Основной задачей программного обеспечения интегрированных сред компьютера является упрощение, автоматизация и ускорение выполнения задач. Пакет Microsoft Office предоставляет пользователям два средства автоматизации работы с приложениями: язык макросов и язык Visual Basic for Applications (VBA). Поскольку возможности макросов ограничены, для создания сложных приложений следует использовать язык VBA, который доступен во всех приложениях Microsoft Office.
Макросы
Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – набор из одной или нескольких макрокоманд, выполняющих определенные операции и использующихся при автоматизации часто выполняемых задач. Макрокоманда – основной компонент макроса, замкнутая инструкция, самостоятельно или с другими макрокомандами определяющая выполняемые в макросе действия. Макрос — это серия команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу.
Перед тем как записать или написать макрос, необходимо спланировать шаги и команды, которые он будет выполнять. Выражение, которое проверяет выполнение некоторого условия для осуществления (неосуществления) перехода к указанной в выражении макрокоманде, носит название условное выражение в макросе. Если при записи макроса была допущена ошибка, ее исправление будет также записано. Каждый раз при записи макроса он сохраняется в новом модуле, присоединенном к приложению.
Редактор Visual Basic позволяет изменять макросы, а также копировать их либо из одного модуля в другой, либо между различными приложениями. Кроме того, можно переименовывать модули, в которых хранятся макросы, или переименовывать сами макросы.
Иными словами, макрос является командой, которая создается самим пользователем и служит для автоматизации рутинных операций. Макросы избавят пользователя от скучной механической работы, предоставив больше времени для творчества и размышлений. Стоит отметить, что преимущество макросов во многом объясняется тем, что язык макрокоманды, называемой Visual Basic, тесно связан с функциями приложений, и, по сути, макросы являются аналогами команд. Это означает, что, изучая процессы создания и запуска макросов, пользователь работает непосредственно со структурой функций. Благодаря тесной взаимосвязи функций и макросов пользователь может закреплять команды или макросы за любыми меню, комбинациями клавиш и панелями инструментов, в том числе и созданных самим пользователем.
Выражаясь более точно, макросы позволяют перепрограммировать приложения: модифицировать его функции, изменяя названия связанных с ними команд и их расположение в меню, преобразуя выполняемые ими действия и заменяя клавиши, которым они присвоены. Так же свободно можно обращаться и с кнопками панелей инструментов и операциями, которые они вызывают.
Для создания макросов и работы с ними, надо, по меньшей мере, знать, как выбираются команды, перемещается курсор ввода и выделяется текст.
Создание макросов
Чтобы воспользоваться макросом, его надо сначала создать, а затем запустить.
Существует два способа создания макросов:
1. Записью действий пользователя.
2. С помощью команды “Макрос” из меню “Сервис”.
При создании макроса первым способом он составляется из операторов так, как если бы программа писалась на каком-нибудь языке программирования. Пользователь должен быть знаком с языком, на котором составляются макросы.
Второй способ – запись команд и нажатие клавиш – более простой и наиболее приемлем для пользователя. Достаточно активизировать встроенную в программу функцию записи макрокоманд и выполнить нужные действия. Например, в программе Excel для этого следует (см. иллюстрации в Приложении 5 Файла материалов):
· В меню “Сервис” выбрать подменю “Макрос” и выбрать команду “Начать запись”.
· Ввести имя макроса в соответствующее поле. Первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть буквами, цифрами или знаками подчеркивания. В имени макроса не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов следует использовать знаки подчеркивания.
· Чтобы выполнить макрос с клавиатуры с помощью сочетания клавиш, ввести соответствующую букву в поле Сочетание клавиш. Для строчных букв используется сочетание “CTRL+ буква”, а для заглавных — “CTRL+SHIFT+ буква”, где “буква” — любая клавиша на клавиатуре. Буква, используемая в сочетании клавиш, не может быть цифрой или специальным символом. Заданное сочетание клавиш будет заменять любое установленное по умолчанию в Microsoft Excel, пока книга, содержащая данный макрос, открыта.
· В поле “Сохранить в книге” выбрать книгу, в которой должен быть сохранен макрос.
· Чтобы создать краткое описание макроса, ввести необходимый текст в поле “Описание”.
· Нажать кнопку “ОК”.
По умолчанию при записи макроса в Microsoft Excel используются абсолютные ссылки. Макрос, записанный с абсолютными ссылками, при выполнении всегда обрабатывает те же ячейки, которые обрабатывались при его записи. Для того, чтобы с помощью макроса обрабатывать произвольные ячейки, следует записать его с относительными ссылками. Для этого следует нажать кнопку “Относительная ссылка” на панели инструментов “Остановка записи”. Относительные ссылки будут использоваться до конца текущего сеанса работы в Microsoft Excel или до повторного нажатия кнопки “Относительная ссылка”.
· Выполнить макрокоманды, которые нужно записать.
· Нажать кнопку “Остановить запись” на соответствующей панели инструментов.
Для того чтобы макрос сначала выбирал определенную ячейку, выполнял макрокоманду, а затем выбирал другую ячейку, связанную с активной, нужно использовать и абсолютную, и относительную ссылки при записи макроса. При записи относительных ссылок кнопка “Относительная ссылка” должна быть нажата. При записи абсолютных ссылок кнопка “Относительная ссылка” не должна быть нажата.
Для автоматизации работы в приложениях можно создавать группы макросов. Группа макросов - это набор связанных макросов, сохраняемых под общим именем.
