Тема 9 Служебная переписка

Служебное письмо – документ, обеспечивающий оперативный информационный обмен между организациями.

Требования к составлению и оформлению письма:

1. Оформляется на бланке формата А4 или А 5.

2. Не более 2-х страниц машинописного текста.

3. Грамотно, аккуратно, без исправлений.

4. С соблюдение официально-делового стиля.

5. Письмо должно содержать только объективные и проверенные сведения.

6. В письме должна содержаться достаточная аргументация приведенных фактов.

7. Текст письма должен быть логически последователен, убедителен и корректен.

8. Одно письмо посвящается 1-2 вопросам.

9. Текст излагается от 1 лица множественного числа (просим) или от 1 лица единственного числа (прошу). Чаще используется форма 1 лица множественного числа, так как письмо отражает мнение коллективного субъекта: организации, предприятия….

Письма должны содержать формулы вежливости:

- обращение Уважаемый……………………

- заключение

С уважением……..

Надеемся на дальнейшее сотрудничество………..

При рассылке писем одного содержания разным адресатам слово «копия» не употребляется. В этом случае составляется список адресатов, а в письме можно указать обобщенный адресат.

Письмо подписывает первый руководитель или его заместитель в рамках своей компетенции. Финансовые письма подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.

Различают более 10 разновидностей писем.

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов. Начинается со слов:

Представляем Вам……

Направляем Вам………

Высылаем Вам………..

Текст может содержать разъяснения, просьбы, пояснения, связанные с высылаемым документом. Обязателен реквизит «Отметка о наличии приложения.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Текст состоит из двух частей:

- обоснование просьбы

- просьба, которая выражается при помощи глагола «просить».

 

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст состоит из:

- обоснования (ссылка на законодательные или нормативные акты)

- изложение запроса.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

В данном случае используется принцип языкового параллелизма: в ответе употребляются те же языковые обороты и лексика, что использовал автор. В письме не пишется фраза «На Ваше письмо от……..». Для этого существует реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного письма».

Отрицательный ответ должен быть обоснован и начинается со слов: «В связи….» Рекомендуется дать информацию о том, на каких условиях возможен положительный ответ.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Обычно небольшое по объему и состоит из 1-2 предложений. Начинается со слов:

Сообщаем Вам, что……

Доводим до Вашего сведения, что…….

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…….

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов.

Ключевая фраза: «Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие на……)»

Может заканчиваться просьбой или пожеланием.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Данные письма часто носят типовой характер и рассылаются органами управления подведомственным организациям. В них могут дословно приводиться положения законодательных и нормативных актов, могут содержаться рекомендации и приложения. Часто имеют достаточно большой объем.

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательства или подтверждение.

Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды и т.п. Обязательная юридически значимая формула: «Оплату (предоставление) гарантируем.»

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о проведении публичных мероприятий. В тексте может быть следующая информация:

- сообщение о мероприятии, месте и времени проведения;

- приглашение к участию;

- условия участия и другая дополнительная информация.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, быть любой формы и цвета, иметь рисунок. Адресуется конкретному лицу, а значит, имеет обращение.

Письмо-предложение – служебное письмо, направленное потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. Если письмо отправляется впервые, оно начинается с краткой информацией об авторе, а затем излагается собственно суть предложения. Обязательно использование заключительной формы вежливости: «Надеемся на плодотворное сотрудничество».

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства.

Текст состоит из двух частей:

1. Ссылка на документ, фиксирующий обязательства сторон (договор).

2. Просьба выполнить те или иные действия.

Ключевые слова:

Напоминаем Вам………

Обращаем Ваше внимание на то, что…………

Ставим Вас в известность, что………….

Письмо может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Ключевая фраза:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции………….

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения договоренностей.

Структура текста:

1. Суть договоренностей со ссылкой на документ.

2. Существо сложившейся ситуации.

3. Требование.

4. Угрозы в адрес корреспондента.

Ключевые фразы:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства.

Срочно требуем…….

Требуем незамедлительно………..

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд.

В противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции.

В противном случае мы не несем ответственности за последствия.

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в свободной форме и на любых бланках.

Ключевые фразы:

Благодарим за…….

Выражаем Вам свою благодарность………

Позвольте Вас поблагодарить……

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за……….

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в жизни организации или должностного лица.

Составляется в свободной форме. Может состоять из 1-2 предложений, но может быть и развернутым, если в нем излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, которому адресовано письмо, или достижения организации. Оформляется на бланках любого цвета и формы.

Ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с……..

Искренне поздравляем Вас с………

Примите наши искренние поздравления в связи с ……….

Сердечно поздравляем Вас с……….

Вопросы для самоконтроля:

1. Какую роль играют служебные письма?

2. Каковы основные требования к содержанию и оформлению служебных писем?

3. Какие реквизиты должны быть на бланке письма?