Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Из форм бухгалтерского учета, ориентированных на ручной труд, наиболее эффективной является журнально-ордерная (рис. 5.3). Она имеет бесспорные преимущества: позволяет существенно сократить количество учетных записей; каждому участку учета соответствуют оп­ределенные учетные регистры; записи аналитического и синтетическо­го учета объединяются в одном учетном регистре; в одном журнале-ор­дере могут проводиться записи по нескольким синтетическим счетам.

Регистрами журнально-ордерной формы бухгалтерского учета яв­ляются: журналы-ордера, накопительные ведомости, разработочные таблицы. Учетные регистры построены так, что по их итоговым данным без дополнительных выборок формируются необходимые отчетные по­казатели. Большинство показателей получают из соответствующих итоговых таблиц, имеющихся в журналах-ордерах, путем сложения итогов. Порядок записей в регистры журнально-ордерной формы бух­галтерского учета представляет собой систему, пронизанную приемами взаимоконтроля записываемых сумм. Для нее характерны следующие отличительные особенности:

• в основу построения журналов и накопительных ведомостей по­ложена кредитовая накопительная запись; записи на счетах синтети­ческого учета регистрируются по данным первичных документов толь­ко по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетом счетов. Исходя из этого принципа, записи по кредиту каждого синте­тического счета фиксируются полностью в одном из журналов-орде- ров, а дебетовые обороты в счетах учитываются в различных журналах- ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту соответствую­щих счетов;

• однородные хозяйственные факты группируются как на основа­нии накопительных документов, так и путем регистрации их в накопи­тельных и группировочных ведомостях;

• записи на счетах синтетического бухгалтерского учета произво­дятся, как правило, на основании предварительно обобщенных одно­родных документов. Аналитический учет предшествует синтетическо­му, в результате чего они нередко совмещаются. Совмещение заключа­ется в том, что при записи в регистры в разрезе синтетических счетов

одновременно в самих регистрах или в листках-расшифровках записы­ваемые суммы расчленяются по позициям аналитического учета;

• записи и бухгалтерские проводки осуществляются в типовых ре­гистрах, предназначенных для конкретных отраслей экономики;

• итоговые данные журналов-ордеров (кредитовые обороты по сче­там) переносятся в Главную книгу, затем в ней отражаются обороты по дебету каждого счета. По данным Главной книги составляется баланс.

Типовые регистры журнально-ордерной формы утверждены для отдельных отраслей: промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, снабженческо-сбытовая деятельность. В реги­страх бухгалтерского учета приводится типовая корреспонденция сче­тов, а также предусматривается группировка показателей аналитичес­кого учета. Построение регистров в журнально-ордерной форме учета позволяет с меньшими трудовыми затратами осуществлять взаимо­контроль итоговых показателей учета, получаемых в различных реги­страх. jM

 

Данные первичных документов записываются в накопительные ве­домости, а при незначительном их количестве — непосредственно в журналы-ордера. Информация, накопленная в ведомостях, переносит­ся в соответствующий журнал-ордер. Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, чтобы в них отражались однородные п& экономическому содержанию или взаимосвязанные операции. Неко-, торые журналы-ордера объединяют несколько синтетических счетов, j

JI

Сгруппированные учетные данные в журналах, открываемых по креди­ту счетов, один раз в месяц переносят в Главную книгу. Записи в жур­налах-ордерах могут осуществляться по мере поступления документов либо одной суммой за месяц. Поэтому каждый из журналов является одновременно и ордером, т.е. распоряжением о записи итоговых дан­ных учета хозяйственных операций по счетам Главной книги, откры­ваемой на год.

Учетная регистрация сумм по каждому документу, принятому к учету, находит отражение в бухгалтерской проводке, составленной в журнале-ордере. На основании этого можно построить две схемы бух­галтерских записей при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета (рис. 5.4).

 

Как правило, записи из документов в журналы-ордера осуществля­ются в хронологическом порядке по мере принятия документов к бух­галтерскому учету.

Номера записей фиксируются как в самом документе, так и в жур­нале-ордере. Если документы имеют какую-либо другую нумерацию, порядковая нумерация записей в журнале-ордере указывается дробью. Хранение документов по номерам, установленным при записи в жур­нал-ордер, облегчает в последующем поиск места нахождения нужных Документов. Номер документа при таком порядке соответствует номеру строки в журнале-ордере.

На бланках журналов-ордеров, изготовляемых в типографиях, в виде примечания указывается, по каким счетам следует составлять листки-расшифровки.

