Алфавітна книга особового складу підприємства [13, с. 265]

ЗМІСТ

ВСТУП........................................................................................................................... 4

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА..................... 6

1.1. Кадрова служба в системі підприємства.................................................... 6

1.2. Організація кадрового діловодства........................................................... 10

1.3. Класифікація кадрових документів.......................................................... 16

РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ ВЕДЕННЯ КНИГ ТА ЖУРНАЛІВ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ..........................................................................................................23

2.1. Порядок здійснення записів у книгах обліку працівників....................... 23

2.2. Заповнення журналів роботи з персоналом............................................. 26

ВИСНОВКИ............................................................................................................... 30

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ …………………......…...…................. 35

ВСТУП

Актуальність теми. Управління людьми як персоналом організацій має важливе значення для цих організацій, тому що без людей немає й самої організації. Без потрібних людей жодна організація не зможе досягти своїх цілей і вижити. Керівники процвітаючих фірм люблять повторювати, що головний потенціал їх підприємств укладений у кадрах. Які б не були прекрасні ідеї, новітні технології, сприятливі зовнішні умови, без добре підготовленого персоналу високої ефективності роботи домогтися неможливо. Внески в людські ресурси і кадрову роботу стають довгостроковим фактором конкурентоспроможності і виживання фірми. Людина є найважливішим елементом виробничого процесу на підприємстві.

Актуальність темизумовлена тим, що значенні кадрової служби в організаціях нашого часу зросла.

У разі сучасної економіки необхідно прораховувати всі дії задля досягнення успіху організацій, й першим найважливішим кроком є організація роботи кадрової служби.

У традиційному поданні, управління персоналом виступає як кадрової роботи, яка є діяльність із обліку персоналові та оформленню документації, здійснюваної насамперед безпосередніми керівниками та працівниками кадрових служби.

Щоб досягти управління персоналом, необхідно, щоб кадрова служба працювала злагоджено і перебоїв, а наше часи нестабільності цього досягти непогані легко. Тому необхідно проводити зміни у її діяльності, провівши їх, організація піддаємо себе меншим ризикам, оскільки чудово знає, що її структури налагоджено функціонують завдяки проведеним змін у кадрової службі.

Об’єктом дипломної роботи управлінська діяльність кадрових служб на підприємстві.

Предметом дипломної роботи виступають правила ведення книг та журналів обліку працівників.

Мета дипломної роботи – проаналізувати сутність діяльності працівників кадрових служб щодо створення та оформлення книг та журналів обліку працівників.

Відповідно до означеної мети були визначені наступні завдання:

1. Описати діяльність кадрової служби на підприємствах;

2. Проаналізувати організацію кадрового діловодства;

3. Охарактеризувати класифікацію кадрових документів;

4. Визначити порядок здійснення записів у книгах обліку працівників;

5. Розкрити правила заповнення журналів роботи з персоналом

Методологічна основа дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: поняттєвого аналізу, системного аналізу, синтез зібраних даних, узагальнення, порівняння,опис.

Аналіз джерельної бази. У ції дипломній роботі використала інформацію з різних сайтів, періодичної вітчизняної літератури, підручників та посібників, які присвячені роботі кадрової служби щодо створення та ведення книг та журналів обліку.

Структура роботи.. Дипломна робота складається із вступу, двох розділів, які поділені на п'ять підрозділів, висновків та списку використаних джерел (27 найменувань). Загальний обсяг диплому – 35 сторінки, основна її частина займає 33 сторінку.

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА

1.1. Кадрова служба в системі підприємства

Основними функціями єдиної системи кадрової роботи є перш за все аналіз, планування та прогноз кадрів. Головним завданням цієї функції є формування об'єктів і структур управління, розрахунок потреби в кадрах необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації, тобто необхідно визначити кількісну та якісну потребу в кадрах на поточний період і перспективу. Необхідна чітка відповідь на запитання: "Хто потрібний і в якій кількості?".

Другою функцією є добір, розстановка, оцінювання і безперервне навчання кадрів. Основне завдання — якісне забезпечення сформованих об'єктів і структур управління необхідними кадрами, а також організація ефективного стимулювання їхньої діяльності.

Третя функція — раціональне використання кадрів на виробництві, за допомогою чого здійснюється комплекс заходів для створення високопродуктивних і стійких виробничих колективів.

З погляду управлінської практики система роботи з персоналом являє собою сукупність принципів і методів управління кадрами на підприємстві. Схему роботи з кадрами можна подати у вигляді п'яти взаємопов'язаних підсистем.

