Особливості проведення інвентаризації запасів

Інвентаризація – це один із прийомів контролю,забезпечення збереження власності, якісний стан матеріальних цінностей, ведення їх складського і бухгалтерського обліку

 

Інвентаризація товарно-матеріальних запасів полягає в перевірці збереження їх

(виробничих запасів, готової продукції, товарів) у місцях зберігання і на всіх етапах їх руху, контроль за їх використанням у виробництві, своєчасне виявлення непотрібних і зайвих матеріалів для їх реалізації.

 

Основна мета інвентаризації запасів – визначення фактичного стану належних підприємству товарно-матеріальних запасів у вартісному і кількісному виразі. Завданнями процесу інвентаризації є: визначення схоронності товарно-матеріальних цінностей; правильність їх зберігання; правильність їх відпускання; стан вагового та вимірювального обладнання; порядок ведення обліку руху матеріалів.

 

Інвентаризацію проводять всі суб’єкти господарювання незалежно від форми власності, виду діяльності та режимості роботи не рідше одного разу на рік. Крім того, вона проводиться при зміні матеріально-відповідальної особи на день приймання передачі справ, при встановленні факту крадіжок, псування цінностей, після пожежі та стихійних лих. Інвентаризація проводиться в присутності матеріально-відповідальних осіб, шляхом обов’язкового перерахунку, перемірювання,зважування. Записи зі слів матеріально-відповідальних осіб без фактичної перевірки в інвентаризаційні відомості не допускаються. При послідовному проведенні інвентаризації в ізольованих приміщеннях після інвентаризації вони опечатуються без права доступу. Якщо під час проведення інвентаризації надійшли товарно-матеріальні запаси, то вони приймаються матеріально-відповідальною особою у присутності інвентаризаційної комісії та оприбутковуються за реєстром або матеріального звіту після інвентаризації. На такі відомості складається спеціальна опис „Товарно-матеріальні запаси, що надійшли під час інвентаризації “ за підписом голови інвентаризаційної комісії, з посиланням на дату надходження.

 

У виняткових випадках, під час проведення інвентаризації, можуть відпускатися товарно-матеріальні запаси, але тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера суб’єкта, що вноситься до окремого опису «Товарно-матеріальні цінності,відпущені під час інвентаризації», за підписом голови інвентаризаційної комісії.

 

Разом з власними товарно-матеріальними запасами перевіряються запаси, що належать іншим суб»єктам і перебувають на відповідальному зберіганні, які вносяться до окремого пису з посиланням на документи, що підтверджують прийняття їх на відповідальне зберігання.

 

Товарно-матеріальні запаси, що зберігаються на складах інших суб»єктів заносяться до інвентаризаційних описів на підставі документів, що підтверджують їх здачу на відповідальне зберігання.

 

На товарно-матеріальні запаси, які знаходяться в переробці в інших суб»єктах господарювання, складається окремий опис з посиланням на документи, на підставі яких вони передані в переробку.

 

Товарно-матеріальні запаси, що знаходяться в дорозі, але не оплачені в строк покупцями, також заносяться до окремих інвентаризаційних описів.

 

Комісія повинна перевірити обґрунтованість рахуючих на певних рахунках сум. На рахунках можуть залишатися лише суми, підтверджені належним чином оформленими документами: в дорозі – розрахунковими документами постачальників; з відвантажених – копіями пред»явлених покупцями документів; за простроченими оплатою документів – з обов»язковим підтвердженням установою банку; що перебувають на складах інших суб»єктів – збереженими розписками, переоформленими на дату, близьку до дати проведення інвентаризації.

 

Товарно-матеріальні запаси, що знаходяться в експлуатації – інвентаризуються за місцем знаходження матеріально-відповідальною особою; видані на індивідуальне користування працівникам суб»єкта - по відповідальним особам, на яких відкриті особі картки, з розпискою в опису. Тара заноситься в опис за видами, цільовим призначенням і якісного стану (нова, колишня у вживанні, потребує ремонту)

 

Інвентаризація незавершеного виробництва має на меті визначити його обсяги і фактичну оцінку, фактичну наявність заділів(деталей, вузлів,агрегатів) і незакінчених виготовленням та складанням виробів, що знаходяться у виробництві, а також готові вироби, не повністю укомплектовані і здані на склад); виявити неврахований брак; визначити фактичну комплектність незавершеного виробництва(заділів) і забезпеченість збірки деталей; виявити залишок незавершеного виробництва за нульовими замовленнями, а також по замовленнях, виконання яких призупинено.

 

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку того місяця, в якому була закінчена інвентаризація, а по річної інвентаризації – у річній фінансовій звітності.

 

Господарські операції,що мають місце при проведенні інвентаризації товарно-матеріальних запасів та їх відображення в бухгалтерському обліку наведені в таблиці 2.3.1.

