Завдання для самоконтролю. Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення

Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Сукупність реквізитів та їх постійних частин, розташована у певній послідовності на бланку документа єдиним блоком, – це:

а) формуляр-зразок;

б) бланк;

в) штамп;

г) стандарт.

Завдання 2. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Дату підписання (створення) документа ставлять:

а) під текстом посередині;

б) у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці;

в) посередині під заголовком документа.

Завдання 3. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити:

а) назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

б) зображення герба, зображення нагород, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

в) код організації, реєстраційний індекс документа, гриф затверд-ження документа, резолюція, відмітка про засвідчення копії.

7.2 Мова ділових паперів

Текст – головний елемент документа. У тексті документа необхідно

сформулювати причину й мету його укладення, розкрити суть конкретної справи, зробити певні висновки, спираючись на факти й докази.

Основні вимоги до мови ділових паперів:

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю сучасної літературної мови.

2. Наявність слів, які вживаються в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні: належний, повинний, вищевказаний, що нижче підписалися тощо.

3. Використання термінів і професіоналізмів, зумовлене тематикою, змістом службових документів.

4. Уживання складних відіменних прийменників: з метою надання допомоги, у порядку надання допомоги.

5. Обмежене вживання речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду переліками.

Текст документа повинен складатися з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення. Часом у тексті висновки передують закінченню.

У вступі викладаються причини та безпосередній привід до складення службового документа. У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення нового документа.

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушува-ного питання. Складне доведення зазвичай закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Закінчення – обов’язкова логічна частина, у якій формулюється мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова [14].

Стислість викладу тексту досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових та дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

У документуванні управлінської, виробничої та наукової діяльності часто використовуються графічні скорочення загальновживаних слів і термінів. Варто пам’ятати, що для всіх граматичних форм одного й того самого слова застосовується одне й те саме скорочення. Завдяки скороченню слів заощаджується час на складання й оформлення тексту.

Перелік основних графічних скорочень звань і посад

акад. – академік

архіт. – архітектор

асп. – аспірант

викл. – викладач

в. о. – виконавець обов’язків

д.; док. – доктор

д. г. н. – доктор географічних наук

д. е. н. – доктор економічних наук

деп. – депутат

дир. – директор

доц. – доцент

д. т. н. – доктор технічних наук

д. ф.-м. н. – доктор фізико-математичних наук

д. х. н. – доктор хімічних наук

д. ч. – дійсний член

д. ю. н. – доктор юридичних наук

зав. – завідувач

засл. – заслужений

заст. – заступник

з. д. н. – заслужений діяч науки

інж. – інженер; інженерний

інж.-мех. – інженер-механік; інженерно-механічний

канд. – кандидат

к. е. н. – кандидат економічних наук

кер. – керівник

к. т. н. – кандидат технічних наук

к. ф.-м. н. – кандидат фізико-математичних наук

к. х. н. – кандидат хімічних наук

к. ю. н. – кандидат юридичних наук

мін. – міністр

м. н. с. – молодший науковий співробітник

нач., н-к – начальник

пом. – помічник

проф. – професор

ред. – редактор

чл.-кор. – член-кореспондент

Графічні скорочення років, століть

м. р. – минулого року

р. – рік

рр. – роки, напр.: у 2000-х рр.; у 70 – 90 рр.

ц. р. – цього року

сс. – століття, напр.: ХХ – ХХІ сс.

ст. – століття, напр.: ХІХ ст.

Найпоширеніші графічні скорочення у ділових та наукових документах

авт. – автор, авторський

авт. а. – авторський аркуш

а. с. – авторське свідоцтво

вид-во – видавництво

вип. – випуск

г-во; госп-во – господарство

грн. – гривня

дис. – дисертація

інв. – інвентарний

інд. – індекс

інст., ін-т – інститут

кв. – квартира; квартал

м-во; мін-во – міністерство

н.-д. – науково-дослідний

н.-т. – науково-технічний

од. – одиниця

од. вим. – одиниця вимірювання

ориг. – оригінал

п. – пан, пані; параграф; пункт

пп. – пани; параграфи; пункти

персон. – персоналія

підп. – підписано (-ий)

П. І. П/б – прізвище, ім’я та по батькові

п/к – під керівництвом

пр.; прим. – примітка

през. – президія

прим. – примірник

реф. – реферат

рукоп. – рукопис

ст.; ступ. – ступінь

стат. – статистика

ст. ст. – статті

сх. – схема

т. – том; точка

т., тел., тлф. – телефон

т.; тир., накл. – тираж, наклад

т/ф; тел./факс – телефон-факс

т. ч. – таким чином; тим часом

ум.-вид. арк. – умовно-видавничий аркуш

ун-т – університет

у т.ч. – у тому числі

фак.; фак-т; ф-т – факультет

філ. (відд.) – філіал (філія) (відділок)