Вихідними даними для розробки системи роботи з персоналом є: Загальна декларація прав людини, конституція країни, цивільний кодекс країни, Кодекс законів про працю, система управління підприємством, плани економічного та соціального розвитку підприємства [10, с. 252].

Кадрова політика. Основою управління кадрами виступає кадрова політика, котра визначає генеральну лінію та принципові настанови в роботі з персоналом на довгострокову перспективу, — розрахована на тривалу перспективу лінія формування і розвитку кадрового складу фірми. Засобом реалізації кадрової політики є кадрова робота.

Державна кадрова політика формується законодавчою владою, правлячою партією та урядом і значною мірою визначається типом влади в суспільстві. Відомі три історичні типи влади в суспільстві: охлократія — панування натовпу; автократія — необмежена влада однієї особи; демократія — буквально: влада народу, котра передбачає активну участь в управлінні трудящих.

Тип влади суттєво впливає на стратегію, стиль керівництва та вимоги до персоналу. Найбільш повно використовувати творчий потенціал людини можна лише в демократичному середовищі. На підприємстві кадрова політика формується радою директорів, правлінням і директором або власником підприємства.

Добір персоналу полягає у формуванні резерву кадрів на заміщення вакантних робочих місць. Добір персоналу має включати в себе процедури розрахунку потреби в персоналі за категоріями працівників і службовців, способи професійного добору кадрів, а також загальні принципи формування резерву кадрів на вакантні посади. Отже, головним завданням підбору кадрів є визначення сукупності людей, здатних найближчим часом зайняти нові робочі місця (посади), змінити рід занять на основі внутрішньої мотивації, матеріальних чи моральних стимулів. Добір персоналу значною мірою визначається вимогами до кадрів, сформульованими в підсистемі кадрової політики, та моделями робочих місць [8, с. 285].

Оцінювання персоналу здійснюється для визначення відповідності працівника вакантній посаді. При заміщенні вакантної посади важливо визначити: потенціал працівника, тобто професійні знання і вміння, життєвий та виробничий досвід, соціально-психологічний тип особистості, рівень загальної культури, стан здоров'я та працездатності та ряд інших характеристик. Оцінювання потенціалу дає можливість судити про перспективи використання здібностей конкретної людини на відповідній посаді.

Розстановка персоналу має забезпечувати постійний рух кадрів на підставі результатів оцінювання їхнього потенціалу, індивідуального внеску, планування кар'єри, віку, термінів зайняття робочих місць та наявності вакантних посад у штатному розкладі підприємства. Науково обґрунтована розстановка кадрів передбачає планування службової кар'єри з урахуванням їхніх життєвих інтересів; раціональне поєднання призначення, конкурентності та виборності залежно від категорії працівників та резерву кандидатів; планомірний рух працівників апарату (підвищення, переміщення, пониження) залежно від результатів оцінювання; визначення термінів зайняття посад і віку кадрів управління; наукову організацію робочого місця; визначення умов і оплати праці.

Навчання персоналу призначене для забезпечення відповідності професійних знань та вмінь працівників сучасному рівню виробництва й управління. Розрізняють чотири види навчання: підготовка робітників і службовців у професійних училищах, коледжах, вищих навчальних закладах, котра передбачає одержання базової спеціальності; підвищення кваліфікації у навчальних закладах (центри, школи, інститути), тобто одержання нових знань з базової спеціальності працівника; перепідготовка персоналу для здобуття нової спеціальності; післядипломна професійна освіта (магістратура, аспірантура, докторантура). Взаємодія зазначених видів навчання дає змогу забезпечувати можливості для безпосереднього підвищення освіти кожного працівника, вчасно регулювати відповідність між чисельністю працівників і професійно-кваліфікаційною структурою персоналу [15, с. 192].

Основним принципом управління персоналом фірми є принцип добору і розстановки кадрів відповідно до їхніх особистих і ділових якостей, які докладно описано в науковій і методичній літературі, присвяченій цій проблемі. Головне завдання практичного менеджменту — якісне, ефективне використання цього принципу відповідними службами, окремими керівниками і виконавцями в конкретних умовах бізнесу. Найважливіше значення в розвитку и удосконалюванні підприємницької структури належить кадровій політиці підприємства. Об'єктом кадрової політики виступає персонал підприємства, предметом — система управління людськими ресурсами, а метою — формування, підготовка, розстановка і використання висококваліфікованих кадрів.

Особливо актуальним для українських підприємств є розгляд можливих типів кадрової політики в умовах кризи розвитку.

