Термінологія керування документацією

Джерелами визначення понять є законодавчі акти, що регламентують організацію роботи з державними документами та діяльність національних архівів Австралії, Великої Британії, Канади й США, міжнародні стандарти та словники, праці теоретичного характеру й методичні посібники, розроблені архівістами цих країн та міжнародними й національними фаховими організаціями. Було виокремлено базові поняття КД та групи термінів, що позначають види службових документів, їх носії, репрезентують процеси КД, відображають правові аспекти інформаційної діяльності та роботи зі службовими документами.

Базове поняття "керування документацією" за кордоном трактовано як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Термін «керування документацією» розповсюджений у світі. Наприклад, у США організація, до компетенції якої належать питання документаційної діяльності, має назву «Національний архів та керування документацією» (National Archives and Records Administration–NARA). Переклад німецького терміна «Schriftgtgutverwaltung» означає «керування письмовими документами». Англійський термін «Records Management» також перекладається як керування документацією.

За визначенням ІSО 15489 документаційна система – це інформаційна система, яка включає службові документи, керує ними та забезпечує доступ до них у часі. Компонентами системи виступають люди (як фахівці з документації, так і користувачі); процедури й процеси та комплекс нормативних документів, що їх регулюють (задокументована політика, інструкції, настанови); безпосередньо службові документи та програмне, апаратне й інше забезпечення, канцелярське приладдя.

Широко вживаний у міжнародній практиці термін "метадані" означає дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу.

Для сфери КД визначальним є поняття "підзвітності" або "відповідальності" (accountability). Це принцип, за яким окремі особи, установи та державні інституції відповідають за свої дії, та за яким від них можна вимагати пояснення їхніх дій. Для КД це означає обов'язковість фіксації певних дій кожної установи відповідно до законодавства, що регламентує її діяльність. Дотримання цього принципу означає створення відповідних службових документів та зберігання їх протягом строку, що забезпечує відповідність регламентувальним вимогам.

Специфічним для сфери КД є поняття "передавання", що застосовують у двох значеннях:

а) передавання службових документів як зміна права контролю й власності щодо них та відповідальності службових осіб стосовно дій з ними;

б) передавання як фізичне переміщення службових документів з одного місця до іншого.

Ці поняття доцільно унормувати у вітчизняній лексиці сфери створення та функціонування службових документів.

У національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" КД визначено як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання й функціонування службових документів. Таким чином, у вітчизняному національному стандарті не враховано управлінську функцію, яку виконує КД. Натомість близькими за змістом є визначення понять "службовий документ" та "електронний документ", прийняті у зарубіжних і вітчизняних нормативних документах.

За ДСТУ 4423-1: 2005 Національний стандарт України «Інформація та документація – Керування документаційними проце­сами» Частина 1. Основні положення термін керування документаційними проце­сами позначає поняття «галузь керування, яка відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність». Введено у вітчизняну практику діловодства такі поняття, як "документаційна система" та "метадані".