Листки-расшифровки обычно заполняются в течение месяца, так Как в них могут производиться записи путем последовательного их накапливания. По окончании всех записей в журнал-ордер подсчиты- вается итог листка-расшифровки и производится его передача по на­значению.

Правила записи документов в ведомости зависят от построения и назначения ведомостей. В одних ведомостях также, как и в журналах- ордерах, ведется последовательная регистрация документов по мере их поступления. В этих случаях действуют указанные выше правила нуме­рации и записей документов. В других ведомостях производится пяти­дневная, декадная, двухнедельная или месячная одновременная запись данных из предварительно сгруппированных документов ручным или машинным способом.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета предусмат­риваются специальные ведомости, из которых последующие записи в журналы-ордера не производятся, а бухгалтерские проводки составля­ются лишь для контроля. Назначение контрольных ведомостей состоит в том, чтобы получить контрольные итоги для проверки правильности группировки сумм в других ведомостях, составляемых в аналогичном порядке на основании одних и тех же документов. Этот прием приме­няется тогда, когда обрабатывается большое количество документов, работа с которыми в силу их массовости создает возможность возник­новения ошибок. К таким документам относятся, например, докумен­ты на приход и расход материалов. Документы 'на приход материалов накапливаются в журнале-ордере № 6 по кредиту расчетов с поставщи­ками и подрядчиками, а также в некоторых других регистрах. Докумен­ты на расход материалов группируются в ведомостях распределения расхода материалов и затем в журнале-ордере № 10. Для контроля па­раллельно с журналом-ордером № 10 составляется ведомость ф. № 10 «Учет материалов в денежной оценке». Данные этой ведомости по итогу обеспечивают проверку правильности соответствующих итого­вых сумм в журналах-ордерах. Фрагменты журнала-ордера № 6 и ведо­мости № 10 приведены ниже. При любой машиноориентированной форме учета указанные регистры заменяют машинограммы соответст­вующего содержания, причем данные ведомости № 10 становятся не­нужными.

Во всех случаях, когда имеет место массовость документов, которая усиливает возможность ошибок, целесообразно вести бухгалтерские записи в учетных регистрах так, чтобы на основании одних и тех же исходных данных путем параллельной их обработки можно было по­лучить в разных регистрах сопоставимые итоговые данные для кон­троля. '

Фрагмент журнала-ордера № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Сальдо на начало месяца — 10 ООО руб. Поставщик Стои­мость мате­риалов по учетной цене С кредита счета • в дебет счетов Сумма акцепта по счетам или неот­фактуро­ванные поставки Отметка об оплате На конец месяца             с расчет­ного счета за непри- бывший груз сальдо по неопла­ченным счетам А Б               Поставщик № 1 24 ООО   25 200   25 200 25 200     Транспортная организация                 Итого 24 ООО   25 500   25 500 25 200

Сальдо на конец месяца — 10 300 руб.

 

В некоторых случаях составляются ведомости по дебету счетов па­раллельно с журналами-ордерами по кредиту счетов, что допускается по соображениям контроля. В составе регистров журнально-ордерной формы предусмотрено ведение ведомостей по дебету счетов «Касса» и «Расчетный счет». Операции по кассе и расчетному счету носят массо­вый характер. Основное назначение указанных ведомостей — кон­трольное. В них на основе документов записываются в разрезе креди­туемых синтетических счетов суммы, относящиеся к дебету счетов «Касса» и «Расчетный счет». Но эти же суммы должны быть записаны в журналы-ордера по кредиту счетов (так как журналы-ордера ведутся по кредитовому признаку). Например, в ведомости по дебету счета «Касса» учитываются, в частности, суммы возвращенных и принятых в кассу подотчетных сумм в корреспонденции с кредитом счета «Расчеты с подотчетными лицами». Эти же суммы параллельно должны быть записаны в журнал-ордер № 7 по кредиту счета «Расчеты с подотчет­ными лицами» на основе тех же документов. Итог этих сумм за месяц

Фрагмент ведомости № 10 «Учет материалов в денежной оценке» Показа­тели Сталь Откло­нения от стои­мости стали Краска Откло­нения от стои­мости краски Спирт техни­ческий Откло­нения от стои­мости спирта техни­ческо­го Поли­этиле­новая упа­ковка Откло­нения от стои­мости поли­этиле­новой упа­ковки Итого Сальдо на начало месяца 40 ООО   10 000           56 795 Поступило 24 000               25 500 Коэффи­циент ТЗР   0,05   0,25   0,05   0,04   Выбыло                     60 000               63 000 А 40 000               42 000 Б 20 000               21 000                                                             Сальдо на конец месяца                 16 757

 

в обоих указанных регистрах должен быть одинаковым, чем и обеспе­чивается контроль правильности записей.