З різних причин підприємство може виявитися в кризовому стані, тобто в стані неплатоспроможності та банкрутства. За таких умов має змінитися і кадрова політика підприємства, в тому числі й визначення потреби в кадрах. На практиці виділяють п'ять типів кадрової політики в умовах кризи підприємства.

Пасивна — у керівництва немає чітко сформульованої програми дій щодо персоналу, і в умовах кризи на підприємстві кадрова робота зводиться в кращому разі до ліквідації негативних наслідків. Кадрова служба не має прогнозу кадрових потреб і не має засобів оцінювання персоналу. Тобто кадрова служба має лише інформаційну довідку про персонал і не проводила у свій час аналізу кадрових проблем та причин їхнього виникнення.

Реактивна — керівництво підприємства контролює симптоми кризової ситуації (конфліктні ситуації в колективі, нестача кваліфікованої робочої сили, відсутність мотивації до ефективної праці тощо) та вживає заходів для попередження кризи. Кадрові служби володіють засобами діагностики. З метою подолання кризи адміністрація розглядає кадрові проблеми спеціально і по можливості вирішує їх [18, с. 194].

Превентивна — керівництво має прогнози розвитку ситуації. Кадрова служба має засоби діагностики персоналу і може прогнозувати кадрову ситуацію на середньостроковий період.

Активна — керівництво має інформацію про якісну оцінку стану на підприємстві та засоби впливу на неї. Кадрова служба має засоби діагностики персоналу, прогноз кадрової ситуації на середньострокову та довгострокову перспективу. В плані фінансового оздоровлення є короткострокові, середньострокові й довгострокові прогнози потреби в кадрах і програма кадрової роботи з варіантами її реалізації [12, с. 89].

Авантюристична — керівництво не має інформації про діагноз та прогноз розвитку ситуації, але прагне впливати на неї. Кадрова служба не має засобів діагностики персоналу і засобів прогнозування ситуації.

Отже, роаналізувавши кадрову політику свого підприємства, можна зробити висновок про те, як далеко від кризи воно перебуває. Існує два методи підвищення рівня конкурентоспроможності підприємства, яке перебуває в кризовому стані щодо кадрової політики:

ліквідація структурних підрозділів і звільнення працівників, котрі заважають виведенню підприємства з кризової ситуації;

пошук унікальних професійних здібностей у працівників підприємства, залучення професіоналів, котрі змогли б скласти ядро кадрового потенціалу.
Скорочення персоналу — це типова практика на кризовому підприємстві. Проте вона може бути як ефективною, так і неефективною

1.2. Організація кадрового діловодства на підприємстві

Однією з основних частіш спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Термін "кадри" у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8. Механізація, автоматизація і комп'ютерна обробка даних з особового складу

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення раду завдань, серед яких:

чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;

визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби;

раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ.

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру робіт умовно поділяють на такі зони:

– управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

– робота з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

– роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

– очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

– зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

Як свідчать розрахунки, оптимальний розмір приміщень кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. чоловік становить близько 150 кв. метрів [8, с. 25].

Умови праці - це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров'я та працездатність людини у процесі праці. Це передусім санітарно-гігієнічні умови (освітлення, тиша, температура, вологість) та комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, столи-приставки для персональних ЕОМ, крісла, картотека, канцелярські предмети, телефонні апарати, факс, ксерокс тощо).

Обладнання робочих місць співробітників кадрової служби має здійснюватися відповідно до посадових категорій та інструкцій. Рекомендується врахувати такі вимоги:

1. Встановлювати меблі, обладнання, полиці для документів так, щоб ними можна було зручно користуватись.

2. Розташовувати предмети та засоби праці з урахуванням виконуваних операцій.

3. Матеріали, котрі не потребують термінової обробки, зберігати у спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, складати їх у місця, доступні іншим співробітникам.

4. Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених місцях, щоб добитись автоматизму рухів. Матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти.

5. Для швидкого та безпомилкового знаходження документів використовувати швидкозшивачі різних кольорів.

Використання спеціальних меблів відіграє важливу роль у поліпшенні робочих місць працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці [15, с. 265].

Для роботи інспектора відділу кадрів необхідних письмовий стіл. Звичайно використовують двотумбові столи 78 см заввишки та розмірами поверхні 78x156 см. Бокові тумби можуть бути обладнані пристосуванням для зберігання картотеки. Робочий стіл мусить бути обладнаний необхідними засобами оргтехніки. У верхньому лівому ящику столу повинна знаходитись касета з клейкою стрічкою, зшивач, пристрій для дрібних канцелярських предметів. У правому верхньому ящику можна розмістити реєстраційну чи контрольну картотеку.

