Последовательность проведения аудита персонала

 

Для конкретизации направлений исследований в рамках аудита персонала может быть осуществлена предварительная диагнос­тика, определяющая зоны, требующие первоочередного внима­ния для целей оптимизации системы управления персоналом. Наи­большую долгосрочную эффективность полномасштабный аудит персонала имеет в форме последовательности диагностических опе­раций, представленной выше.

Аудит персонала начинается на стратегическом уровне управления. Оценка системы управления персоналом проводится с использовани­ем критериев эффек тивности. Аудит персонала служит совершенст во ванию процесса управления персоналом. Изучая конкретные харак­теристики деятельности по управлению персоналом, используемые для оценки его соответствия критериям эффективности, принимают­ся решения о необходимости привести в «соответствие», о возможно­сти повысить степень «соответствия» («необходимо оптимизиро­вать») или об удовлетворительном «соответствии» критерию.

Убедившись в удовлетворительном состоянии системы управле­ния персоналом, делается переход к обследованию нижестояще]’» уровня управления персоналом — уровня функционального подраз­деления. На основании результатов аудита персонала на стратегиче­ском и функциональном уровнях выявляются причины неэффектив­ности линейного управления персоналом по вскрытым симптомам неэффективности работы конкретных линейных руководителей.

Аудит персонала временно приостанавливается после обнаруже­ния совокупности проблем, без практического решения которых не имеет смысла осуществлять дальнейшую диагностическую работу. Это существенно сокращает время аудиторского исследования, вы­свобождая дорогостоящее время аудиторов за счет концентрации усилий на изучении проблем, требующих первоочередного внима­ния. Г1о окончании аудита персонала на конкретном предприятии подготавливается аудиторское заключение, служащее основой даль­нейшего совершенствования управления. Использование рекоменда­ций, означающее приведение в соответствие управления персоналом представленным критериям, дает возможность продолжить процесс совершенствования управления и, соответственно, продолжить аудит персонала.

Рассмотрим подробнее важнейший этап аудита персонала — пред­варительную диагностику.

Предварительная диагностика

Предварительная анкета.

Любая миссия аудита обязательно пре­дусматривает проведение предварительного анкетирования для оз­накомления с предприя тием и проблемой, которую следует решать. Анкета позволяет лучше составить рабочую программу и отобрать значимые вопросы, на которых следует сосредотачивать дальнейшие действия.

Условия, управляющие присутствием и работой людей на пред­приятии, зависят от внешних и внутренних факторов, выбранной стратегии и бремени прошлого. Для предварительного знания об ауди- тируемой организации надо определить технологические, коммерче ские, экономические и финансовые характеристики, напрямую стал­кивающиеся с человеческим и социальным факторами.

Социальный паспорт (в зарубежной литературе — социальный баланс) организации содержит значительную информацию. Анализ этого документа дополняет предварительное представление об орга­низации с точки зрения социальных характеристик, проводимой кад­ровой политики и груза прошлых решений. Анализ необходим, чтобы понять социальную политику фирмы и принцип ее формирования. Предварительная анкета позволяет совместить эти направления с на­правлениями аудиторской экспертизы.

Помимо многочисленных внутрифирменных правил, существуют правила, определенные гражданскими властями, а также согласи­тельные документы между предприятием и профсоюзом. Во многих индустриально развитых странах закон, нормативы и согласитель­ные документы особенно богаты социальной направленностью. Пе­речень этих правил должен бы ть в том числе и в предварительной ан­кете.

Анкета позволяет составить общее представление об организа­ции, ее социальной стратегии и существующей в ней регламентации.

Общее представление об аудируемой организации предполагает изучение технических, коммерческих и финансовых характеристик организации. Начинается это изучение со сбора информации и за­канчивается составлением информационной карточки.

Общая информация. Аудитор собирает и группирует наиболее значимую количественную информацию о фирме, исторические све­дения и структурную схему ответственных должностей.

Технические характеристики. Речь идет о выделении факторов, влияющих на организацию и проведение работ, физические условия работы, режим работы, квалификационный уровень работников, опасностей, т. е. всю совокупность условий жизни и труда наемных работников на предприятии.

Необходимо состави ть краткое описание производственног о цикла, оборудования и рабочих мест. Аудитор должен быть особенно вни­мательным к техническим аспектам, могущим оказать влияние в кон­тексте своей миссии.

Если миссия аудита относится к образованию, анализ техничес­ких характеристик сосредоточен на квалификации, требующейся для различных операций и на ее среднесрочной эволюции. Перспективы нововведений и технологических изменений, влекущие за собой по­требность в переквалификации и усиления компетенции, предмет особенного интереса.

Коммерческие характеристики. Речь идет об определении факто­ров, влияющих на условия жизни и труда наемных работников. Так, на фабрике елочных игрушек существенным коммерческим фактором является сезонный характер продаж и спонтанный характер пополне­ния запасов торговцами. Игрушки продаются в розницу в конце года. Коммерсанты запасаются в сентябре и в октябре. Средства производ­ства и наемные рабочие фабрики должны реагировать на эти факторы. Поэтому там существуют периоды низкой и высокой активности дея­тельности, непредвиденные моменты. Эти факторы влияют па время использования оборудования и природу предлагаемых рабочих мест: модуляция расписаний, сверхурочная работа, частичная безработица, сезонные работники, контракты на фиксированный срок.

