух экранах меню Показ слайдов.