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу [10, с. 112].

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

– про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

– про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

– про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

– про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

– про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи зустановою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з гопань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.

Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.

Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження [9, с. 152].

Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

– особисті та особові документи працівників;

– організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація. До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації-стадії: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів [10, с. 265].

Організашйно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи [11, с. 357].

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).

Отже, облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах,організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

1.3. Класифікація кадрових документів

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони відповідають за добір і розстановку кадрів, прийом на роботу, переведення і звільнення громадян, видачу низки документів, необхідних робітникам і службовцям в реалізації ними права на працю. Серед документів з особового складу вирізняються такі документи: трудовий договір; трудова угода; наказ або розпорядження про зарахування громадян на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду або роботу; листок з обліку кадрів; автобіографія; заява; довідка з роботи тощо.

В організації оформляється ще значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісного та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організації, а також швидкому пошуку інформації про працівників тощо. Серед них слід вирізнити: штатний розклад організації; штатно-посадову книгу; графік відпусток персоналу; резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління й за умови застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів [18, с. 135].

На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який повинен мати знання стосовно роботи з документами з особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів з кадрових питань, пам’ятаючи, що його чіткість і правильність допоможе уникнути порушень права про працю. Накази з особового складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

У великих організаціях використовують уніфіковані форми наказів з особового складу. В організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Складання й оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: “Про особовий склад”. До номеру наказу додають літеру „К” або „ВК” (кадри або відділ кадрів). Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пункти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо. Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: “Призначити”, “Перевести”, “Оголосити подяку”, “Надати відпустку”. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо). Якщо в одному пункті наказу перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища повинні стояти в алфавітному порядку [18, с. 298].

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників. У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити, на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу людина; вказати вид прийняття на роботу (на постійну — з випробувальним терміном, зі стажування тощо, на тимчасову — на певний термін, за сумісництвом і таке інше); особливі умови роботи (прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченням робочим днем тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.
Перелік кадрових документів:

— штатний розпис — містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки й місячний фонд заробітної плати.
Зазначаючи найменування посади у штатному розписі, слід керуватися Національним класифікатором України “Класифікатор професій ДК 003:2010”, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327;
— правила внутрішнього трудового розпорядку — визначають організацію роботи на підприємстві, обов’язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання [5, с. 83].

Загалом правила складаються в довільній формі й можуть містити таку інформацію:

– порядок прийняття на роботу працівників та звільнення їх з роботи;

– права і обов’язки роботодавця;

– права і обов’язки працівників;

– режим роботи;

– порядок заохочення за роботу;

– порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни тощо.

Затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку передбачено статтею 142 КЗпП;

— посадові інструкції —регламентують організаційно-правове становище працівників, ними закріплено функції, права, обов’язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими працівниками підприємства. Розробляють керівники структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства. Під час розробки посадових інструкції слід користуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників “Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності”, затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, та галузевими довідниками.

Посадова інструкція складається з розділів: “ Загальні положення”, “Завдання та обов’язки»”, “Права”, “Відповідальність”, “Повинен знати”, “Кваліфікаційні вимоги” та ”Взаємовідносини (зв’язки) за посадою”.
Підписується посадова інструкція керівником структурного підрозділу, затверджується керівником підприємства, узгоджується юристом і доводиться до відома працівника під розписку [11, с. 251].

Зважаючи на спрощену систему ведення обліку і звітності, ведення кадрової документації у ФОП теж буде спрощене, на відміну від юридичних осіб. Проте ведення фізичною особою — підприємцем деяких кадрових документів якщо не обов’язкове, то дуже доцільне. Це пов’язано з вимогами дотримання роботодавцями норм трудового законодавства у відносинах з найманими працівниками. Адже згідно зі статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення за порушення вимог законодавства про працю на громадян — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510–1700 грн.).

ФОП, зареєстрований в установленому законом порядку, повинен:

— розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку;

— укладати трудові договори з найманими працівниками;

— вести табелі обліку використання робочого часу;

— вести трудові книжки найманих працівників;

— дотримуватися термінів збереження документації, передання її в архів та знищення.

Основні функції кадрової служби:

— оформляти розпорядчі документи щодо особового складу;

— вести облікові документи щодо кадрів, трудові книжки.

