Пятнадцать признаков идеальной организации

1. Предприятие ставит ясные цели, которые понимаются и разделяются каждым его сотрудником.

2. Предприятие концентрирует свои усилия на том, чтобы выполнить пожелания и удовлетворить потребности покупателей или клиентов.

3. Структура предприятия ясная, оно отличается плоской иерархией.

4. Круг высшего руководства небольшой и работает как единая команда.

5. Для сотрудников характерны ответственность и творческий подход к делу, командная работа поддерживается на всех уровнях.

6. Высокий приоритет имеют благосостояние и развитие каждого сотрудника.

7. Предприятие старается вести себя честно и по-партнерски со всеми, особенно с поставщиками, инвесторами, организациями, с которыми оно сотрудничает, в том числе региональными.

8. Предприятие специализируется на производстве продуктов и предоставлении услуг, в которых хорошо разбирается.

9. Сотрудники и менеджеры работают над тем, чтобы предприятие все время улучшалось во всех смыслах.

10. Предприятие активно участвует в охране окружающей среды и бережно использует природные ресурсы.

11. Предприятие сознает ответственность, которую несет по отношению к семьям своих сотрудников.

12. Руководителям организации свойственен открытый и прямой стиль общения.

13. Этические составляющие отдельных решений, поведения и событий открыты для всеобщего обсуждения.

14. Предприятие старается относиться ко всем сотрудникам справедливо и пытается интегрировать меньшинство.

15. Руководство и сотрудники создают все условия, чтобы работать в компании было приятно.

14. Сильные стороны компании

Это упражнение апеллирует к творческим способностям участников и дает им возможность сконцентрировать внимание на лучших сторонах своей фирмы.

Материалы: листы цветного картона, скотч, клей, бумага, фломастеры, ножницы.

Вступительное слово ведущего. У каждого из нас есть право искренне пожелать себе чего-то особенного и насладиться этим. Упражнение, которое я хочу предложить, предоставит вам такую возможность.

Инструкция. Разбейтесь на группы по четыре человека, выбрав тех из своих коллег, с кем бы вам хотелось сделать что-нибудь необычное и творческое.

Сконцентрируйтесь на сильных сторонах своей компании, то есть на том, чем можно гордиться, в чем компания проявила себя хорошо или даже великолепно.

Каждая группа должна построить некий трехмерный объект — выражение вашего уважения и признания компании. Придайте ему форму, которая, по вашему мнению, наиболее четко отражает сущность компании. Оставьте места для символов, выражающих ее основные преимущества: каждый из вас должен придумать по символу, который что-то говорил бы вам и при этом был понятен не только коллективу компании. Представьте, как сделанную вами скульптуру выставят в холле вашей организации для поднятия «боевого» духа сотрудников.

На эту работу отводится 45 минут. Найдите место, где вам никто не помешает.

Подведение итогов. Группы выставляют свои творения на всеобщее обозрение.

15. Что нам мешает?

В этом упражнении участникам предлагается задуматься о сложностях, мешающих компании результативно работать на рынке.

Материалы: для каждого участника бумага и ручка.

Вступительное слово ведущего. Никто не может работать без ошибок. Наступает время, когда мы понимаем, что качество нашей работы не соответствует планке, которую мы сами для себя поставили. Бывают периоды, когда работа не приносит радости и воспринимается как обуза. В некоторые моменты, делая ошибки, мы не в состоянии точно сказать, в чем их причина. Когда возникают подобные трудности, важно, что мы говорим себе при этом. Некоторые из нас склонны упрекать себя или других, говоря:

— а ты действительно не слишком-то компетентен;

— эта задача слишком сложна для тебя;

— у тебя слишком мало поддержки;

— временные рамки слишком узки для тебя.

