Разработка базовых форм управленческой отчетности

 

Так как главной задачей управленческого учета является удовлетворение информационных потребностей менеджеров различных уровней управления, важным является перечень и содержание разработанных форм управленческой отчетности (внутренней отчетности).

Существует ряд принципов, в соответствии с которыми формируется внутренняя отчетность:

– отчет должен быть адресным и конкретным;

– отчет должен содержать определенную информацию, полезную для принятия управленческих решений;

– при составлении отчета следует учитывать психологические особенности и уровень подготовленности конкретного менеджера, для которого предназначен отчет. Необходимо знать пожелания менеджеров относительно формы предоставления информации (таблицы, графики), а также относительно состава показателей;

– отчет не должен быть перегружен, информация в нем должна быть систематизирована;

– затраты на подготовку внутренней отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования;

– отчет должен быть подготовленным, т.е. должен облегчать принятие управленческих решений.

Для реализации этих принципов следует:

– дополнять фактические показатели плановыми, а также данными предшествующих периодов. Такой отчет позволяет видеть развитие событий во времени, их динамику, а также выявлять существенные отклонения от плана для последующей работы с ними;

– дополнять отчетные формы текстовыми пояснениями о причинах отклонений;

– осуществлять классификацию информации в отчетных формах (например, распределение в порядке возрастания или убывания показателей или распределения на благоприятные и неблагоприятные);

– осуществлять расчет соответствующих аналитических показателей (например, маржинального дохода, рентабельности, точки безубыточности, отклонений в натуральных измерителях и процентах и т.д.).

Для создания на предприятии системы внутренней отчетности необходимо, прежде всего, определить перечень информации, которая нужна менеджерам различных структурных подразделений, и определить степень оперативности ее предоставления. Для этого проводится специальное обследование системы управления предприятия, выявляются полномочия менеджеров различных уровней управления по принятию управленческих решений и их потребность в информации. В результате составляется информационная карта, в которой отражаются потребности в информации подразделений предприятия.

 

Таблица 14

Информационная карта

Структурное подразделение	Тип данных	Перечень информации	Периодичность составления
Цехи основного производства	Количественно-стоимостной	1. Выпуск продукции по видам	Ежедневно
2. Незавершенное производство	Ежемесячно
3. Использование материалов	Ежеквартально, ежемесячно
4. Использование рабочего времени	Ежемесячно

 

Кроме самих форм отчетности должен быть разработан регламент их составления и обработки (порядок составления, сроки, ответственные лица, график предоставления).

При составлении отчетности необходимо соблюдать принцип иерархичности, т.е. многоступенчатой отчетности по уровням управления:

I уровень – ежемесячный отчет генеральному директору;

II уровень – заместителю директора;

III уровень – начальникам цехов (менеджерам по сбыту);

IVуровень –бригадирам, мастерам и менеджерам по видам продукции.

Реализация иерархичного принципа предполагает что, чем выше уровень руководства, тем менее детализирован отчет.

Разработка концепции и выбор программы для автоматизации

Управленческого учета

 

Реализация проекта автоматизации в ходе постановки системы управленческого учета является процессом в процессе. Она имеет свою длительность, этапы (предпроектный, проектный, внедрение), риски и свой эффект.

Процесс автоматизации должен быть вплетен в процесс постановки управленческого учета. В нем следует учесть все требования к разработке системы управленческого учета. В свою очередь проект автоматизации влияет на конкретные регламенты, разделение функций, способы предоставления информации в управленческом учете.

Определяя требования к будущей программе автоматизации управленческого учета, должны быть учтены пожелания всех служб, которые в дальнейшем будут эксплуатировать данную систему.

В настоящее время существуют разнообразные возможности автоматизации. Их выбор зависит от многих факторов:

– размера предприятия;

– сложности его структуры;

– отраслевой принадлежности;

– программных продуктов, уже имеющихся на предприятии.

Определяя программу для автоматизации управленческого учета, необходимо исследовать уже применяемые программы или отдельные модули, определить возможность их использования для управленческого учета или возможность интеграции с внедряемой системой управленческого учета.

Решение о выборе того или иного программного продукта индивидуально для каждого предприятия.