Тема 4 Реквизиты документа

Реквизит документа – это обязательный элемент любого официального документа, позволяющий идентифицировать документ. Состав и правила оформления реквизитов документа определен стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Герб РФ 02 Герб субъекта РФ

Данные реквизиты находятся по центру на верхнем поле документа с отступом от края 3 мм. Использовать гербовые знаки могут только те организации, которые указаны в Положении о гербе РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 30.11.2003 № 2050.

Если на бланке используется герб субъекта РФ, то над ним обязательно указывается название государства.

Эмблема или товарный знак организации

Эмблема организации – это символическое графическое изображение. Она может представлять собой рисунок, который может включать в себя и буквенное обозначение. Размеры эмблемы не ограничены. Располагается она на левом поле документа на уровне наименования организации. Запрещается заменять наименование организации эмблемой.

Товарный знак – обозначение, дающее возможность отличить товар одного юридического лица от подобного товара другого юридического лица.

Код организации

Каждое предприятие обязательно должно быть зарегистрировано в органах государственной власти и внесено в Общероссийский классификатор организаций и предприятия (ОКПО) с присвоением кода, который представляет собой 8-значное число, последняя цифра которого печатается через интервал. Помещается под наименованием организации или под справочными данными об организации.

Код формы документа

Определяется по УСОРД и представляет собой 7-значное число.

07 ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выданными налоговым органом.

Наименование организации

Данный реквизит характеризует автора документа. Наименование автора на документе должно точно соответствовать названию организации в учредительных документах (Устав). Воспроизводится на ланке в именительном падеже. Нельзя указывать сокращенное название организации вместо полного. В данном случае сначала печатается полное название организации, а потом в круглых скобках указывается сокращенный вариант.

Под наименованием организации может быть указано название структурного подразделения, в котором создавался документ.

Если документ требует написания данного реквизита на иностранном языке, то сначала указывается название организации на русском языке, а затем – на иностранном.

Если автором документа является должностное лицо, то вместо наименования организации может быть указано полное наименование должности. Такой бланк называется бланком должностного лица и используется только для создания внутренних документов. Проставляется в левом верхнем углу или по центру документа. При отсутствии на документе данного реквизита документ считается недействительным, так как утрачивает свою юридическую силу.

Справочные данные об организации

Данный реквизит включает в себя:

- юридический адрес (название улицы, № дома и офиса, название города, индекс, название страны);

- номер телефона и факса, адрес электронной почты;

- банковские реквизиты (на финансовых документах).

Этот реквизит обязателен на бланках писем, бланках исходящих документов. На бланках внутренних документов данный реквизит может отсутствовать, но его наличие указывает на культуру делопроизводства в организации.

Наименование вида документа

Проставляется через межстрочный интервал под справочными данными об организации. Печатается заглавными буквами без пробелов: ПРОТОКОЛ. Вид документа не указывается на бланках письма.

Дата документа

На документе может быть несколько дат:

- дата подписания

- дата утверждения

- дата согласования.

Датой документа является дата подписания документа. Проставляется ниже наименования вида документа рядом с номером документа.