Направления и методика проведения проверки

Аудит производственных запасов включает проверку:

· правильности оценки запасов;

· порядка документального оформления движения за­пасов, в том числе на складах;

· ограничения круга лиц, разрешающих отпуск мате­риалов со склада, и определения режима отпуска мате­риалов со склада;

· оприходования запасов (выборочно по наименовани­ям, количеству, суммам). Особое внимание следует обра­тить на запасы, приобретенные за наличный расчет (про­извести сверку документов, прилагаемых к авансовым отчетам, с данными складского учета);

· наличия в прошлом случаев предъявления претен­зий к поставщикам по причине некачественных, несво­евременных поставок сырья и материалов;

· учета реализации материалов (в соответствии с учет­ной политикой) — по оплате или по отгрузке; В первом случае задолженность отражается по фактической полной себестоимости, во втором — по ценам реализации. Особенностью второго метода является то, что сразу после признания прибыли предприятие должно уплачивать налоги в бюджет;

· выделения отдельной строкой в документах (платеж­ных и первичных) НДС;

· порядка и своевременности проведения инвентари­зации запасов и оформления ее результатов;

· проведения ежемесячных инвентаризаций строитель­ных материалов открытого хранения для определения их расхода;

· наличия внезапных проверок запасов;

· учета на забалансовых счетах запасов, находящих­ся на ответственном хранении, и материалов, принятых в переработку;

· хранения и осуществления контроля за выдачей, сроками службы и списанием спецодежды, спецобуви и инструментов;

· организации пропускной системы;

· пригодности использования складов по назначению;

· соблюдения правил хранения запасов (по группам, видам, сортам, в ячейках или спецтаре);

· противопожар­ной безопасности, наличия средств сигнализации, весоизмерительных приборов; индивидуального хранения легковоспламеняющихся материалов;

· системы отпуска сырья и материалов в производство (основное и вспомогательное), а также соответствия рас­хода установленным нормативам;

· случаев нарушения ведения складского хозяйства (отрицательные переходящие остатки, неоприходование материалов, расхождение данных складского и бухгал­терского учета, неправильный подсчет остатков);

· записей по неотфактурованным поставкам (особен­ность — сумма налога по этим материалам учитывается в том отчетном периоде, в котором поступят расчетные документы);

· записей по материальным ценностям, находящимся в пути (условное оприходование в отчетном месяце, стор­нирование и положительная запись с выделением нало­гов в следующем месяце).

Баланс сверяется с данными Главной книги по счету 10.

Главная книга проверяется арифметически и на соответ­ствие оборотов по корреспондирующим счетам, сверяется с журналом-ордером № 6 и ведомостью № 10.

Ведомость № 10 проверяется арифметически, на правильность оформления и составления, на соответствие оборотов по коррес­пондирующим счетам и сверяется с книгой учета остатков и реестрами, с журналом-ордером № 6 по графе «Фактическая себестоимость приобретен­ных материалов — по приходу, с журналом-орде­ром № 10 — по расходу».

Книга учета остатков материалов проверяется арифметически и сверяется с карточками складс­кого учета.

Реестры сдачи документов проверяются по фор­ме, на соответствие с первичными документами, арифметически и сверяются с данными ведомости № 10.

Карточки складского учета проверяются по фор­ме, существу и сверяются с первичными докумен­тами.

Приходные ордера и акты о приемке материалов проверяются по форме, существу и сверяются с договорами поставки и принятыми к оплате счета­ми-фактурами.

С целью провер­ки системы внутреннего контроля и постановки материальной ответственности аудитору необходимо проверить наличие и пра­вильность оформления договора о материальной ответственности с кладовщиком, акты инвентаризации ТМЦ, инвентаризацион­ные и сличительные ведомости. Количе­ство фактически проведенных инвентаризаций со­поставляется с установленным по приказу об учет­ной политике. Анализируя материалы инвентаризаций следует помнить, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных законодательством, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения, при этом нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах норм определяется после зачета недостач излишками в результате пересортицы. В целях получения дополнительных сведений, аудитор может проводить самостоятель­ные (независимые) инвентаризации.

При проверке организации учета движения материальных ценностей на складах, прежде всего, надо проконтролировать организацию складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. Да­лее проверяют, как организован складской учет материалов и как ведется контроль со стороны бухгалтерии. Предприятия могут применять преимущественно три основных варианта учета движения материалов на складах: оперативно-бухгалтерский (сальдовый), карточно-документационный и бескарточный.

Если применяется сальдовый метод, то аудитор проверяет ведо­мости по приходу и расходу материалов, сверяет итоговые данные этих ведомостей с сальдовыми ведомостями. Второй метод предус­матривает составление в бухгалтерии количественно-суммовых оборотных ведомостей по группам материалов. В этом случае ауди­тор просматривает эти ведомости и проводит сверку остатков с кар­точками складского учета. Обычно осуществляется выборочная сверка, так как сплошной контроль - весьма трудоемкая операция. Наиболее эффективен третий метод. Он применяется, как пра­вило, при использовании ПК. В этом случае карточки складского учета в обычном варианте не ведутся. Сам процесс складского уче­та организуется на ПК, а за определенные периоды (месяц, квар­тал) составляются оборотные ведомости. Аудитор знакомится с имеющимися документами, выясняет, как ведется сверка данных складского учета с бухгалтерскими данными.