Упрекая кого-то, мы имеем мало шансов исправить ситуацию. Намного разумнее рассматривать сложные периоды как возможность научиться чему-то новому. Очень полезно сделать в это время паузу и тщательно проанализировать то, о чем говорят наши ошибки. Возможно, мы переоценили действенность стратегии решения проблем, возможно, изменились условия, может быть, нарушился наш внутренний баланс, так что нужно заново оценить свои резервы.

Те же правила действуют и в отношении успешной деятельности предприятия. При внимательном анализе можно заметить, что качество продуктов или услуг всегда подвержено определенному колебанию. Важно давать себе время для осознания того, почему предприятие иногда работает хуже, чем можно было ожидать.

В этом упражнении вы сможете выразить ваше собственное мнение по этому поводу и подумать о причинах, почему дела на предприятии идут не столь блестяще, как должны.

Инструкция. Возьмите лист бумаги и сложите его вчетверо. Получилось четыре одинаковых сектора. В каждом секторе напишите по одной помехе или одному барьеру, которые мешают предприятию демонстрировать высокие достижения: может быть, вы считаете, что настрой на предприятии не слишком располагает к победам; или оно не выработало общего видения новой перспективы, которая вдохновит сотрудников; или плохо продуман цикл производства продукции, неправильно организованы процессы; или нет независимой критики и т. д. Поставьте свой диагноз положению дел на предприятии, чтобы мы вместе сделали два важных шага.

1. Каждый из нас должен будет дать частный диагноз сложностей.

2. Вся наша группа должна будет выделить наиболее важные трудности, требующие первостепенного вмешательства.

У вас есть 10 минут, чтобы сформулировать и записать основные препятствия, мешающие эффективной работе вашей компании.

А сейчас каждый из вас расскажет о том, что он написал: какие четыре главные сложности он видит? На этом этапе важно прежде всего, чтобы другие члены группы поняли, что именно имеется в виду. Пока мы ничего не собираемся выносить на общее обсуждение.

А теперь представьте, какой бы стала ваша работа и самоощущение, если бы трудности, которые мы определили, были устранены. Оторвите одну из секций своего листа и бросьте ее на пол, а группе расскажите, как бы вы себя чувствовали, как работали, как могло бы развиваться предприятие, как реагировали бы клиенты, если эта проблема была бы решена.

Каждый из вас должен оторвать на первом этапе только одну секцию.

Всего должно получиться четыре этапа, в ходе которых мы продемонстрируем последствия решения той или иной проблемы.

Вы смогли чуть-чуть лучше понять своих коллег. Вы слышали тех, кто думает так же, как вы, и тех, кто думает иначе. Прежде всего вы отметили желание каждого, чтобы компания работала по-настоящему эффективно. Возможно, уже сейчас у нас получится дискуссия о том, в каких вопросах мнения вы едины, а в каких — сильно разделились. (Не обязательно, чтобы группа в ходе дискуссии нашла общую точку зрения по всем пунктам.)

Возможно, согласия будет достичь легче, если вы представите, что предприятие празднует день рождения. Готовится грандиозная вечеринка, и группа решает, какое общее пожелание следует дать предприятию. Это пожелание должно звучать примерно так: «Мы желаем нашему предприятию, чтобы...» Что вы хотите пожелать своей компании?

Примечание. Ведущий может предложить группе различные формулировки пожеланий, а может дать команде время на придумывание собственного пожелания.

16. Диалог с клиентами

Мысль о том, что любому предприятию нужны клиенты, чтобы предлагать свои продукты или услуги и получать от этого доход, мягко говоря, не нова. Однако в некоторых компаниях сотрудники и менеджеры работают с клиентами буквально сжав чубы, рассматривают их как необходимое зло, боятся их и ищут возможности манипулировать ими. В других компаниях клиентов воспринимают реалистично, как равноправных партнеров. Однозначно ответить на вопрос, откуда берут начало эти столь различающиеся между собой стили отношения к клиентам, нельзя. Может быть, значительную роль играет здесь и то, как ощущает себя само предприятие. Чем оно более уверенно в качестве предлагаемых продуктов и услуг, тем легче ему выстраивать партнерские отношения со своими клиентами.