Документы должны храниться по ведомостям, в которых они за­регистрированы, и их нумерация должна соответствовать номерам строк ведомостей. Если в ведомости записываются итоги пачки до­кументов, они должны храниться по этим пачкам с указанием на каждой из них, в какую строку и графу ведомости произведена запись на их основании.

На всех регистрах журнально-ордерной формы указывается месяц заполнения, в необходимых случаях — наименование используемого синтетического счета. В конце месяца регистр подписывается соответ­ствующим работником бухгалтерии и главным бухгалтером. После за­писи данных из журналов-ордеров в Главную книгу внесение исправ­лений в них не допускается. Необходимые уточнения должны офор­мляться бухгалтерскими справками.

Главная книга обобщает данные журналов-ордеров, в ней на каж­дом счете учитываются сальдо на начало месяца, текущие обороты и сальдо на конец месяца. Проверка правильности записей в Главной книге осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Проверка должна выявить наличие трех пар равных итогов: сальдо на начало месяца, обороты за месяц и сальдо на конец месяца. На каждый счет используется один или два листа. Второй лист исполь­зуется как вкладной к основному.

В составе типовой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета для промышленных предприятий предусмотрено 17 журналов- ордеров, 29 ведомостей, из них 15 — разработочных, 10 — основных для накапливания и группировки сумм, переносимых в последующем в журналы-ордера, 4 — контрольных. По всем этим ведомостям устанав­ливается система переноса сумм из одних ведомостей в другие и взаи­моконтроля итоговых показателей по окончании месяца.

В журналы-ордера ежедневная запись на основании документов производится:

№ 1 — по кредиту счета «Касса»;

№ 2 — по кредиту счета «Расчетный счет»;

№ 3 — по кредиту прочих денежных счетов;

№ 4 — по кредиту счетов расчетов по долгосрочным и краткосроч­ным кредитам и займам;

№ 6 — по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчика­ми»;

№ 7 — по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами»;

№ 9 — по кредиту счета «Внутрихозяйственные расчеты»;

№ 12 — по кредиту счетов капиталов;

№ 13 — по кредиту счетов учета основных средств и нематериаль­ных активов;

№ 14 — по кредиту счета «Переоценка материальных запасов»;

№ 15 — по кредиту счетов «Прибыли и убытки», «Доходы будущих периодов»;

№ 16 — по кредиту счета «Вложения во внеоборотные активы».

Ежемесячная запись на основе ведомостей производится:

№ 8 — по кредиту счетов учета расчетов с разными дебиторами и Кредиторами;

№ 10 — с кредита счетов в части затрат на производство: амортиза­ции, материальных затрат и др. в дебет счетов производственных за­трат;

№ 10/1 — с кредита тех же счетов, что и в журнале-ордере № 10, в дебет счетов, не относящихся к производству: расходы на продажу;

№ 11 — по кредиту счетов готовой продукции и ее продажи.

Рассмотрим примеры заполнения некоторых журналов-ордеров.

В первом разделе журнала-ордера № 10 учитываются все затраты предприятия за отчетный месяц. Этот журнал-ордер предназначен для синтетического учета затрат на производство и ведется на основании ведомостей затрат цехов, общехозяйственных и других расходов (ф. 12, 15) путем записи в него по окончании месяца итоговых данных этих ведомостей. Таким образом, журнал-ордер № 10 представляет собой итоговый учетный регистр, в котором итогами за отчетный месяц записываются суммы по кредиту ряда счетов, согласно накопительным и группировочным ведомостям с добавлением сумм, отраженных в дру­гих журналах-ордерах. Таким образом обобщаются все суммы по дебету счетов затрат на производство. Журнал-ордер № 10 обеспечивает на­копление данных для составления отчетов о затратах на производство по элементам и статьям калькуляции. Он представляет собой ком­плексный журнал-ордер по кредиту нескольких счетов. По данным счетов затрат по элементам целесообразно вести учет показателей с начала года, для чего следует использовать второй раздел типового жур­нала-ордера № 10 «Расчет затрат на производство по экономическим элементам», переименовав его в «Затраты по экономическим элемен­там с начала отчетного года». В третьем разделе оформляется расчет фактической производственной себестоимости товарной продукции.

В журнале-ордере № 6 каждая строка отводится для аналитического учета по счету расчетов с поставщиками и подрядчиками за полученные товарно-материальные ценности, принятые работы и услуги (гр. 1-12). В гр. 16—20 отмечаются все операции по оплате за поступившие цен­ности, работы и услуги.