Налог на добавленную стоимость учитывается по дебету счета 19 (субсчет «НДС по приобретенным материальным ресурсам») в корреспонденции с кредитом счетов 60, 76 и др. Аудитору необходимо проверить, как было образо­вано сальдо по счету 19 и как производилось его отнесение на счет 68. НДС по материальным ресурсам списывается полностью на счет 68 в момент оплаты счетов.

Особое внимание должно быть уделено проверке расчетов по списанию материальных ценностей на затраты производства. Для этой цели на предприятии можно применить один из следующих методов:

Метод оценки по себестоимости единицы запасов предусматри­вает списание каждой единицы материалов по цене приобретения или по себестоимости единицы запасов. Он применяется, если но­менклатура материальных ценностей небольшая.

Метод оценки по средней себестоимости является наиболее распространенным. При его применении важно правильно устанавливать средние цены.

Метод ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения закупок (с английского: первый на входе – первый на выходе)) - основан на допущении, что мате­риальные ресурсы используются в течение отчетного периода в пос­ледовательности их приобретения. На складе на конец отчетного периода остаются остатки материальных ценностей по фактичес­кой себестоимости последних по времени закупок, а на себестои­мость продукции списывают материальные ценности ранних по времени закупок.

Метод ЛИФО (по себестоимости последних по времени приобре­тения закупок (последний на входе – первый на выходе)) - основан на противоположном методу ФИФО допущении. При этом методе ресурсы, которые поступают в произ­водство, оцениваются и списываются по себестоимости последних в последовательности по времени закупок. Материальные ресур­сы, остающиеся на складе на конец отчетного периода, оценивают­ся по фактической себестоимости ранних по времени закупок, а в себестоимости реализованной продукции (работ, услуг) учитыва­ется стоимость поздних по времени закупок.

Применение метода ЛИФО в периоды инфляции даст наименьшую величину стои­мости запаса товарно-материальных ценностей и, соот­ветственно, наименьшую прибыль за период; использо­вание ФИФО даст наибольшие значения вышеуказанных статей отчетности, а метод

средневзвешенной — их про­межуточное значение. Наиболее выгодным в настоящее время является применение метода ЛИФО, поскольку он позволяет привлечь ресурсы.

Выбор метода оценки ТМЦ ус­танавливается в приказе по учетной политике. Фактически используемый метод сопоставляется с данными приказа. Аудитор может проводить само­стоятельные расчеты себестоимости материалов, подлежащих списанию.

В учетной политике также может быть предус­мотрено использование 15-го и 16-го счетов. Если предприятие ввело указанные счета в рабочий план счетов и применяет в учете, следовательно, мате­риальные ценности оцениваются по фактической себестоимости с обособленным учетом суммы транспортно-заготовительных расходов.

Проверка правильности отнесения и списания материальных цен­ностей, образованных в результате недостач и хищений, проводит­ся аудитором в случае, если такие данные обнаружены. Порядок списания сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей регулируется законодательством и учредительными до­кументами. Списание недостач и потерь от порчи ценностей отра­жается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счетов 73, 91 и др.

Заключительным этапом проверки является контроль ведения сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяются по данным журнала-ордера № 10, ведомостей №№ 10, 11, 10с, 14, 15с и Главной книги. При необходимости аудитор может провести анализ всей систе­мы организации учета материальных ценностей и дать рекоменда­ции по ее рационализации.

Анализ использования материальных ресурсов предусматривает получение данных о соответствии запасов установленным нормам, о расходе материалов (в натуре или по стоимости) на 1 руб. изго­товленной продукции и др. Аудитор должен проверить и оценить результаты инвентариза­ции товарно-материальных ценностей. Для этого используются ин­вентаризационные и сличительные ведомости, проводится анализ содержащихся в них данных. Отсутствие объективной информации о состоянии и стоимостной оценке производственных запасов негатив­но отражается на финансовом состоянии предприятия, поскольку, во-первых, администрация предприятия не имеет возможности адекватно планировать деятельность предприятия; во-вторых, искажаются показатели финан­сового состояния предприятия и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объ­ективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия; в-третьих, происходит искажение сумм налогов (например, налога на прибыль, что может приве­сти к штрафным санкциям).

При выявлении отклонений фиксируются замеча­ния и неточности, которые должны быть исправлены. Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор регистрирует в своих рабочих документах, сопоставляет данные фактически выявленных оши­бок с предварительно рассчитанными и корректи­рует при необходимости план проведения проверки.

Типичные ошибки

К наиболеехарактерным ошибкам по учету ТМЦ можно отнес­ти следующие:

· не заключены договоры о материальной ответственности с кла­довщиками (материально-ответственными лицами);

· неправильно оформляются документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей;

· не ведется аналитический учет движения ТМЦ в бухгалтерии;

· нерегулярно проводится сверка данных по движению матери­альных ценностей в бухгалтерии и на складах предприятия;

· нарушение сроков проведения и некачественное проведение инвентаризаций;

· на складах хранится большое количество неиспользуемых ТМЦ;

· неправильно производится списание ТМЦ по направлениям затрат.

Вопросы для самоконтроля:

1. Перечислите законодательные и нормативные документы необходимые для проверки.

2. Перечислите бухгалтерские документы необходимые для проверки.

3. Каков алгоритм проверки производственных запасов?

4. Какие варианты учета движения материалов на складах Вы знаете?

5. Какие методы оценки материалов при отпуске в производство Вы знаете?

6. Назовите типичные ошибки при учете производственных запасов.