В ходе предлагаемой процедуры участники проявляют свое отношение к клиентам и обсуждают, как выстраивать отношения с ними.

Материалы: бумага и ручки.

Вступительное слово ведущего. Всем известна крылатая фраза, что клиент всегда прав. Эта фраза сразу же указывает на сложность, которая автоматически возникает, когда клиента рассматривают как «важного господина». Как правило, «важного господина» все боятся. К нему испытывают двойственные чувства. Он как бы стоит на ступень выше, а мы зависим от него и ищем возможности «решить с ним все мирным путем», добиться его благосклонности. Лучше, когда клиента воспринимают как партнера, реалистично, без боязни. Он так же значителен, как и мы, и нам, в свою очередь, известно, что клиент испытывает к нам аналогичные чувства.

На практике обе эти позиции по отношению к клиенту часто смешиваются. Давайте выясним, какая из двух установок вам ближе, что вы ожидаете от своих клиентов и как воспринимаете их по отношению к себе.

Инструкция. Разделитесь на две группы — А и Б. Группа А будет иѳрать роль кԻиентово

«К;иенты» удаляются в друУую耠комнату. ТаЬ они будут писать предприӏтию письма. В этих письмах могут соаержаться`рекпмендации фирме по привлечению новых клиентов и стимулирాванию уже существующих илస просто0размышленᐘя с точки з⑀енйя клиента.

ГՄуппа Б пЮлучит эти письма «萿о почте».РЧленыဠэтой группы буд葃т ԿреѴставлять сотрудников предприятия,0иоторые долкны ответить на писЌма, так чт␾ у нరс получظтся самая ؽастоящая перепис䐺а мдضдуࠠклиентами и ␿редприяткем.-Обе группы должны сами решить, как они будут действовать и как организуют этот процесс.

На это отводится 45 минут. В конце обе группы собираются в одной комнате и подводят итог.

Подведение итогов. Окажите группе помощь в поиске ответов на следующие вопросы:

— Насколько удовлетворительным представляется теперешнее отношение предприятия к своим клиентам?

— Какие шаги могут быть предприняты, чтобы потребности клиентов удовлетворялись еще качественнее?

— Какую роль играет работа команды применительно к учету пожеланий и потребностей клиентов?

— Что команда может делать иначе, чтобы внести позитивный вклад в этот важный аспект деятельности предприятия?

17. Уважение к сотрудникам

Все больше людей ожидают от своей работы не только уверенности в завтрашнем дне и достаточного дохода, они еще и хотят, чтобы работа им нравилась и предоставляла возможности для личностного роста. Старая добрая пуританская этика гласила: «Если я буду скромно вести себя и напряженно работать, то заработаю достаточно денег, чтобы накормить себя и свою семью. Не важно, что мне не нравится моя работа. Речь идет только о том, что я исполняю свой долг».

Новая этика самореализации предъявляет уже другие требования: «Я хотел бы делать то, что нравится лично мне и что дает возможность реализовать мои творческие способности. Если в профессиональной сфере я чувствую себя счастливым, то и в семье я смогу стать хорошим отцом или матерью...»

«Новые» кадры уже не ставят на первое место только стабильность и уверенность в завтрашнем дне, они хотят применять свои таланты и получать награды за личные достижения, идущие на пользу предприятию. Они хотят непрерывно развиваться в личностном и профессиональном плане и пользоваться уважением у руководителей предприятия, которые будут прислушиваться |К ним при решении сложных вопросов.

На многие должности сейчас требуются работники, которые в состоянии самостоятельно выполнять сложные задания и творчески относиться к делу. Руководство предприятий в таких случаях должно предоставлять сотрудникам возможность действовать по большой степени самостоятельно и нести личную ответственность за сделанное.