Розпорядчі документи щодо особового складу — це накази (розпорядження) керівника підприємства про:

— прийняття на роботу, переведення і звільнення працівників;

— надання відпусток;

— заохочення і стягнення;

— внесення змін до трудової книжки;

— зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розписом тощо).

До облікових документів щодо кадрів належать:

— штатно-посадова книга;

алфавітна книга особового складу підприємства [13, с. 265].

Як і всі облікові книги, алфавітна і штатно-посадова книги нумеруються, прошнуровуються, засвідчуються підписом керівника і печаткою.
На підприємствах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою.
До облікових документів з кадрів належить і табель обліку використання робочого часу. Наказом № 489 затверджено типові форми первинного обліку використання робочого часу і порядок їх застосування.
Залежно від структури підприємства і чисельності працівників табельний облік за структурними підрозділами здійснює табельник, інспектор з кадрів або особа, призначена наказом керівника вести кадрове діловодство.
Табель — це іменний список працівників структурного підрозділу або у цілому по організації, який ведеться відповідно до табельних номерів або в алфавітному порядку.

Табель складається за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.

Підписують табель табельник і керівник структурного підрозділу або особа, яка відповідає за кадрове діловодство, і затверджує керівник організації, після чого його здають до бухгалтерії

Разом з тим Наказ № 489 не установлює вимог чи методичних рекомендацій щодо порядку заповнення табеля, більше того, згідно з пунктом 2 примітки до табеля ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм статистичних спостережень. Якщо треба, форму можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві. Що стосується ФОП, то вони теж можуть увести свої позначення в табелі [14, с. 185].

Отже, розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління й за умови застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ ВЕДЕННЯ КНИГ ТА ЖУРНАЛІВ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ

2.1. Порядок здійснення записів у книгах обліку працівників

Готівка приймається за такими документами: об’ява про внесення готівки, повідомлення, прибуткові касові ордери.На підставі об’яви про внесення готівки приймаються гроші від суб’єктів господарської діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а також від громадян для оформлення вкладів (про що робиться запис у вкладній книжці).Платежі від населення приймаються за повідомленням (Див додаток 6). Решта надходжень, у тому числі і від працівників банку, оформлюються прибутковими касовими ордерами з видачею підписаних касиром копій прибуткових ордерів з відбитком його печатки.Найбільша сума готівки проходить через касу банку за об’явами про внесення готівки. По суті, цей прибутковий документ складається з трьох окремих документів: власне об’яви, квитанції й ордера [14, с. 138].Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність реквізитів (назва установи, що здає гроші, сума цифрами і словами, номер поточного рахунка), після чого об’ява з квитанцією й ордером передається до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх зі зразками, що є в нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, з поаркушним перелічуванням приймає їх.В обов’язковому порядку касир звіряє суму, вказану в прибутковому документі, з сумою, фактично виявленою під час перелічування. У разі відповідності цих сум касир підписує квитанцію, ставить на ній печатку і повертає її особі, яка здавала гроші, а об’яву залишає в себе як документ, що засвідчує факт приймання грошей. Ордер повертається відповідальному працівникові, який веде касовий журнал.Після здійснення всіх записів відповідно до ордерів на особових рахунках контрагентів об’яви передають власникам рахунків разом із виписками з їхніх поточних рахунків. Наявність ордерів дає змогу клієнтам стежити за правильністю записів. Суми прийнятих протягом операційного дня грошей реєструються в касовому журналі.З різних причин фактична сума готівки, пред’явлена до підрахунку і здачі в установу банку, може не відповідати сумі, зазначеній в об’яві про внесення готівки. За виявлення розбіжностей касир пропонує здавачеві переписати даний прибутковий документ, указавши у ньому суму, що фактично виявлена під час поаркушного перелічування. У такому разі первісний документ касир перекреслює і на звороті квитанції записує фактично виявлену суму. Повний документ (об’ява, квитанція і ордер) передають назад операційному працівникові, який викреслює в касовому журналі попередню суму і записує нову за умови, що здавач переписав документ, котрий знову надсилається до каси.Якщо клієнт, оформивши об’яву про внесення готівки, гроші до каси не вніс, то документ також повертається операційним працівникам для з’ясування. Причину вказують на квитанції за підписом керівника і головного бухгалтера, що дає право викреслити в касових журналах відповідні суми, а прибуткові документи знищити [19, с. 236].Протягом дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що надійшли до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, а й обороти звіряються із записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю додатково підкреслює те, що звірка оформляється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.Прийняті за операційний день гроші касир формує в пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) завідувачеві, який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами.Гроші, що не сформовані у повні пачки (по 100 штук одного номіналу) завідувач каси передає для комплектування одному з касирів також під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).За великих сум готівки касири можуть передавати гроші, що надійшли до прибуткової каси, завідувачу каси кілька разів протягом операційного дня, але завжди тільки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей). У цьому разі до передачі грошей касир особисто має переконатися в тому, що фактична сума грошей відповідає загальній сумі, указаній у відповідних прибуткових документах.Уся готівка, що надійшла до закінчення операційного дня, оприбутковується операційною касою і зараховується на відповідні поточні рахунки контрагентів або синтетичні балансові рахунки за балансом комерційного банку того самого робочого дня.Ці питання регулює, інструкція про порядок здійснення підрозділами Державтоінспекції МВС державної реєстрації, перереєстрації та обліку транспортних засобів, оформлення і видачі реєстраційних документів, номерних знаків 11, с. 265].Отже, наведена схема документообігу дає підставу вважати, що ведення книги обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) також є елементом внутрішньобанківського контролю за здійсненням касових операцій.

