Регистрационный номер документа

Проставляется слева от даты от левого поля документа после подписания документа и регистрации. Номером документа является порядковый номер по книге регистрации.

Ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа

Используется только на бланке письма под номером и датой документа и представляет собой: На №­­­____от "___"________20___г. Заполняется только на письмах-ответах.

Место издания документа

Указывается после названия организации в том случае, если необходимо указать структурное подразделение – автора документа.

Гриф ограничения доступа

Располагается на верхнем поле документа в правом углу без кавычек и может включать следующие слова: конфиденциально, лично в руки и т.п.

15 Адресат (тот, кому направляется документ)

Чаще всего используется в служебной переписке. Располагается в правом верхнем углу, печатается через два интервала и включает в себя:

- наименование организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- наименование должности в дательном падеже;

- инициалы и фамилия должностного лица в дательном падеже;

- почтовый адрес в именительном падеже.

Если письмо направляется физическому лицу, то сначала записывается почтовый адрес, затем инициалы и фамилия адресата.

Гриф утверждения документа

Некоторые документы приобретают юридическую силу только после их утверждения первым руководителем или вышестоящей организацией. Проставляется в правом верхнем углу документа на одном уровне с наименованием организации. Включает в себя слово УТВЕРЖДАЮ заглавными буквами без кавычек и двоеточия, полное наименование должности лица, утвердившего документ; личную подпись с расшифровкой и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

____________И.О. Фамилия

«___»__________20_____г.

Резолюция

Это рукописное распоряжение должностного лица о том, кто и в какие сроки должен исполнить документ.

Пишется на любом свободном месте документа или на отдельном листе формата А5 и включает в себя: фамилию или должность исполнителя (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок (когда?) и подпись руководителя без расшифровки.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным является тот, кто указан первым.

Заголовок к тексту документа

Этот документ обязателен на бланках формата А4. На бланках документов формата А5 данный реквизит не проставляется.

Представляет собой краткое содержание документа и проставляется под № и датой документа. Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: о чем? о ком? кого? чего?

Заголовок должен точно передавать содержание документа, но при этом должен быть максимально кратким.

Отметка о контроле

Проставляется на левом поле документа рядом с заголовком к тесту и представляет собой слово «контроль» или букву К, выполненные от руки или штампом. Выполняется красным цветом.

Текст документа

Текст официального документа выполняется на русском языке на формате А4 через 1,5-2 интервала, а на формате А5 – через 1 интервал.

Данный реквизит представляет собой связный текст, таблицу или соединение этих структур.

Отместка о наличии приложения

Приложения являются дополнением к документу для подтверждения вопросов, затронутых в документе.

 

От левого поля сразу после текста печатается слово «Приложение» с большой буквы, ставится двоеточие, печатается название прилагаемого документа, указывается количество листов и экземпляров.

Приложение: план развития организации на 5л. в 1 экз.

Подпись

Обязательный реквизит, без которого документ не имеет юридической силы. В него входит: подлное наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (И.О. Фамилия) без скобок.

Печатается реквизит от левого поля под текстом, расшифровка подписи - от правого поля:

Директор С.И. Иванов

В документе может быть несколько подписей, указывающих на то, что ответственность за содержание документа несут несколько лиц. Тогда подписи располагаются друг под другом с учетом сложившейся иерархии. Если документ подписывают руководители одного уровня иерархии, то подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Рассвет» Директор ОАО «Юнит»

 

___________М.И. Грачев ________________С.А. Токарев