В ходе описываемой процедуры участники пытаются понять, какие основные принципы управления персоналом действуют на их предприятии и соответствует ли они сами выдвигаемым требованиям.

Материалы: бумага и карандаши.

ступительное слово ведущего. В недавнем прошлом на предприятиях существовали вполне понятные отношения с четким разделением ролей рядовых сотрудников и управляющего звена. Менеджеры действовали как «взрослые», которые обладали информацией и осуществляли контроль. А рядовые сотрудники исполняли роль «детей» и «школьников», которые должны были делать то, что им скажут, учить то, что «надо», быть дисциплинированными и послушными. Сейчас, похоже, времена изменились. Деятельность предприятий стала сложнее, а задачи менеджеров и сотрудников изменились. Предприятие больше похоже на семью, в которой дети уже выросли. Менеджеры все меньше дают команд и контролируют сотрудников, а сотрудники все больше чувствуют свою самостоятельность и действуют более творчески.

К таким изменениям, однако, привыкнуть нелегко. Авторитарная модель управления предприятием все еще глубоко укоренена в головах всех участников рынка труда. Новая «демократическая» модель принесла с собой неуверенность, она требует от всех мужества, доверия собственным силам и способностям других участников рабочего процесса.

Давайте попробуем с помощью этого упражнения выяснить, какие основные правила руководства персоналом и отношения к сотрудникам важны именно для вас.

Инструкция. Разделитесь на три небольшие группы по вашему желанию. У нас получились группы А, Б и В.

Члены каждой из этих групп в течение 30 минут должны выработать важнейшие правила, которых, как кажется участникам, фирма должна придерживаться в отношениях с сотрудниками. Напишите выработанные вами правила на листе бумаги. (Пусть группы работают отдельно друг от друга. Затем все собираются и получают новые указания.)

А теперь каждая группа получит специальное задание.

Группе А предлагается следующая ситуация: вы обнаружили, что в вашей команде есть алкоголик. Руководство потребовало от команды представить в письменном виде свои соображения по

поводу решения этой проблемы. Ваш менеджер хотел бы в своих дальнейших действиях руководствоваться в том числе и предложениями команды.

Ситуация для группы Б выглядит следующим образом: ваш начальник хотел бы пригласить на ведущие должности, и в частности на должность руководителя новой команды, женщин. Вашей задачей будет дать письменные рекомендации с вашими соображениями относительно личных и профессиональных качеств будущего руководителя команды, например, сколько лет должно быть этой женщине и каким опытом и квалификацией она должна обладать.

Группа В займется следующей ситуацией: ваша команда награждается премией за хорошую работу. Группа должна разработать принципы, согласно которым будут распределяться деньги.

У вас есть 45 минут, чтобы справиться с обеими задачами.

18. Наше кредо

Предприятия старого образца организованы по иерархическому принципу. Верхушка разрабатывает планы, определяет цели и рабочие процедуры, а ббльшая часть сотрудников делает то, что им сказано. Предприятия нового типа пытаются исповедовать другие принципы. Процессы принятия решения должны выйти за рамки полномочий узкого круга лиц, а каждый отдельный сотрудник должен научиться самостоятельно организовывать свою работу. Необходимые согласования проводятся на одном уровне иерархии. На место командной дисциплины приходит принцип общего взаимодействия.

Особенно тесное взаимодействие происходит в командах, которые несут высокую степень ответственности за свои действия. Следует заметить, что такие команды организуются все чаще.

Демократизация предприятий нового типа не проходит абсолютно беспроблемно. Она удается только в том случае, если большинство сотрудников ориентируется в текущей ситуации и целях предприятия и принимает его ценности и принципы. Благодаря этому постепенно изживает себя классическая система указаний, принятая у менеджеров среднего звена старого толка, чье количество, по всей вероятности, будет сокращаться.

В данном упражнении мы предлагаем участникам задуматься о кредо своей компании.

