Пример процессно-ориентированных вопросов аудитора

 

• Определены ли потребитель и поставщик процесса?

• Установлены ли документированные требования к входам и вы­ходам процесса?

• Каким образом обеспечивается управляемость процесса?

• Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процесса для эффективных управленческих воздействий?

• Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие про­цесса установленным требованиям?

• Обеспечивают ли производственные условия соответствие про­цесса установленным требованиям?

• Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?

• Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям по­требителя процесса?

• Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?

• Каковы данные такого анализа?

В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:

- разъяснять собеседнику в случае необходимости поставленные вопросы,

- уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопросов,

- запросить подтверждения положительных ответов,

- задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации,

- использовать полученные ответы для последующего анализа. За­полненный и подписанный аудитором (и при необходимости его собесед­ником) контрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматри­ваться в качестве официального документа аудиторской проверки.

Контрольный вопросник – методический инстру­мент аудитора, особенно значимый на начальном этапе его работы. Использование контрольного вопросника не должно ограничивать объ­ем действий по аудиторской проверке, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в ходе аудиторской проверки.

Контрольные вопросники необходимо систематически обновлять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения нескольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки перестают выявлять слабые места. Задаваемые аудиторами вопросы становятся рутинными. Сотрудники про­веряемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита».

Приложение Е

Форма журнала аудитора

Журнал аудитора

Код проверки
Объект проверки
Критерии проверки
Проверяемое подразделение
Место проведения проверки
Дата проверки
Темы проверки (разделы, пункты документа: проблемы, выявленные в ходе прошлых проверок)	Записи о состоянии объекта проверки (факты, результаты бесед и др.)	Комментарии и предложения аудитора	Примечания (дополнительная информация в ходе проверки)

 

Ведущий аудитор ___________ _____________

(Ф.И.О.) (подпись)

«___» ________ 20__ г.

 

Приложение Ж

Двадцать рекомендаций аудитору по организации

И технике беседы

 

1 Выбор собеседника следует производить из числа тех кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность. Желательно чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления.

В процессе планирования аудиторской проверки следует предусматривать беседы с владельцем (руководителем) процесса и при необходимости – с поставщиком и потребителем процесса.

2 Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудником; беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэффективна

3 Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.

4 Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время беседы аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешне помех (беседа «один на один»).

5 Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время на обычном рабочем месте сотрудника.

6 Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ресурсами выполнение установленных требований, критерии и методы оценки качес­тва работы).

7 Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой – делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).

8 В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о малозначимо-сти даваемой им информации.

9 Для организации беседы большое значение имеет правильный вы­бор способа формулирования вопроса. Ниже приводятся типы вопросов, которые рекомендуются и не рекомендуются в практике аудитора, и при­меры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется).