Тема 2 Делопроизводство как отрасль деятельности

Управленческий процесс в любой сфере жизни сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для принятия управленческих решений. Каждое управленческое решение – это новая информация, предназначенная для использования.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах незавитимо от формы их представления.

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Запись информации на различных носителях по определенным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Виды документов по происхождению:

1. Личный документ – документ, созданный лицом вне сферы профессиональной деятельности.

2. Официальный документ – документ, созданный физическим или юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ имеет юридическую силу. Юридическая сила документа – это свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком.

Функции документов доказывают важность роли документов в жизни общества и поэтому законодательство устанавливает обязательность создания документов (ст.5 и ст.8 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление, организация их движения и обработки, систематизация и хранение документов и т.д.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это:

-совокупность всех действий при работе с документами;

- это специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами

Все документы делятся на группы в соответствии с функциями, которые они выполняют и оформляются по единым требованиям, образуя определенную систему. Все системы документации создаются по единым правилам и требованиям.

Унификация документов – это процесс приведения документов к оптимальному единообразию по составу, вида и формам. Унификация позволяет:

- совершенствовать форму и содержание документов;

- устранять дублирование информации;

- сокращать количество и разновидности документов;

- снижать трудозатраты на обработку документов.

В сфере управления документы систематизированы в унифицированные системы, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

- унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система внешнеторговой документации и т.п.

Каждая УСД имеет свою специфику, и работа с ними регламентируется соответствующими нормативными документами: стандартами и инструкциями.

Стандартизация документов – это деятельность по достижению оптимальной степени упорядочения документов по содержанию и форме в рамках одной УСД.

Документы, входящие в УСОРД, являются основой деятельности любого предприятия. Они фиксируют все необходимые сведения для выполнения управленческих функций. Для обработки этих документов создаются специальные службы – службы документационного обеспечения управления.

Служба ДОУ – этот обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, отвечающего за оформление и обработку организационно-распорядительных документов.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое документ?

2. Каковы функции документа?

3. В каком случае документ обладает юридической силой?

4. Что дает унификация документов?

5. Что такое делопроизводство?

6. Каково значение документационного обеспечения управления в деятельности любого предприятия?