Общий доступ к корпоративной информации необходим во многих ситуациях. Это может касаться, например, сведений о производимых изделиях, о связях с заказчиками, телефонной книги компании и т.д. Типичные ситуации, когда организации может понадобиться опубликование или совместное использование данных, таковы:
• распространение неформальных и внеплановых материалов – кроме традиционных методов публикации, часто желательно разместить документ в интрасети, чтобы пользователи ознакомились с ним и отреагировали на него;
• публикация на нескольких носителях – хотя большинство документов все еще распространяются на бумаге, публикация на компакт-дисках, в интрасети и в Интернете завоевывает все большую популярность. Увеличивается и число форматов для презентаций: 35 мм слайды, бумага, электронные презентации или документы HTML. В этой ситуации весьма желательно иметь единый инструмент для публикации материалов в различных форматах.
Настольный менеджер информации Microsoft Outlook помогает организовать данные (файлы, документы, электронную почту, календари, задачи, контакты и т. д.) в единую интегрированную среду, обеспечивая совместное использование информации.
Outlook поддерживает как связь между пользователями внутри, так и вне организации средствами Microsoft Exchange Server и Microsoft Mail, обеспечивает прямую связь через Интернет. Кроме того, Outlook автоматически создает гиперссылки на любые адреса в Интернет или адреса общих папок в сообщениях электронной почты и других объектах Outlook.
Outlook можно использовать для планирования встреч и собраний с коллегами и даже с внешними пользователями в Интернете. Outlook расширяет рамки управления проектами (включая распределение задач и автоматическое оповещение о любых изменениях, касающихся этих задач), обеспечивая эти возможности в интрасети и в Интернете.
В общих папках Outlook можно разместить различную информацию корпоративного (списки контактов, сведения о проектах) и личного характера.
Формы Outlook похожи на формы Microsoft Exchange Client, но имеют важные отличия: технология документов ActiveX позволяет включать в формы Outlook документы и шаблоны Office. Например, в форму Outlook можно включить шаблон отчета о расходах Microsoft Excel. Пользователь заполнит отчет, после чего отчет будет автоматически отправлен соответствующему сотруднику для утверждения и последующей обработки.
В Microsoft Office для Windows 95 впервые появилась технология быстрого поиска (Find Fast), предназначенная для индексирования и поиска документов Office на локальных жестких дисках и сетевых устройствах. В Office 97 эти возможности расширены за счет инструментария Web Find Fast, выполняющего индексирование и поиск документов в форматах HTML и Office на сервере или группе серверов.
Методика поиска с помощью Web Find Fast аналогична работе с такими инструментами поиска в Интернете, как Lycos или Alta Vista. Подключившись к странице поиска, пользователь вводит ключевые слова или фразы. Когда он нажмет на кнопку Найти (Search), запрос передается серверу поиска, который возвращает результаты в виде HTML-страницы. Помимо ключевых слов, при поиске можно использовать свойства документа (название, автор, резюме и т. д.). Результаты поиска оформляются в виде гиперссылок, что обеспечивает мгновенный доступ к документам.
Мастер публикаций в Web (Web Publishing Wizard) облегчает публикацию Web-страниц в Интернете и в интрасети, автоматизируя процесс копирования файлов с компьютера пользователя на Web-сервер.
Microsoft предлагает два продукта серверного класса для поддержки персонального узла Интернета: Microsoft Personal Web Server и Microsoft Peer Web Services. Они предназначены для небольших по объему публикаций в Интернете и интрасети и идеально подходят для страниц подразделений, личных страниц, а также небольших Web-приложений корпоративной интрасети.
Хотя оба продукта ориентированы на небольшие узлы, они предоставляют практически те же возможности, что и мощный сервер узла Интернета Microsoft Internet Information Server (IIS). Кроме того, Personal Web Server и Peer Web Services отлично подходят для разработки и отладки Web-приложений и сценариев, предназначенных для использования на сервере под управлением IIS.
