Виды и порядок бухгалтерских записей в учетных регистрах

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических учетных реги­страх бухгалтерские записи производятся в хронологическом порядке их совершения и поступления (например, журнал отправки продукции покупателям, книга покупок, ведомость поступления денежных средств в кассу предприятия и т.п.).

В систематических бухгалтерских регистрах осуществляется груп­пировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соот­ветствии с определенными признаками. Записи составляются на бух­галтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примером такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) по учету затрат по видам продукции и по предприятию в целом..

Систематическая и хронологическая записи (формы регистрации I хозяйственных фактов в бухгалтерском учете) объединяются в одном | учетном регистре — журнале-ордере, где они дополняют друг друга. ' j

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры син- - тетического и аналитического бухгалтерского учета (проще их называ- ¹ ют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами).

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми сумма- | ми на основании заранее сгруппированной информации только в де- | нежном выражении с указанием корреспондирующих счетов без пояс-; нительного текста. Примером могут служить журналы-ордера (см. 5.3).

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с поясне­ниями по каждому документу в отдельности или по группам однород­ных документов. В материальном учете записи ведутся в количествен­ных и натуральных измерителях (ведомость движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обоб­щения общей учетной информации в Главной книге. Характерной осо­бенностью книг является то, что их заполняет один человек. В некото­рых книгах все листы не только нумеруются, но и прошиваются и скрепляются печатью и надписью. Примерами таких книг являются кассовая книга, книга учета движения ценных бумаг.

Ведомости представляют собой листы либо отдельные, либо скреп­ленные между собой. Данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей делает возможным раз­деление учетной работы, так как они любым способом могут распреде­ляться между счетными работниками, что облегчает своевременные записи в учетные регистры.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьюте­ра или других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В от­личие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограни­ченных участках работы. Они используются главным образом для ана­литического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или при помощи вычислительной техники (компьютеров).

К, учетным записям предъявляются следующие требования: доку­ментальность, своевременность, краткость, точность, ясность.

Записи в учетные регистры производятся исключительно на осно­вании оформленных, проверенных, утвержденных документов. В не­обходимых случаях (скажем, на кассовых и банковских документах) указывается корреспонденция счетов, что способствует обеспечению своевременности учета хозяйственных фактов.

Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, состав­ляемой в том или ином учетном регистре.

На основании данных сводных документов (отчетов по кассе, вы­писок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких простых документов, произ­водятся бухгалтерские записи в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных простых документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые служат основанием для записи в соответствующий учетный регистр.

Окончание записи отмечается на каждом документе путем простав­ления номера учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором этот документ отражен. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки.

Записи в учетные регистры (вручную или на ПЭВМ) необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспон­денции в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) отражаются в учет­ных регистрах операции по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-орде­рах, в которых развертываются кредитовые обороты), операции по рас­четам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, книге поку­пок) и другие операции. Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однород­ных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предпри­ятия) операций итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным итогом. В течение отчетного пе­риода первичные документы по расходу материалов, начислению зара­ботной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим счетам. Например, документы на рас­ход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по производственным счетам, а внутри них — по изделиям, заказам и ста­тьям затрат.

В конце отчетного периода по данным соответствующим образом > сгруппированных первичных документов производится распределение j расходов на те или иные цели, на основании которых делаются необ­ходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в част­ности, относятся ведомости распределения расхода материалов и зара­ботной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных про­изводств и т.д.

При включении в учетные регистры предварительно сгруппирован­ных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период значительно со­кращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствую­щий учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок по­становки учета, разделения учетного труда, а следовательно, сущест­венным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением.

Наиболее существенными элементами бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

• дата записи в регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произведена за­пись;

• обоснование содержания записи;

• принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;

• сумма.

Указанные элементы в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты.

В графе «Основание и содержание записи» излагается краткое со­держание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет­ся кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственной операции.

Бухгалтерские записи должны быть по смыслу точными и ясными, т.е. они должны отражать хозяйственные факты в полном соответствии с действительностью и исключать возможность их различного понима­ния или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правиль­но прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров, к тому же по ак­куратно оформленному документу, позволяет легко обнаружить воз­можную ошибку и сразу же исправить ее.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитывают- ся итоги оборотов за период и исчисляется сальдо на бухгалтерских счетах.