Системи керування документацією в різних країнах

У США керування документацією виникло у 1930-1940 рр. як реакція на процес зростання обсягів потоків службових документів. Цією проблемою став опікуватись Національний архів США, який ще у 1934 р. розробив принципи і методи роботи з документами для всіх федеральних відомств. В його структурі було організовано відділ КД. Відповідно до закону 1984 р. сформовано федеральне відомство з назвою "Національний архів та керування документацією". Зараз в системі Національного архіву США функціонує спеціальний підрозділ, відповідальний за вирішення питань керування документацією.

У 1950 р. в США прийнято закон про керування федеральними документами. У 1980 р. прийнято федеральний закон "Про скорочення обсягів роботи з документами". Зараз більшість із законодавчих актів країни пов'язана з електронним документуванням та документообігом. Зокрема, у 2000 р. прийнято закон "Про сприяння користуванню електронними документами та підписами у торгівлі між штатами і зовнішній торгівлі".

У США також створено "Асоціацію управляючих документацією та адміністраторів" (1975 р.). Вона проводить конференції, розробляє стандарти з профільної тематики, зокрема на форми документів, технологічні операції тощо. У межах Асоціації функціонує Інститут дипломованих управляючих документацією. Тут вивчають і здають іспити з таких предметів:

а) принципи керування документацією та програма її впровадження;

б) створення документів та контроль за ними;

в) пошук документів та оперативне управління (системи й обладнання);

г) складання списків документів на зберігання та знищення;

д) обладнання для керування документацією.

Також розглядаються конкретні практичні ситуації до всіх розділів програми і, безсумнівно, головні аспекти, що пов'язані із створенням та функціонуванням електронних службових документів. Слід зауважити, що донедавна підготовка фахівців з КД здійснювалася фактично тільки у межах Асоціації. Однак, зараз відзначається досить стрімке поширення такого навчання у межах університетської освіти (чи, що найчастіше - спільно з підготовкою архівістів). Асоціація видає щоквартальник "Records Management Quarterly ".

Серед інших періодичних профільних видань, що видаються у США - "Office" та "Тhe records" (заснований у 1995 р.). Є також споріднені з ними "Informational Records Management", "American Archivist". Тематика з КД цих часописів подібна до загальних проблем, що вирішуються МРКД. Більшість з них присвячена юридичним, технологічним проблемам роботи з документами, соціальним аспектам такої роботи, а також освітнім програмам у галузі КД.

Слід відзначити типовість проблем керування документацією в інших країнах. Останнім часом КД все більшою мірою пов'язується з керування інформацією. Це знаходить відбиття в нормативних документах з КД. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах з високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Німеччина, Швеція, Австралія). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема, банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної тощо. У межах цих законів чи в окремих нормативних документах зафіксовано положення щодо обігу електронних документів.

Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Зокрема, в Німеччині у 1995 р. уряд схвалив єдину систему діловодства у межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств. У Великій Британії норми загального діловодства відбито в Земельному кодексі, а також існує урядова програма з керування документацією.

У Гонконгу прийнято спеціальний Кодекс з керування документацією. В Австралії, як вже відзначалося вище, у 1996 р. вперше у світі був прийнятий Національний стандарт з керування документацією, на основі якого було розроблено міжнародний стандарт ІSО 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією".

Слід зауважити, що вузівська підготовка фахівців з керування документацією (переважно разом із здобуттям кваліфікації архівіста) у США, Канаді, Австралії, країнах Західної Європи здійснюється як складник різних напрямів навчання. Найчастіше така освіта здобувається у межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (Library and Information Science).

Керування документацією в Російській Федерації є новим напрямом наукових досліджень. Як правило, його пов'язують з теорією і практикою діловодства, а також з традиційним документознавством. З іншого боку, КД розглядається в контексті загальної системи керування інформацією в установі. Ці аспекти, зокрема, детально розкриті у працях російського вченого М.В.Ларіна. Досвід організації КД за кордоном в Російській Федерації намагаються застосувати під час розроблення уніфікованих систем документації, моделювання технологічних процесів роботи зі службовими документами, у нормативно-методичному забезпеченні організації діловодства в країні. Це відбито, зокрема, у змісті проекту Закону РФ про документування управлінської діяльності, що знаходиться на стадії обговорення.