2.2. Заповнення журналів роботи з персоналом

Журнали реєстрації наказів являються інформаційно-довідковим інструментом (Рис. 1). Кожен журнал зберігається таку ж кількість років, що і відповідна справа з наказами. Звісно, зазначена в журналі інформація повинна відповідати інформації, зазначеній в наказах [19, с. 183].

Рис. 1. Журнал реєстрації наказів

Як відомо, трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності понад п’ять днів. Саме тому необхідно вести книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Рис. 2 Типова форми книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Дана книга дає змогу контролювати рух бланків трудових книжок на підприємстві [10, с. 152].

Рис. 3 Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

В обов’язковому порядку книга повинна бути пронумерована, прошита та скріплена підписом керівника і печаткою підприємства. Кількість основних працівників підприємства має відповідати кількості трудових книжок, зазначених в книзі обліку, а також дати звільнення мають відповідати датам видачі трудових книжок у книзі. Адже трудова книжка повинна видаватися працівнику саме в день звільнення. Слід пам’ятати, що дуже важливо отримувати підпис працівника в одержанні трудової книжки у разі його звільнення [15, C. 258].

З метою захисту підприємців від несанкціонованого втручання контролюючих органів, можливе впровадження журналу реєстрації перевірок. Впровадження здійснюється на добровільних засадах. Журнал прошивається та завіряється печаткою підприємства. Представник контролюючого органу перед початком перевірки повинен обов'язково зробити запис у журналі, заповнюючи всі передбачені графи, та поставити свій підпис [15, с. 362].

Рис. 4 Форма журналу реєстрації перевірок

Отже, постановка і ведення кадрового діловодства є обов'язковим напрямком роботи будь-якої компанії. Тому треба пам’ятати, що більшість кадрових операцій слід фіксувати в спеціальних журналах (книгах) обліку

ВИСНОВКИ

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто і іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження. Зазначене дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації', її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

— особисті та особові документи працівників;

— організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація.

Організація кадрового забезпечення суб'єктів господарювання та забезпечення дотримання законодавства про працю

До групи особистих документів працівників відносятьс с- порт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атес- тат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. до них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - аггестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації - стадії: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це - особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.

Посадові інструкції регламентують організаційно - правове становище працівників, ними закріплені функції, права, обов'язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими співробітниками підприємства. Розробляються керівниками структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства. При розробці посадової інструкції слід користуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників „ Професії працівників загальні для всіх видів економічної діяльності ", затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 року № 336.

Посадова інструкція складається з розділів: загальні положення; обов'язки; права; відповідальність.

Підписується посадова інструкція керівником структурного підрозділу, затверджуються керівником підприємства, узгоджуються з юристом і доводиться до відома працівника під розписку.

З огляду на спрощену систему ведення обліку і звітності, ведення кадрової документації підприємцем теж буде спрощене, на відміну від юридичних осіб. Проте ведення підприємцем окремих огляду на спрощену систему ведення обліку і звітності, ведення кадрової документації підприємцем кадрових документів є якщо не обов'язковим, то дуже доцільним. Це пов'язано з вимогами дотримання роботодавцями норм трудового законодавства у відносинах з найманими працівниками. Адже згідно зі статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення за порушення вимог законодавства про працю на громадян - суб'єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510-1700 грн.).