Класифікація сучасних нормативних та методичних документів

З керування документацією

Сучасні нормативні та методичні документів з КД, чинні в Австралії, Великій Британії, Канаді та США, як і у вітчизняній нормативній базі з організації діловодства, можна поділити на кілька груп.

Першу групу складають закони, що регламентують загальні засади політики держави у сфері інформації. Обов'язковими для цієї групи є закони про свободу інформації та захист інформації приватного характеру. Крім цих актів різні аспекти функціонування службових документів у державних установах в Австралії, Великій Британії, Канаді та США регулює низка інших законів (про електронний уряд, про доступ до секретної інформації, про адміністративну процедуру, про захист даних, про електронну комерцію, про електронні угоди, про авторське право, про поширення інформації в межах країни та за кордоном, про окремі аспекти діяльності уряду, зокрема, про зменшення обсягів паперового документообігу, економію, про етику в уряді, про судочинство, про реформу керування інформаційною технологією, про готовність до надзвичайних ситуацій тощо).

Другу групу складають закони, що безпосередньо регламентують роботу зі службовими документами. Відповідальність за збереженість урядових документів покладається на уповноважену архівну установу загальнодержавного рівня - національний архів. У США порядок контролю за КД центральних урядових установ визначає "Акт про федеральні документи" (1950 р.); у Великій Британії - "Акт про державні документи" (1958 р.), "Акт про державні документи" Північної Ірландії (1923 р.), "Акт про державні реєстри та документи" Шотландії (1948 р.); в Канаді - "Акт про бібліотеку та архів Канади" (2004 р.); в Австралії - "Акт про Національний архів" (1983 р., із змінами 1996 р.). На місцевому рівні роботу зі службовими документами законодавчо унормовують у Великій Британії- "Акт про місцеве управління" (1962 р., із змінами, внесеними у 1972 р.), у США та Австралії- закони штатів, у Канаді - закони провінцій, а уповноваженими архівними установами є відповідні місцеві архіви. Наприкінці 1980-х рр. в Австралії на місцевому, а наприкінці 1990-х рр. – на федеральному рівнях відбулося розроблення і прийняття нового законодавства, потреба в якому зумовлена необхідністю врахування змін в інформаційних технологіях, адміністративних структурах та інформаційних потребах суспільства, а також результатів перевірки діяльності урядових установ, які засвідчили, що належна організація КД с важливою складовою високоефективного управління. Хоча в структурі та формулюванні норм нових законів в різних штатах Австралії є розбіжності, однак основні положення у них майже тотожні. Як правило, ці документи містять зобов'язання уповноваженої архівної установи видавати стандарти з питань діловодства, яких повинні дотримуватися державні установи, фіксацію прав уповноваженої архівної установи перевіряти стан роботи зі службовими документами державних установ та санкціонувати передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення.

Законодавча регламентація роботи з документами приватних установ є меншою. Як правило, існують вимоги до зберігання певних видів документів, наприклад, фінансових. Проте останнім часом спостерігається тенденція збільшення уваги до документації недержавних структур. Часто це пов'язане із зростанням контролю суспільства за дотриманням норм екологічної та іншої безпеки. Так, існують підвищені вимоги до зберігання документів, що стосуються фармацевтичної галузі. Такі ж або подібні правові вимоги прийняті для хімічної, автомобільної та авіаційної промисловості.

Значну групу нормативних документів з інформації та документації у різних країнах складають загальнодержавні стандарти, зокрема національні аналоги ISO 15489. Так, у Великій Британії стандарти визначають умови зберігання, переміщення та експлуатації електронних носіїв, що використовують для оброблення даних і зберігання інформації; кодекс правил щодо забезпечення інформаційної безпеки; кодекс правил щодо правового статусу інформації, яка зберігається в електронних системах документації; принципи усталеної методики інформаційного менеджменту; настанови з практичного застосування "Акту про захист даних" 1998 р. Система стандартів різних рівнів діє в Австралії; всі вони сумісні між собою й узгоджені із загальнонаціональним стандартом з КД.

Найчисельнішою групою нормативних і методичних документів є настанови з різних аспектів КД, розроблені національними та місцевими архівами для державних установ. Ними користуються і в приватному секторі. Найбільш відомим є посібник Національного архіву Австралії з методики розроблення та впровадження ДС, який позначають абревіатурою "DIRKS" (від початкових літер англійською мовою слів Designing and Implementing Recordkeeping Systems).