 

Таблиця 2.3.1. Бухгалтерські проводки при інвентаризації

№ з/п	Кореспондетські рахунки	Зміст господарської операції
1.	1311, 1254	Оприбутковано матеріали, які опинилися за результатами інвентаризації в надлишку
2.	1254,1311	Списання вартості відсутніх при інвентаризації матеріалів
3.	7410,1254	Віднесені на витрати виробництва нестачі в межах норм природного убутку
4.	1251,1254	Віднесені на матеріально-відповідальних осіб нестачі понад норми природного убутку
5.	1254,7470	Віднесені на збитки недостачі матеріалів за форс-мажорних обставин
6.	1254,6280	Віднесені на витрати недостача і псування цінностей, винуватці яких не встановлені
7.	1254,1255	Списання відхилень за відсутності матеріалами
8.	6280,1251	Віднесенні в дохід перевищення сум з відшкодування претензії над сумою нестачі, визнаної або відшкодованої винними особами

 

Інвентаризація використовується для контролю достовірності даних бухгалтерського обліку, звітності і балансу підприємства, зокрема наявності і вартості товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів в касах, на розрахунковому і інших рахунках в установах банків; реальності обліку грошових коштів і матеріальних цінностей в дорозі, дебіторів і кредиторів, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резерву наступних витрат, фондів і інших засобів, відбитих в статтях балансу.

 

Завданням проведення інвентаризації є встановлення фактичного стану основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів в касах, на рахунках в банках, розрахунково-кредитних операцій а також обсягів незавершеного виробництва підприємства.

 

В процесі проведення інвентаризації використовуються контрольно-аудиторські процедури, що дають можливість перевіряти матеріальні цінності і грошові кошти в натурі шляхом рахунку, зважування, переміряння, а засоби в розрахунках – взаємним звірянням сум з іншими підприємствами і окремими особами, які є платниками підприємства або одержувачем засобів від нього.

 

Результати інвентаризації оформляють типовими формами документів. До них відносяться: інвентаризаційний опис устаткування, транспортних засобів і інших об»єктів основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, незавершеного будівництва, цінностей і документів строгої звітності; інвентаризаційний ярлик; акти інвентаризації товарів, відвантажених, товарів і матеріалів, що знаходяться в дорозі, незавершених ремонтів основних засобів, грошової готівки, розрахунків з покупцями, постачальниками і іншими дебіторами і кредиторами, порівняльну відомість та ін..

 

 

У процесі проведення інвентаризації перевіряється наявність і стан будівель, споруд, незавершеного будівництва, інвентаря та устаткування, а також земельні ділянки.

 

Така перевірка проводиться в таких розрізах: власні основні засоби, на відповідальному зберіганні, в ремонті, передані або прийняті в оренду (лізинг) основні засоби.

 

Організація інвентаризації і контроль за її проведенням на підприємстві покладені на керівника і головного бухгалтера. На підприємствах створюються нейтральні постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника підприємства або заступника (голови комісії), головного бух гал тера, керівників структурних підрозділів (служб), представників громадськості.

 

Для проведення інвентаризації цінностей створюють робочі інвентаризаційні комісії, в які включають представників адміністрації підприємства (голова), а також фахівців. Інвентаризаційну комісію призначає керівник підприємства письмовим розпорядженням. (дод.№2). Голові інвентаризаційної комісії вручається контрольний пломбір. Виконання розпоряджень про проведення інвентаризації контролюють в спеціальному журналі. У ряді випадків інвентаризацію запасів проводять за відсутності матеріально- відповідальної особи, а також після стихійного лиха,крадіжок чи пограбувань. При цьому до складу комісії включають представника органу місцевого самоврядування або представника сторонньої організації, спеціально на це уповноваженого. Інвентаризацію цінностей проводять за умови обов»язкової участі усіх членів комісії.

 

Проведення інвентаризації залежить від організаційних заходів на місцях зберігання запасів. Матеріально-відповідальні особи, на кожен вид цінностей складають товарні ярлики, партійні картки, де вказують найменування, позначення одиниці, показники якісної характеристики товарів(артикул,розмір,сорт,зростання), ціну,кількість. Для достовірності перевірки записів в картках, голова інвентаризаційної комісії отримує в товарному,відділі бази картотеки,які звіряють з екземплярами складу. Після перевірки правильності складання ярликів і карт, а також фактичної наявності матеріалів їх дані записують в інвентаризаційні описи типової форми.Описи підписують всв члени комісії і матеріально-відповідальні особи.

 

У разі виявленні розбіжностей між даними інвентаризаційного опису і контрольної перевірки проводять повторну інвентаризацію в новому складі робочої комісії.Результати контрольних перевірок теж оформляються атком типової форми і заносять в бухгалтерію в спеціальну книгу.

 

Роботу інвентаризаційної комісії оформляють протоколом, де відбивають результати інвентаризації,стан складського господарства, забезпечення збереження товарно-матеріальних цінностей.

 

Втрати і недостачі цінностей понад норму втрат відносять на винних осіб.