Другой пример. В работе ресторана влияние коммерческого факто­ра также очень велико. Существуют колебания спроса в течение дня, недели, сезона, которые не всегда можно предвидеть. Запасы не могут долго храниться. Влияние «мертвого времени» и часа пик на совокуп­ность рабочих условий работника ресторана весьма значительно.

В таких случаях должны быть предприняты прогнозные измене­ния объема продаж и тенденций сбыта (продление или сокращение серий, разнообразие продукции, скидки).

Финансовые и экономические характеристики. Для разработки ра­бочей программы аудитор должен определить значимость и приори­тетность целей. /1ля этого ему нужно проанализировать бухгалтер­ские и финансовые документы. Он знакомится также с документами аналитического учета, ч тобы знать составляющие себестоимостей.

Сведения об исполнении решений по персоналу за несколько лет позволяет аудитору лучше определить наиболее важные моменты своей миссии.

Анализ социального паспорта (рассмотренный ниже) дополняет первый этап предварительной диагностики.

Социальная стратегия предприятия. Любая миссия аудита нахо­дится в рамках существующей социальной стратегии организации, важнейшей части общей политики фирмы. Аудитор во время прове­дения предварительного анкетирования должен выделить главные направления кадровой и социальной политики организации. Анализ социальной стратегии позволяет составить мнение об удовлетворе­нии потребностей работников.

Для реализации этой задачи проводится анализ:

• социальных результатов деятельности коллектива предприятия;

• затрат на достижение социальных результатов;

социальной эффективности деятельности предприятия.

Существующая регламентация ограничивает свободу действия предприятия. Поэтому аудитору необходимо составить подробный перечень существующих правил. Поиск применяемых правил услож­нен разнообразием источников информации: государственные пра­вила, согласительные акты и т. д.

Внутренний регламент и трудовое соглашение — автономные ис­точники трудового права. Кроме того, в организации существуют обычаи и привычки, не управляемые законом или коллективными соглашениями. Во многих организациях значительно международ­ное влияние. Европейское гражданское право постоянно развивает­ся, подписываются двусторонние договоры в области прав человека.

Источники классифицируются от общих к частным: от Трудового кодекса РФ до трудового соглашения.

Определив тему и поле аудита, необходимо определить совокуп­ность применяемых государственных или согласительных правил. Эта идентификация будет несложной, если аудитор располагает ба­зовыми знаниями в области гражданского и трудового права.

Анализ социального паспорта. Социальный паспорт организа­ции — это документ, содержащий богатую и многоплановую инфор­мацию. Анализ этой информации дополняет общее представление об организации, когда такой документ доступен (в случае предприятия или организации более чем с 300 наемными работниками). Когда аудируемая единица является слишком малой, чтобы иметь социаль­ный паспорт, анализ представляет меньший интерес.

Анализ данных социального паспорта позволяет дополнить пред­варительную диагностику.

Анализ социального паспорта проходит по трем направлениям:

• социальная характеристика предприятия (персонал);

• социальная политика (управление персоналом);

• глобальная диагностика (несоответствия в осуществлении со­циальной политики).

Социальная характеристика предприятия (персонал). Для описа­ния социальной характеристики аудитор выделяет из паспорта:

• структуру и характеристики работающих на предприятии (воз­растная пирамида, уровень квалификации работников, стаж работы и др.), что очень важно для понимания их поведения и адаптации к социальной политике;

условия труда и техники безопасности (риск производственно­го травматизма и несчастных случаев по дороге на работу, професси­ональные заболевания, организация и содержание работы, физичес­кие условия труда, продолжительность и планирование рабочего времени). Вся совокупность информации, связанная с графиком ра­боты, планированием рабочего времени и отпусков, позволяет оха­рактеризовать качество жизни на предприятии и/или факторы, вли­яющие на это качество;

• поведение работников (увольнения и абсентеизм), которое в со­поставлении со структурными характеристиками персонала и усло­виями жизни составляют первый элемент диагностики и иден тифи­кации социальных проблем.

Социальная полшпика (управление персоналом). При описании со­циальной политики устанавливаются наиболее значимые факторы, зависящие от цели аудита:

• труд (определяется уровень занятости, природа предложенного труда, безопасность и защита занятости, внедрение инноваций, ста­бильность, политика продвижения, труд женщин и других социально уязвимых категорий);

• вознаграждения (чаще всего оценивается относительный уро­вень вознаграждений, эволюция во времени, внутренняя структура вознаграждений, нижний уровень зарплаты и иерархическое распре­деление, виды вознаграждений);

• безопасность и улучшение условий труда (здесь выделяют два аспекта финансовые средства, вложенные в эту область, и оценка полученных результатов);

• профессиональное образование (объем, содержание, продолжи­тельность, стоимость);

• информация (процедуры прохождения информации, собрания персонала, индивидуальные беседы и переговоры).

Глобальная диагностика. Па этой стадии аудита выявляются:

• соответствия и несоответствия между должностными характе­ристиками и проводимой политикой;

• связи и случайные нестыковки между различными сторонами социальной политики;

• принципиальные источники социальных рисков;

• зоны социальных сверхиздержек.