Тема 1 История делопроизводства в России

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для студентов всех специальностей СПО

 

 

2014 год

 

Введение

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего их деление на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

Если организационно-распорядительная и информационно-справочная документация отражает и фиксирует в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, то внешние контакты отражаются в деловой переписке.

При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия.

Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий хранится в организации. В целях сохранения информации, содержащейся в документах, необходимо знать правила их хранения, поиска и распространения.

Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Правильное оформление кадровых документов обеспечивает социальную и правовую защиту граждан.

Современное делопроизводство невозможно без применения технических средств управления: компьютерная подготовка документов, использование специальных программных средств хранения и обработки документов, средства множительной техники и средства коммуникации.

Особенностью работы современных организация является тот факт, что документы создают и обрабатывают не только сотрудники специализированного структурного подразделения (Службы ДОУ), но и менеджеры всех уровней. Кроме того, в своей служебной и внеслужебной деятельности любой человек составляет и использует документы. Поэтому знание основ делопроизводства необходимо любому специалисту любой отрасли деятельности.

 

 

Тема 1 История делопроизводства в России

Делопроизводство в Древнерусском государстве. В Древнерусском государстве государственных учреждений еще не существовало. Их роль выполняли отдельные должностные лица. Но культура написания документов существовала даже в этот период, например, сохранившиеся до нашего времени данные о договорах с Византией 945 года.

Основные документы этого периода – разнообразные грамоты: уставные, вкладные, купчие, отпускные и т.п.

По виду грамота – отдельный лист пергамента шириной около 15-17 см. Размеры могли быть различными за счет подклейки следующих листов.

Хранились документы в центральных храмах, а в крупных городах существовали даже специальные хранилища документов.

По мере увеличения числа создаваемых документов формировался круг профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. В основном это были псаломщики и дьяки.

Приказное делопроизводство. Название приказного делопроизводства произошло от названия первых государственных учреждений – приказов. Точное число приказов неизвестно, называют от 40 до 70 приказов. Вот некоторые из них: посольский, тайных дел, холопий, большой казны, поместный, разрядный. Деятельность приказов объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой.

Во главе приказа стоял приказной судья, у него в подчинении состояли дьяки, в подчинении у дьяков находились подьячие. Приказному судье принадлежала распорядительная деятельность, дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства.

В делопроизводстве приказов использовалась специфическая форма документа – столбец или свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь очень большие размеры.

Составные части столбца назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела, начиная с инициативного документа (например, челобитной) и заканчивался документом, содержавшим решение. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления резолюции, адреса.

Документы хранились свернутыми в свиток. Для важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще всего они хранились просто в сундуках. В некоторых приказах были шкафы для хранения документов, а затем придумали меры по охране документов (например, снабжение сундуков замками).

Видовой состав документов приказного делопроизводства был следующим:

- грамоты (царские указы, посылаемые из приказов на места);

- приговоры;

- наказы;

- доклады;

- памяти;

- отписки (документы, поступавшие в приказы с мест);

- челобитные (обращения граждан к центральной власти).

Внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата и содержание документа составляли один сплошной текст.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка дела «к докладу»;

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

Коллежское делопроизводство. В результате петровских реформ сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии. Вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Доминирующее значение здесь получил коллегиальный способ принятия решений. В 1720г. Петром 1 был утвержден Генеральный регламент. С этого момента и начинается система делопроизводства, получившая название «коллежской» по названию учреждений – коллегий.

Делопроизводственная деятельность коллегии закрепилась за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии стал секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, «докладывание» дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Например, нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. Регистратор вел регистрационные книги:

- журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии;

- регистрационные книги для входящих и исходящих документов.

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия. Например: указные грамоты, наказы заменены указами, инструкциями; челобитные – прошениями; памяти и отписки – рапортами, доношениями, известиями.

В 1700 г. Петр 1 издал указ об отмене столбцовой формы документов и всеобщем переходе к тетрадной форме. Для многих документов разработаны образцы, по которым следовало составлять документы.

Выделяется из текста и становится самостоятельным реквизитом дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Мая 25 дня 1724 года».

Наименование документа тоже стало самостоятельным реквизитом. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования: подписи, отметки о согласовании, отметки о контроле и т.п.

Министерское делопроизводство. В начале 19 века зародилась новая система управления – министерская. Она основывалась на принципе единоначалия (во главе министерства стоял единолично управляющий министр, ответственный перед самим императором). Были созданы следующие министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства – Государственное казначейство.

С этого нововведения начинается отсчет нового периода делопроизводства – министерского.

В 1811г. Был издан законодательный акт «Общее учреждение министерств». В этом акте давался как «образ» порядок производства дел, включающий:

- порядок вступления дел;

- движение (производство) дел;

- отправку дел;

- ревизию дел;

- отчетность в делах.

Поступающие в министерство дела делились на три категории:

- текущие дела (донесения, ведомости, переписки);

- чрезвычайные дела;

- дела, не терпящие отлагательства.

Чрезвычайные и срочные дела рассматривались в первую очередь. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланков включались:

- наименование учреждения;

- наименование структурных подразделений;

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

Особенность делопроизводства этого периода – появление делопроизводственной литературы. Большое значение имели письмовики – сборники образцов документов.

Несмотря на существенные изменения, которые произошли в системе министерского делопроизводства, к концу 19 века жизнь требовала ускорения процесса делопроизводства.

Далее развитие делопроизводства в России начинает соотноситься с техническим прогрессом. В конце 19 века начали использоваться пишущие машинки. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм, письменной записи переданного по телефону сообщения.

Революция 1917 года привела к полному слому государственного аппарата и созданию нового, что отразилось на развитии делопроизводства.

Делопроизводство 1917-1941 гг. Октябрьский переворот 1917 года изменил государственный аппарат. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления были созданы 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие и солдаты, не имеющие специального образования. В связи с этим уровень делопроизводства существенно понизился, хотя дореволюционный опыт использовался.

В этот период начали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ) и делопроизводства, были изданы важные нормативно-методические документы в сфере делопроизводства.

В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ). Он занимался такими вопросами, как:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. С другой стороны, рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ, и разнобой в деятельности организаций и ведомств в вопросах делопроизводства нарастает. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике.

Но Великая отечественная война прервала все эти начинания.

Делопроизводство 1945-1993 гг. В начале 60-х годов тема делопроизводства стала вновь актуальной для государственного управления.

Первым юридически важным этапом стало принятие в 1963 году постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов была поручена разработка ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства). Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.

В 1988 году вышла новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. Внедрение ГОСТов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации.

Затем встал вопрос о создании автоматизированных систем управления (АСУ) и унификации системы документации (УСД).

Концепция информатизации до настоящего времени окончательно сформулирована.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.

В настоящее время работа по оптимизации документационного обеспечения управления продолжается.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие основные периоды можно выделить в истории делопроизводства?

2. Что такое грамота?

3. Какие этапы включала в себя процедура подготовки документов при приказном делопроизводстве?

4. Какие нововведения в делопроизводстве появились во время петровских реформ?

5. Когда в России появилась должность секретаря?

6. Когда появились бланки документов?