Материалы: для каждого участника экземпляр раздаточного материала, бумага и фломастеры.

Вступительное слово ведущего. Каждая организация, открывающая для себя принципы командной работы, вырабатывает концепцию или кредо, в котором формулирует важнейшие цели и ценности предприятия. Конечно, было бы очень неудобно управлять современным предприятием, обращаясь к огромным томам, заполненным бесконечными правилами и инструкциями. Это не соответствовало бы стилю командной работы. Ни одна, даже са-

мая подробная, инструкция не сможет ответить на все возникающие вопросы, а время актуальности рабочего дневника сопоставимо со временем жизни букета цветов. Поэтому нужна какая-го общая концепция, которой хватит на пару лет и которая разъяснит каждому сотруднику, в каком направлении движется предприятие и чего оно собирается достичь.

Ценностные установки, являющиеся основными принципами предприятия, — так называемые внутренние механизмы контроля, которые управляют поведением сотрудника в рабочее время. Важно, чтобы каждый сотрудник знал о целях и ценностях своего предприятия и понимал их суть. Раньше менеджеры контролировали деятельность предприятия при помощи отдаваемых команд. Сегодня нам нужны идеи и ценности, которые будут исполнять роль общей для всех основы и служить связующим звеном для людей, работающих на предприятии.

Возможно, вам известно, что раньше торговцы благородными металлами использовали пробный камень, при помощи которого определяли чистоту золота и серебра. Они терли о него металл и по оставшемуся на камне следу определяли, насколько чист покупаемый товар. Подобным же образом ценности послужат пробным камнем поведения человека в организации.

В какой-то организации основной ценностью является качество продукта, в другой — скорость удовлетворения нужд клиента. В любом случае решающим моментом служит требование, чтобы сотрудники предприятия руководствовались в своих действиях одними и теми же ценностными установками. Предприятия весьма сильно отличаются друг от друга в зависимости от своей истории и своей концепции.

В какой-то организации, например, есть четко сформулированное кредо, которое доводится до всех сотрудников, но большинство работников не поддерживают и не разделяют его. На других предприятиях кредо известно только топ-менеджерам. В третьем случае руководство испытывает огромные проблемы с совместным выстраиванием концепции предприятия, удовлетворившей бы всех.

Так как все эти вопросы очень важны, сегодня я предлагаю вам сосредоточиться на философии фирмы, на кредо вашего предприятия. Возможно, вы придете к выводу, что философию предприятия нужно развивать дальше, что она не полна или является таковой только на словах. Или вам покажется, что вы сами до этого момента очень мало задумывались о своей компании, что вы сможете лучше выполнять работу, если всегда будете находиться в курсе основных целей и ценностей фирмы. В ходе этого упражнения вы найдете ответы на следующие вопросы.

— Насколько внятной является ваша корпоративная философия, то есть общее кредо, которое формулирует важнейшие цели, ценности и принципы, вдохновляет и направляет каждого в его повседневной работе?

— Насколько ясно осознается корпоративное кредо членами вашей команды и всеми сотрудниками предприятия?

— Насколько ясно корпоративная философия позиционирует отношение организации к своим покупателям и клиентам?

— В какой степени требования корпоративной культуры выполняются в повседневной деятельности предприятия?

— В какой степени каждый сотрудник чувствует себя приверженцем корпоративной философии своей фирмы?

Инструкция. Разделитесь на две группы. Каждый член группы получает образец хорошо проработанной корпоративной философии. Сначала каждый из вас самостоятельно будет исследовать основы корпоративной философии вашей организации и постарается ответить на вопросы, приведенные в конце раздаточного материла. Затем каждая группа попытается найти общий ответ на третий вопрос.

Всего на работу отводится 1 час.

Материал к упражнению

Перед вами кредо одной крупной американской фармацевтической компании. Оно послужит вам ориентиром, когда вы будете размышлять над целями вашего предприятия.