Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач Вы сможете:
— работать только над действительно важными и необходимыми задачами;
— решать вопросы в соответствии с их неотложностью;
— концентрироваться на выполнении только одной задачи;
— более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;
— наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;
— исключить дела, которые могут быть выполнены другими;
— в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться по крайней мере с важнейшими вопросами;
— не оставлять невыполненными задачи, которые Вам действительно по силам.
Позитивные последствия:
— соблюдаются установленные сроки;
— Вы получаете большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;
— получают удовлетворение подчиненные, коллеги и Ваш непосредственный руководитель;
— удается избежать конфликтов;
— Вы сами избегаете стрессовых перегрузок.
В последующих разделах рассматриваются различные критерии и методы, руководствуясь которыми, вы можете определить очередность своих важнейших дел.
3.2. Принцип Парето (соотношение 80: 20)
Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.
Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848—1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.
Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20 % запасов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных -затрат до сих пор применявшиеся методы инвентаризации.
Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают:
— 20 % клиентов (товаров) дают 80 % оборота или прибыли;
— 80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли;
— 20 % ошибок обуславливают 80 % потерь;
— 80 % ошибок обуславливают 20 % потерь;
— 20 % исходных продуктов определяют 80 % стоимости готового изделия;
— 80 % исходных продуктов определяют 20 % стоимости готового изделия.
Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80: 20».
Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени (затраты) достигается 80 % результатов (выпуск).
Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % общего итога.
На нижеследующей схеме поясняется этот «железный» принцип временного менеджмента.
| Временной принцип Парето (соотношение 80:20) | |
| Затраты | Выпуск |
| 80 % затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы) | = 20 % итогового результата |
| 20 % затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы) | = 80 % итогового результата |
Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью:
Сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом —многочисленные «второстепенные»!
Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.
